1. Innledning

IKT-strategien skal gi støtte til å foreta riktige valg for virksomheten som helhet. Teknologiens høye utviklingstakt gjør at det åpnes nye muligheter for å utvikle både virksomheten og våre tjenester. Vi må derfor stadig utvikle vår evne til å se, utvikle og ta ut gevinster gjennom digitalisering. Virksomhetens digitalkompetanse og endringsdyktighet står sentralt i dette.

IKT-strategien skal vise retning og støtte oss i å:

  • utvikle og forbedre virksomhetens tjenestetilbud
  • etablere og utvikle samhandling med våre samarbeidspartnere, og
  • organisere oss for effektiv teknologiutnyttelse

IKT-strategien skal være et verktøy for at vi arbeider effektivt og gir varig verdi for direktoratet, etaten, våre tjenestemottakere og samarbeidspartnere.

Målgrupper og anvendelse

Strategien skal primært være til støtte for beslutningstakere i egen organisasjon, og gi prinsipper og føringer for teknologivalg, produktutvikling, kompetanseoppbygging, leverandørstyring og forvaltning på IKT-området.

IKT-valg i hverdagen

Organisasjonens endringsdyktighet og våre framtidige muligheter defineres av de valgene vi gjør i hverdagen. IKT-strategien skal anvendes av ledere, produktledere og øvrige medarbeidere som gjennom sine oppgaver bidrar til Bufdir og Bufetat sin strategiske IKT-posisjon.

Rådgivende leverandører

Bufdir ønsker teknologipartnere som er aktive rådgivere. Og som forstår virksomhetens mål og prioriteringer. IKT-strategien skal derfor benyttes som et styrende dokument rettet mot våre leverandører og samarbeidspartnere.

2. Omgivelser

Bufdir er underlagt Barne- og familiedepartementet (BFD) og har både en rolle som fagdirektorat og et styringsansvar for Bufetat. Bufetat har ansvaret for barnevernsinstitusjonene, fosterhjemrekruttering og familieverntjenesten.  Bufetat senter for administrasjon (BSA) leverer fellestjenester innen regnskap, personal, dokumentforvaltning og IKT-drift. Bufdir har en divisjon for digital utvikling, og direktoratet har styringsansvar for tjenestene som leveres av BSA.

Virksomhetens strategi, styringsprinsipper og organisering er lagt til grunn for IKT-strategien.

For mer informasjon om organisasjon og ansvar, se bufdir.no.

Politiske, økonomiske og samfunnsmessige forhold

Samfunnsutviklingen går stadig raskere, og krav til endring, effektivisering og omstilling øker. Det stilles større krav til arbeidstakernes kompetanse, og ansatte må kunne ta i bruk nye arbeidsverktøy og metoder.

Digitaliseringsrundskrivet og regjeringens digitaliseringsstrategi inneholder konkrete pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. Bufdir er aktive i implementering av nasjonale handlingsplaner og deltar i relevant nettverksarbeid knyttet til utvikling av nye strategier og handlingsplaner.

Mobilitet og fleksibilitet er sentrale teknologiske utviklingstrekk. Både interne og eksterne brukere forventer å kunne løse sine behov der de er, både i tid og sted. Offentlige tjenester utvikles med døgnkontinuerlig tilgjengelighet, og brukerne ønsker en direkte digital kontakt med ansatte i tjenestene. Samtidig har brukerne både vilje og ønske om å utføre deler av oppgavene selv, gjennom selvbetjening. Dette gir rom for både effektivisering og utvikling av bedre og mer likeverdige tjenester.

En annen betydelig trend er utnyttelse av egne data. Automatisert datafangst, analyse og beslutningsstøtte vil være viktige momenter i virksomhetens utvikling.

3. Virksomhetens strategiske mål

Direktoratet har følgende strategiske mål:

  • Vi skaper positive endringer og kan dokumentere effekt av arbeidet vårt
  • Vi har solid kunnskapsgrunnlag for alle beslutninger, råd og tiltak
  • Vi samarbeider godt og bidrar til helhetlige løsninger
  • Vi er effektive, nytenkende og besitter riktig kompetanse

IKT-strategiske mål

  • Vi bruker teknologiens muligheter til å levere effektive, lønnsomme og attraktive digitale tjenester – både internt og eksternt.
  • Vi tar en sterk posisjon i utviklingen av offentlige digitale tjenester. Vi vil ta eierskap til sentrale informasjonsstrukturer og sikker informasjonsutveksling mellom aktører i egen sektor.
  • Vi baserer oss på trygge fag- og støttesystemer som understøtter faglige forløp og prosessene i virksomhetsmodellen.
  • Vi utvikler kompetanse og bevissthet på digitalisering hos virksomhetens medarbeidere.
  • Vi dyrker innovasjonskultur, kontinuerlig forbedringsarbeid og er endringsdyktige.
  • Vi identifiserer utfordringer, og tar initiativ til nødvendige endringer - både juridiske, sikkerhetsmessige, organisatoriske og tekniske.

4. Strategiske grep

Bufdir sine strategiske grep for IKT-utvikling og digitalisering understøtter direktoratets strategi, og gir et supplerende innhold.

Brukernes behov først

Vi lytter til våre brukere, både interne og eksterne. Og bruker metodiske tilnærminger for å kartlegge krav. Vi sørger alltid for å ha mer enn ett perspektiv på behov og krav til våre løsninger.

Kunnskapsstyring og formidling

Vi baserer oss på analysemateriale som er utarbeidet av anerkjente, uavhengige parter. Vi benytter ekspertise til å spisse og foredle kunnskapsmateriale inn mot våre behov. Datafangst og analyser av datagrunnlag skal benyttes for å fremskaffe faktagrunnlag for beslutninger.

Vi kompletterer innsamlet materiale med egne vurderinger, og tar beslutninger basert på et kunnskapsmateriale som vi kjenner og forstår.

Digitalt førstevalg

Digitalt førstevalg betyr ikke bare først for brukeren, men også først i vår planlegging. Vi kjenner og undersøker teknologiske muligheter og har langsiktige mål med vår utnyttelse av teknologi.

Gjennom kontinuerlig forbedringsarbeid sikrer vi at våre løsninger og digitale tjenester er oppdaterte, sikre og effektive i bruk.

Tjeneste- og kompetanseutvikling

Vi vil optimalisere tjenester og informasjonsflyt, og utvikle vår kompetanse og organisering for å svare ut brukernes behov. Teknologiske konsekvenser utredes, og teknologiske løsninger implementeres som en integrert del av virksomhetens utviklingsplaner.

Utvikling av egen organisasjon

Kompetanse

Vi søker å beholde, ansette og utvikle generalister som kan kommunisere og levere godt på tvers av fagområder. Samtidig vil vi i ha klare roller og ansvarsområder, slik at vi sikrer effektivt arbeid med høy kvalitet. Vi legger vekt på å ha medarbeidere med lang erfaring i konseptualisering, planlegging og realisering av god teknologiutnyttelse. Vi skal ha:

  • Kompetanse og evne til å styre leverandører
  • Kunnskap om utvikling og forvaltning av egenutviklede fagsystemer og innbyggertjenester
  • Kunnskap om konfigurasjon og optimal utnyttelse av egne systemer for uttak av gevinster
  • Kompetanse på ivaretakelse av personvern, informasjonssikkerhet og IKT-sikkerhet

Vi bruker leverandører og ekstern kompetanse der vi kan oppnå høyere grad av leveransetakt, kvalitet, sikkerhet, økonomisk fleksibilitet og andre stordriftsfordeler. 

Vi har et aktivt forhold til kompetanseutvikling, og tar initiativ til kontinuerlig utvikling av kompetanse – både hos oss selv og overfor våre samarbeidspartnere.

Samhandling

Gjennom vår produktutvikling og tilhørende forvaltning søker vi alltid tverrfaglighet og involvering av alle brukergrupper og interessenter – både internt og eksternt.

Vi utformer hypoteser og verdiforslag tidlig i planlegging av prosjekter og initiativer. Våre antakelser og forslag skal valideres og foredles gjennom evaluering og utprøving.

Vårt teknologiske moderniserings- og forbedringsarbeid baseres på kontinuerlig utvikling og agile metoder som leverer verdi fortløpende.

Helhetlig og tydelig ledelse

Vi vektlegger ansvarliggjøring, både formelt og gjennom verdigrunnlaget «respekt, åpenhet, deltakelse». Våre medarbeidere skal delta aktivt i den strategiske IKT-utviklingen i virksomheten.

Gjennom godt systemeierskap og produktledelse vil vi tydeliggjøre ansvar for utvikling og forvaltning av våre løsninger. Vi involverer brukere og leverandører aktivt i vår utvikling, og definerer tydelige roller og ansvar.

Ledere i Bufdir skal ha god kunnskap om IKT, informasjonssikkerhet og effekten av digitalisering. Ledere skal kunne definere og gjennomføre digitale handlingsplaner innen eget ansvarsområde, og være effektive eskaleringspunkt for problemstillinger og viktige veivalg innenfor teknologi.

5. Rammeverk for digitalisering i Bufetat

Enhet: Metodeverk og dokumentasjon

Bufdir bruker anerkjente og veldokumenterte utviklingsmetoder, og baserer gjennomføring av prosjektarbeid på Digitaliseringsdirektoratets prosjektveiviser.  Vi er pragmatiske, og vektlegger det som gir best virkemåte og effekt i hvert enkelt tilfelle.

Vi skal bygge opp strukturer for planmessighet og kunnskap, og stille krav til dokumentasjon og bevaring av analyser, vurderinger, spesifikasjoner og veivalg. Vi bistår hverandre med kvalitetskontroll på tvers av prosjekter og produkter. Og sørger for at vi alltid har definerte krav og godkjenningskriterier til produkter og leveranser.

Vi gjennomfører evaluering av metodeverk og krav til dokumentasjon, og sørger for at det er samsvar mellom rutiner og organisasjonens behov.

Helhet: Porteføljestyring og gevinstrealisering

Vi sørger for å ha god oversikt over organisasjonens samlede prioriteringer, og samkjører ulike prosesser for digital utvikling. Vi belyser avhengigheter og konsentrerer organisasjonens kompetanse og gjennomføringskraft rundt våre prioriterte områder. På denne måten vil vi optimalisere verdien av våre teknologietableringer.

Den største verdien kommer i anvendelsen av IKT-systemene, og fra de dataene vi produserer og har ansvar for.

Vi ser våre IKT-systemer i et livsløpsperspektiv: Fra anskaffelse og utvikling til drift, forvaltning og videreutvikling. Vi investerer systematisk i kompetanse på våre virksomhetskritiske applikasjoner og planlegger alltid for god systemforvaltning og drift, både i prosjekter og ellers i våre daglige prioriteringer.

Vi skal ha et langsiktig perspektiv på styring og anvendelse av data.  Vi ivaretar våre data med konsistens og verdi over tid – gjennom generasjoner av systemer, og ut over levetiden til de enkelte fag- og støttesystemene.

Vi arbeider kontinuerlig med å forberede gevinstuttak ved bruk av nasjonale felleskomponenter.

Tilsvarende skal interne komponenter utvikles for gjenbruk og videreutvikling. Forvaltning og kontinuerlig vedlikehold av våre interne felleskomponenter styrker vår evne til å utvikle både organisasjon og tjenestetilbud.

Fellesskap: Arkitektur- og teknologivalg

Vi bruker anerkjente og velprøvde tekniske plattformer. Vi skal være innovative i bruk av teknologi, men tar ikke risiko ved å være først ute på nye plattformer og teknologier.

Vi samarbeider med andre for å finne gode løsninger. Relasjonsbygging med andre aktører i offentlig forvaltning vektlegges og inngår i vårt planleggings- og innovasjonsarbeid.

Bufdir følger refeansekatalogen for IT-standarder for offentlig sektor og obligatoriske arkitekturprinsipper:

  • Ta utgangspunkt i brukernes behov
  • Ta arkitekturbeslutninger på rett nivå
  • Bidra til digitaliseringsvennlige regelverk
  • Del og gjenbruk data
  • Del og gjenbruk løsninger
  • Lag digitale løsninger som støtter samhandling
  • Sørg for tillit til oppgaveløsningen

Alle arkitektur- og teknologivalg gjennomgås og besluttes av leder for IKT-arkitektur i Bufdir. Vi vektlegger gjenbruk og synergier på tvers av systemer. Samtidig ønsker vi at problemstillinger og endringer kan håndteres isolert, uten store følgeeffekter. Ansvarsforhold og systemeierskap ved teknologietableringer og –endringer skal alltid tydeliggjøres.

Sikkerhet

Vi baserer oss på grunnprinsipper for IKT-sikkerhet fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Vi har egen kompetanse på å styre sikkerhetsnivået. Vi deltar i fora som diskuterer og dokumenterer relevante sikkerhetsspørsmål, og har tilgang til spesialisert kompetanse på sikkerhetsspørsmål ved behov.

For alle teknologietableringer blir det gjort sikkerhetsmessig planlegging av prinsipper og underliggende tiltak for å beskytte informasjonssystemer (maskinvare, programvare og tilknyttet infrastruktur), data og tjenestene de tilbyr mot uautorisert tilgang, skade eller misbruk.

Gjennom kompetanse, dokumentasjon, metodisk og kontinuerlig arbeid vil vi sørge for å opprettholde fullverdig sikkerhet på våre IKT-systemer.

Åpenhet

Vi vil at våre veivalg, analyser, vurderinger og utviklingsarbeid på teknologiområdet gjøres åpent så langt det er hensiktsmessig, og ikke skader sikkerhet og tilgjengelighet for egne systemer.

Gjennom åpenhet og deling vil vi bli mer effektive, styrke vår posisjon og vårt omdømme.  Det skal være naturlig for andre aktører å bidra tilbake til oss, slik at vi oppnår synergier innen teknologiutviklingen i offentlig sektor.

Vi vil at dokumentasjon av vurderinger og beslutninger utarbeides på en slik måte at det kan gjøres tilgjengelig både for leverandører og andre aktører innenfor offentlig sektor.