Gå til hovedinnhold Gå til hovedmeny

Brukerveiledning til Bufdirs søknadsportal for tilskudd

Denne siden er for deg som skal søke om, eller mottar, tilskudd gjennom en av Bufdir sine tilskuddsordninger. Her finner du svar på hvordan du bruker søknadsportalen, hvordan du sender inn en søknad, og ulike roller i portalen.

Hvis du trenger informasjon om en tilskuddsordning, som søknadsfrist, krav til søknaden og andre betingelser, må du lese om dette på den enkelte tilskuddsordningens nettside. Du finner oversikt over alle tilskuddsordningene på Bufdirs tilskuddssider.

Søke om tilskudd

Her finner du informasjon om hvordan du sender inn søknad om tilskudd, hvordan du knytter deg til en organisasjon og hvordan du fyller ut søknadsskjema.

Slik går du fram for å sende inn søknad:

  1. Logg inn i Bufdir sin elektroniske søknadsportal ved å klikke på “Logg inn” øverst i høyre hjørne.
  2. Velg om du ønsker å logge på med MinID eller BankID.
  3. Velg hvilken organisasjon du søker på vegne av.
  4. Fyll ut riktig søknadsskjema.

For å sende inn en søknad må du først logge deg inn i Bufdir sin elektroniske søknadsportal. Uansett om du har brukt portalen før eller ikke, skal du bruke knappen “Logg inn”. Denne finner du øverst i høyre hjørne.

Etter å ha trykket på knappen “Logg inn”, vil det dukke opp en ny side hvor du skal velge “Logg inn via ID-Porten". Innlogging og brukerregistrering er knyttet opp mot ID-Porten. ID-Porten er en felles innloggingsløsning for offentlige tjenester på internett, og du kan velge mellom blant annet MinID eller BankID som innloggingsmetode.

Etter at du har logget deg inn med din elektroniske ID, kommer du til et forhåndsutfylt registreringsskjema. Informasjonen i skjemaet er hentet fra Kontakt- og reservasjonsregisteret. Dette er informasjon offentlige tjenester bruker, for eksempel ved utfylling av skattemeldingen eller når stat og kommune trenger å varsle deg om viktig informasjon.

Du kan selv oppdatere kontaktinformasjonen du ønsker at Bufdir skal bruke. For å redigere informasjonen trykker du på «Rediger brukerprofil». Det kan være aktuelt for deg å endre e-postadressen din fra din private e-postadresse til en du bruker i eksempelvis jobbsammenheng. Du kan også endre denne informasjonen på et senere tidspunkt.

Alle varsler fra Bufdir, som brev og oppgaver relatert til innsendte søknader, blir sendt til e-postadressen du har registrert i portalen.

Når du har sjekket at kontaktinformasjonen din stemmer, trykker du på “Godkjenn”. Du vil nå automatisk komme videre til “Velg organisasjon”. Se punktet «Knytt deg til en organisasjon» lenger ned for å lese om hvordan du går videre herfra.

Etter at du har logget deg inn med din elektroniske ID, vil du komme til søknadsportalens forside. Dersom du har brukt portalen tidligere vil du kunne se navnet ditt øverst i høyre hjørne. Her ser du også om du er en bekreftet eller ubekreftet søker, og hvilken organisasjon du er knyttet til.

Ved å klikke på navnet ditt, får du muligheten til å redigere din brukerprofil og kontaktinformasjon samt se hvilke(n) organisasjon(er) du er tilknyttet.

Er du kun tilknyttet én organisasjon kan du nå gå videre for å søke på vegne av denne organisasjonen. Dersom du er tilknyttet flere organisasjoner må du kontrollere at du har valgt riktig organisasjon når du skal søke om tilskudd. Organisasjonen du velger blir nemlig stående som avsender av søknaden.

Dersom du vil søke på vegne av en organisasjon du ikke allerede er tilknyttet, trykker du på teksten: “Velg en annen organisasjon”. Du vil da automatisk komme videre til siden: “Velg organisasjon”. Se punktet: «Knytte deg til en organisasjon» under for å lese mer.

For å sende inn søknad om tilskudd fra Bufdir må du alltid være tilknyttet en virksomhet. Dette kan være en organisasjon, stiftelse, forening, bedrift, kommune eller annet.

Du kan være tilknyttet flere virksomheter med samme bruker. For eksempel kan du være knyttet til to frivillige organisasjoner eller én kommune og én frivillig organisasjon. Du kan veksle mellom de ulike virksomhetene dine når du trykker på navnet ditt øverst til høyre.

Når du har kommet til vinduet: “Velg organisasjon”, kan du skrive inn navnet eller organisasjonsnummeret til organisasjonen du skal søke på vegne av. Dersom organisasjonen din dukker opp i nedtrekksmenyen fra søkefeltet, velger du denne. Du kan nå trykke på “Bruk”-knappen slik at du kommer deg tilbake til søknadsportalen.

Finner du ikke riktig organisasjon?

Dersom du ikke får treff på hverken organisasjonsnavn eller organisasjonsnummer, betyr det at ingen har søkt på vegne av denne organisasjonen i søknadsportalen tidligere. Du må da registrere den selv. Det gjør du slik:

  1. Trykk på teksten: “Jeg finner ikke organisasjonen min” nederst i tekstboksen.
  2. Trykk på knappen: “Opprett Søkerorganisasjon”.
  3. Fyll ut skjemaet.
  4. Trykk på knappen: “Send inn” nederst i høyre hjørnet i tekstboksen.
  5. Det kommer en bekreftelse på skjermen om at du har registrert virksomheten og at du er tilknyttet denne. Trykk på: “Fortsett” for å gå videre.
  6. Du er nå tilknyttet virksomheten og har fått rollen: «Ubekreftet søker» (se mer om denne rollen under avsnittet «Søker» under «Roller – hvem kan gjøre hva»).

Under menyen: «Utlysninger», kan du se hvilke tilskuddsordninger som er utlyst. Her finner du tilskuddsordningene som er aktive, i tillegg til enkelte tilskuddsordninger hvor søknadsfristen nylig har gått ut.

Når du trykker på tilskuddsordningen du skal søke på, kommer du videre til en forhåndsvisning av søknadsskjemaet sammen med utlysningsteksten. Åpne skjemaet for å starte utfyllingen av feltene.

Vær oppmerksom på at du må være logget inn for å kunne fylle ut skjemaet. Pass også på at du er tilknyttet riktig virksomhet. Dette kan du sjekke ved å se hva som står under navnet ditt øverst i høyre hjørne.

Skjemaet blir automatisk lagret underveis mens du fyller ut. Søknader du har begynt på, men ikke blitt ferdig med, blir liggende under menyen: «Mine søknader» og fanen: «Utkast».

Vennligst merk at:

  • Noen tilskuddsordninger kan ha flere ulike søknadsskjemaer, avhengig av hva du vil søke om tilskudd til eller hvilken organisasjonsform virksomheten din har. For eksempel kan det være ulike skjemaer for kommuner og for frivillige organisasjoner.
  • Flere søkere kan samarbeide om å skrive søknaden. Hvis du har blitt invitert til å bidra på en søknad som er under arbeid, vil du finne denne under fanen: «Delt med meg». Les mer om samarbeidsfunksjonen i avsnittet under: “Flere personer fyller ut samme søknadsskjema”.

Dersom du ikke får sendt inn søknaden på grunn av tekniske problemer, må du ta kontakt med Bufdir. Vi vil da se på saken og hjelpe deg med å løse problemet slik at du får sendt inn søknaden.

Så lenge vi kan se at skjemaet er ferdig utfylt, og du kontakter oss før søknadsfristen løper ut, vil vi stort sett godkjenne at selve søknaden sendes inn påfølgende dag.

Det er mulig å samarbeide om en påbegynt søknad. Dette gjør dere ved å klikke på fanen: «Samarbeid» i utkastet og legge inn e-postadressen til samarbeidspartnerne. Personen du skal samarbeide med må være registrert i søknadsportalen med den e-postadressen du har lagt inn. Bare den som oppretter skjemaet, kan sende det inn.

Vær oppmerksom på at det ikke enda er mulig å samarbeide om eksempelvis sluttrapporter. Disse er det kun søknadsansvarlig som kan jobbe med og sende inn. Dersom dere trenger å koordinere arbeidet anbefaler vi at dere sitter sammen for å fylle ut rapporten.

Når søknaden om tilskudd er sendt inn

Her finner du informasjon om hva som skjer etter at du har sendt inn søknad om tilskudd på vegne av din virksomhet.

Alle som sender inn en søknad får en automatisk bekreftelse på at søknaden er mottatt. Denne bekreftelsen blir sendt til e-postadressen som er registrert på brukeren inne i portalen.

Vær oppmerksom på at den automatiske e-postbekreftelsen kan havne i din søppelpost (spam). Dersom du ikke har mottatt bekreftelse, og er usikker på om søknaden din har blitt sendt inn, bør du derfor sjekke søppelpost-innboksen i din e-post.

Du kan også alltid sjekke om søknaden har blitt sendt inn og er mottatt av oss ved å trykke på: «Mine søknader» øverst i søknadsportalen. Hvis saken din ligger under: «Søknader utkast», har den ikke blitt sendt inn. Dersom den ligger under: «Søknader innsendte», skal alt være i orden.

Kvittering på innsending finner du ved å:

  1. Åpne søknaden ved å trykke på den i lista over: «Mine søknader».
  2. Når du er inne på søknaden trykker du på fanen: «Kommunikasjon».
  3. Her finner du en kopi av all korrespondanse mellom Bufdir og deg knyttet til denne saken, blant annet en kvittering på innsendt skjema.

Når du har sendt inn søknaden, vil den legge seg under menypunktet: «Mine søknader» og fanen: «Søknader innsendte».

Du mottar også en kvittering på e-post så snart søknaden er innsendt. Alle innsendte søknader får en søknads-ID som du må oppgi hvis du ringer oss eller sender oss e-post om saken. Denne finner du i oversikten: «Innsendte søknader», eller inne på den aktuelle søknaden.

Når du har sendt inn søknaden, er det ikke lenger mulig å gjøre endringer. Vi kan heller ikke åpne søknaden for deg igjen. Hvis du oppdager at noe er feil eller mangler i søknaden, må du derfor kontakte oss på e-post så fort som mulig.

Ønsker du å trekke tilbake en søknad du har sendt inn, må du også ta kontakt med oss.

Vi starter søknadsbehandlingen etter at søknadsfristen har gått ut. Du finner informasjon om saksbehandlingstid på den enkelte tilskuddsordningens nettside.

Hvis vi trenger mer informasjon fra deg eller må følge opp søknaden på annen måte, gjør vi det gjennom søknadsportalen. Vi vil da sende oppgaver til din bruker i portalen. Du får varsel på e-post når vi har sendt deg en oppgave, og du må da logge deg inn i søknadsportalen og løse oppgaven.

Disse finner du under menyen: «Oppgaver», under fanen: «Oppgaver åpne». Inne i selve oppgaven finner du veiledning om hvordan du skal løse oppgaven. Du kan kun løse oppgaver som ligger registrert på din bruker.

Husk å sjekke spamfilteret i innboksen, og eventuelt markere e-postadressen som en trygg avsender, slik at du ikke går glipp av varsler om oppgaver.

Når søknadsbehandlingen er ferdig, sender vi brev med vedtak til virksomhetens innboks i Altinn, med kopi på e-post til søknadsansvarlig for søknaden. Se avsnittet: «Roller – hvem kan gjøre hva», og punktet «Søker».

Vedtaksbrevet finner du også i søknadsportalen ved å gå inn på søknaden fra oversikten under: «Mine søknader».

Dersom det er andre i virksomheten din som har behov for å motta vedtaksbrevet, for eksempel leder eller regnskapsavdelingen, må du laste ned brevet og sende det på e-post eller lagre det på datamaskinen.

I brevet om tilskudd eller avslag vil det stå informasjon om hvorvidt dere har klagerett eller ikke. Dersom dere har klagerett, vil dere normalt ha tre ukers klagefrist fra dere mottar vedtaksbrevet.

Slik sender du inn en klage:

  1. Finn fram riktig søknad under menyen: «Mine søknader» og trykk deg inn på denne.
  2. I fanen til høyre i skjermbildet får du opp: «Andre valg», og blant annet valgalternativet: «Klage». Hvis du har en åpen oppgave, kan det være at du må lukke denne først (trykke på X-en i høyre hjørne) for å få opp: «Andre valg».
  3. Når du trykker på: «Klage» får du opp en tekstboks hvor du skriver klagen. Du kan også laste opp vedlegg.
  4. Hvis du ikke finner alternativet: «Klage» under: «Andre valg», betyr det at det ikke er klagerett på den aktuelle tilskuddsordningen.

Dersom dere er usikre på noen formuleringer i vedtaksbrevet eller ønsker å snakke med en saksbehandler i forkant av en eventuell klage, bør dere ta kontakt med oss på e-post eller telefon.

Oppgaver du mottar fra Bufdir underveis i tilskuddsperioden

Her finner du informasjon om hva som skjer dersom din søknad om tilskudd blir innvilget, og hvilke oppgaver du vil få tilsendt fra Bufdir i søknadsportalen.

Hvis søknaden deres blir innvilget, vil all rapportering og annen oppfølging av tilskuddet i hovedsak skje ved at vi sender oppgaver til din bruker i portalen. Du får varsel på e-post når vi har sendt deg en oppgave, og du må da logge deg inn i søknadsportalen for å løse oppgaven. Du kan kun løse oppgaver som ligger på din bruker.

Når du skal sende inn fremdriftsrapport underveis i en flerårig tilskuddsperiode, sender vi deg oppgaven «Levere fremdriftsrapport» til din bruker i portalen i god tid før fristene for rapportering.

Oppgaven finner du under menyen: «Oppgaver» i søknadsportalen. Les hjelpeteksten til de ulike delene av skjemaet nøye – her får du mye hjelp til utfyllingen.

Det er ulike rapporteringskrav -og frister for de forskjellige tilskuddsordningene. Du finner informasjon om hva som gjelder for ditt tilskudd to steder: i vedtaksbrevet du mottok fra oss og på tilskuddsordningens nettside, under avsnittet: «Rapportering».

Hvis du har behov for å utsette rapporteringsfristen, se punktet: «Forlenge tilskuddsperioden eller utsette rapporteringsfristen» under avsnittet: «Oppgaver du sender inn til Bufdir underveis i tilskuddsperioden» lenger ned på denne siden for nærmere informasjon.

Hvis vi trenger mer informasjon i forbindelse med en innsendt rapport, sender vi rapporteringsoppgaven tilbake til deg. Du vil da motta en ny oppgave som handler om å levere fremdriftsrapport. Du vil se meldingen fra Bufdir om hva vi spør etter i en boks helt øverst i oppgaven. For søknader innvilget i 2022 eller tidligere, vil denne meldingen ligge under det første punktet: «Rapportering», i oppgaven.

Du mottar en bekreftelse fra oss på e-post når rapporten er godkjent.

Når dere skal sende inn sluttrapporten etter at tilskuddsperioden er over, sender vi oppgaven: «Levere sluttrapport» til brukeren din i portalen i god tid før rapporteringsfristen. Oppgaven finner du under menyen: «Oppgaver» i søknadsportalen. Les hjelpeteksten til de ulike delene av skjemaet nøye – her får du mye hjelp til utfyllingen.

Det er ulike rapporteringskrav -og frister for de forskjellige tilskuddsordningene. Du finner informasjon om hva som gjelder ditt tilskudd to steder: i vedtaksbrevet du mottok fra oss og på tilskuddsordningens nettside, under avsnittet «Rapportering».

Hvis du har behov for å utsette sluttrapporteringsfristen, se punktet: «Forlenge tilskuddsperioden eller utsette rapporteringsfristen». Dette finner du under avsnittet: «Oppgaver du sender inn til Bufdir underveis i tilskuddsperioden» lenger ned på denne siden.

Hvis dere tidligere har fått godkjent forlengelse av prosjektperioden med et ekstra tilskuddsår, vil det likevel ikke opprettes en ny regnskapskolonne i økonomidelen av rapporteringsskjemaet. Du må i så fall slå sammen utgiftene i det opprinnelige siste tilskuddsåret og det ekstra tilskuddsåret, og føre beløpene inn i den siste regnskapskolonnen.

Hvis vi trenger mer informasjon i forbindelse med en innsendt rapport, sender vi rapporteringsoppgaven tilbake til deg. Du vil da motta en ny oppgave om å levere sluttrapport. Under det første punktet: «Rapportering» i oppgaven vil du se meldingen fra Bufdir om hva vi spør etter.

Du mottar en bekreftelse fra oss på e-post når rapporten er godkjent.

Vi kan be om at dere betaler tilbake hele eller deler av tilskuddet til oss. Som oftest skjer dette når det står igjen midler som ikke er brukt eller at aktiviteten dere har fått støtte til ikke er gjennomført. Det kan også skje dersom vi ikke godkjenner sluttrapporten og -regnskapet eller hvordan midlene er brukt.

I første omgang sender vi et brev med anmodning om tilbakebetaling på e-post til deg, og til virksomheten. Du finner også brevet på brukeren din i portalen, ved å gå inn på søknaden fra oversiktene under menyen: «Mine søknader», og deretter fanen: «Kommunikasjon».

Hvis dere har innsigelser til anmodningen, må dere sende disse til oss på e-post innen fristen som står i brevet.

Hvis vi fremdeles vurderer at dere skal betale tilbake midler, sender vi et nytt vedtaksbrev med krav om tilbakebetaling. Dette finner du også under fanen: «Kommunikasjon». Vær oppmerksom på at dere har klagerett på dette vedtaket.

Hvis dere ønsker å klage på vedtaket, må du sende inn klagen i portalen. Se punktet: «Klage på tilbakebetaling» under avsnittet: «Oppgaver du sender inn til Bufdir underveis i tilskuddsperioden».

Oppgaver du selv sender inn til Bufdir underveis i tilskuddsperioden

Her finner du informasjon om blant annet hvordan du søker om å gjøre endringer i prosjektet og omdisponere midler, forlenge tilskuddsperioden eller overføre tilskuddsmidler i søknadsportalen.

Hvis dere ønsker å gjøre endringer i prosjektet, må du sende inn en søknad om omdisponering av midler til å gjennomføre endringen.

Hvis dere kun trenger mer tid til å gjennomføre prosjektet og ønsker å forlenge denne tilskuddsperioden, skal dere ikke sende inn en søknad om omdisponering. Da skal dere heller sende en søknad om utsettelse, se punktet under. Dette er to ulike prosesser.  

Slik sender du inn en søknad om omdisponering:

  1. Finn fram riktig søknad under: «Mine søknader» og trykk deg inn på denne.
  2. I fanen til høyre i skjermbildet får du opp: «Andre valg», blant annet valgalternativet: «Omdisponering». Hvis du allerede har en åpen oppgave liggende på brukeren din, kan det være at du må lukke denne først (trykke på X-en i høyre hjørne) for å få opp: «Andre valg».
  3. Når du trykker på: «Omdisponering» får du opp en tekstboks hvor du må begrunne hvorfor dere ønsker å omdisponere tilskuddet. Vær tydelig på hva som er endret fra den opprinnelige søknaden.
  4. Hvis du har påbegynt en søknad om omdisponering tidligere, vil oppgaven: «Søk om omdisponering» ligge under: «Åpne oppgaver» i samme fane.

Du må sende inn en søknad om utsettelse i portalen hvis dere ønsker å enten:

  • utsette fristen for å sende inn fremdriftsrapport fordi dere trenger mer tid til å ferdigstille rapporten
  • forlenge prosjektperioden utover den opprinnelige sluttdatoen fordi dere trenger mer tid til å fullføre prosjektet, eller
  • utsette fristen for å sende inn sluttrapporten fordi dere trenger mer tid til å ferdigstille rapporten, regnskapet og revisoruttalelsen

Slik sender du inn en søknad om utsettelse:

  1. Finn fram riktig søknad under: «Mine søknader» og trykk deg inn på denne.
  2. I fanen til høyre i skjermbildet får du opp: «Andre valg», blant annet valgalternativene: «Utsettelse av fremdriftsrapport» og «Utsettelse av sluttrapport». Hvis du allerede har en åpen oppgave liggende på brukeren din, kan det være at du må lukke denne først (trykk på X-en i høyre hjørne) for å få opp: «Andre valg».
  3. Skal du søke om å utsette fristen for å sende inn fremdriftsrapport, klikker du på: «Utsettelse av fremdriftsrapport». Da får du opp en tekstboks hvor du kan skrive inn søknaden med begrunnelse og hvilken dato dere ønsker utsettelse til.

    For tilskudd som er innvilget i 2022 eller tidligere, er det ikke mulig å søke om utsettelse av fristen for å sende inn fremdriftsrapport i søknadsportalen. Ta i stedet kontakt med oss på e-post eller telefon.

  4. Skal du søke om å forlenge prosjektperioden eller utsette fristen for å sende inn sluttrapporten, trykker du på: «Utsettelse av sluttrapport». Da får du opp en tekstboks hvor du kan skrive inn søknaden. Du må konkretisere om dere søker om forlengelse av prosjektperioden, utsettelse av rapporteringsfristen eller begge deler, og årsaken til at dere søker.

    Hvis dere søker om forlengelse av prosjektperioden, må du gjøre rede for fremdriften i prosjektet og hvor mye midler dere forventer å ha igjen når den ordinære rapporteringsfristen er passert. Det er også viktig at du oppgir en ny dato for når dere vil være klare til å sende inn rapporten med nødvendige vedlegg.

Vær oppmerksom på at du må sjekke tilskuddsbrevet for hvilken frist som gjelder for å søke om forlengelse eller utsettelse på den aktuelle tilskuddsordningen. Dette varierer nemlig fra ordning til ordning. Dere kan ikke søke om forlengelse av prosjektperioden i fremdrifts- eller sluttrapporten.

Hvis dere har fått flerårig tilskudd til et prosjekt, og har ubrukte midler underveis i tilskuddsperioden, vil vi normalt godta at dere overfører midlene til neste tilskuddsår. Dere behøver ikke å søke om utsettelse eller overføring av midlene, men skal informere oss om status og fremdrift i fremdriftsrapporten. I økonomidelen i rapporteringsskjemaet blir de ubrukte midlene automatisk inntektsført neste tilskuddsår.

Hvis dere har ubrukte midler igjen i det siste tilskuddsåret, og dere ønsker å utvide tilskuddsperioden utover den opprinnelige sluttdatoen, må dere søke om utsettelse. Følg fremgangsmåten i punktet: «Forlenge tilskuddsperioden eller utsette rapporteringsfristen» over. 

Hvis vi har sendt dere et vedtak med krav om tilbakebetaling av midler, og dere ønsker å klage på vedtaket, må du sende inn klagen i portalen.

Slik sender du inn en klage:

  1. Finn fram riktig søknad under menyen: «Mine søknader» og trykk deg inn på denne.
  2. I fanen til høyre i skjermbildet får du opp: «Andre valg», og blant annet valgalternativet: «Klage på krav om tilbakebetaling». Hvis du har en åpen oppgave, kan det være at du må lukke denne først (trykk på X-en i høyre hjørne) for å få opp: «Andre valg».
  3. Når du trykker på: «Klage på krav om tilbakebetaling», får du opp en tekstboks hvor du skriver klagen. Du kan også laste opp vedlegg.

Dersom dere er usikre på noen formuleringer i vedtaksbrevet eller ønsker å snakke med en saksbehandler i forkant av en eventuell klage, bør dere kontakte oss på e-post eller telefon.

Roller – hvem kan gjøre hva i søknadsportalen

Her finner du informasjon om de ulike rollene som finnes i søknadsportalen og hvilke oppgaver de ulike rollene kan utføre.

Alle virksomheter i portalen må ha en virksomhetsadministrator. Virksomhetsadministratoren har det overordnede ansvaret for virksomheten i søknadsportalen.

Virksomhetsadministratoren har ansvar for å holde informasjonen om virksomheten oppdatert. Dette gjelder informasjon som eksempelvis e-post, adresse, telefonnummer og kontonummer.

Virksomhetsadministratoren skal også godkjenne at innsendte søknader behandles av Bufdir. Les mer om dette under punktet: «Godkjenne søkere på vegne av virksomheten» lenger ned.

En virksomhetsadministrator har lesertilgang til alle søknadene som er sendt inn på vegne av virksomheten. Disse ligger under menyen: «Virksomhet» i søknadsportalen. Her kan du se søknader som er aktive eller til behandling, søknadsutkast og avsluttede saker. Alternativt kan du gå inn på brukere og få oversikt over hvilke søknader den enkelte bruker har sendt inn på vegne av virksomheten.

På hver enkelt søknad kan du finne en kopi av all korrespondanse som har gått via søknadsportalen mellom virksomheten og Bufdir. Under fanen: “Kommunikasjon”, vil du blant annet finne kvittering på innsendte skjema, kopi av søknaden i PDF-format, kopi av vedtaksbrevet og kopi av eventuelle rapporter.

Virksomhetsadministratoren har også mulighet til å selv sende inn søknader på vegne av virksomheten. Hen vil ha samme tilganger på disse søknadene som andre søkere, se punktet: «Ubekreftet søker og bekreftet søker» under avsnittet: «Søker».

Virksomhetsadministratoren kan ikke utføre følgende oppgaver: 

  • Endre hvem i virksomheten som er ansvarlig for en søknad. Trenger dere å flytte en søknad fra en person til en annen (eksempelvis fordi en medarbeider har sluttet eller er fraværende), må dere ta kontakt med Bufdir direkte slik at vi kan ordne dette for dere. 
  • Endre på søknader, rapportere på tilskudd eller søke om utsettelse på søknader som en annen bruker har ansvar for. 
  • Gi rollen som virksomhetsadministrator videre til en annen person. For å bytte virksomhetsadministrator må dere ta kontakt med Bufdir direkte.  
  • Gjøre en ubekreftet søker til en bekreftet søker uten at Bufdir har sendt en oppgave om dette. 

Dere bestemmer selv hvem som skal være virksomhetsadministrator. Det bør likevel være en person som er tilknyttet, og har god oversikt over, virksomheten. Det kan for eksempel være styreleder, generalsekretær eller daglig leder, eller noen som er ansatt i rådmannens stab, byrådsleders kontor eller bydelsdirektørs stab.

Den som skal være virksomhetsadministrator, må først opprette en bruker i søknadsportalen og knytte seg til riktig virksomhet.

Hvis virksomheten ikke har en administrator fra før (for eksempel hvis dere nylig har registrert virksomheten i portalen), må dere ta kontakt direkte med Bufdir og gi beskjed om hvem som skal ha rollen. 

Hvis dere har en administrator fra før, men ønsker å bytte (for eksempel hvis tidligere virksomhetsadministrator har sluttet), må dere ta kontakt direkte med Bufdir og gi beskjed om hvem som skal ta over rollen.

Alle som har en registrert bruker i søknadsportalen kan knytte seg til hvilken som helst virksomhet og sende inn søknader på vegne av denne.  

I søknadsportalen skiller vi mellom to typer søkere: 

  • Bekreftet søker (godkjent av organisasjonens virksomhetsadministrator) 
  • Ubekreftet søker (har enda ikke blitt godkjent av organisasjonens virksomhetsadministrator) 

Dersom en ubekreftet søker sender inn en søknad på vegne av virksomheten du er virksomhetsadministrator for, vil du motta en oppgave i søknadsportalen. Her blir du bedt om å bekrefte at søkeren er ansatt i, eller tilknyttet virksomheten, og har tillatelse til å sende inn søknaden på vegne av virksomheten. 

Dette skjer etter at søknaden er sendt inn, men før Bufdir begynner saksbehandlingen. Virksomhetsadministratoren trenger ikke selv å ta kontakt med Bufdir for å bekrefte søker(e).

I oppgaven om å bekrefte søker vil virksomhetsadministratoren få tre valgalternativer:  

  • Bekrefte søkeren for denne søknaden og fremtidige søknader
    Avsenderen av søknaden bytter rolle fra «ubekreftet søker» til «bekreftet søker» i organisasjonen. Virksomhetsadministrator vil ikke bli bedt om å bekrefte eventuelle fremtidige søknader sendt inn av denne søkeren.  
  • Bekrefte søkeren kun for denne søknaden
    Søkeren beholder rollen som «ubekreftet søker», og virksomhetsadministratoren må bekrefte søkeren på nytt neste gang personen sender inn en søknad på vegne av organisasjonen.  
  • Ikke bekrefte søkeren eller søknaden
    Virksomhetsadministratoren gir med dette beskjed til Bufdir at søkeren ikke har tillatelse til å sende inn søknaden på vegne av organisasjonen. Søknaden blir avvist av Bufdir.  

Vær oppmerksom på at virksomhetsadministratoren kun vil motta denne oppgaven dersom det er en ubekreftet søker som sender inn en ny søknad. Dersom en bruker knytter seg til virksomheten for å overta oppfølgingen av en allerede innsendt søknad, er det ikke nødvendig å bekrefte søker.

Brukere som har knyttet seg til en virksomhet regnes som søkere.

I søknadsportalen skiller vi mellom to typer søkere:

  • Ubekreftet søker
  • Bekreftet søker

Når du knytter deg til en virksomhet i portalen, får du automatisk rollen som ubekreftet søker i virksomheten. Det er virksomhetsadministratoren for virksomheten du har knyttet deg til som bekrefter deg som søker, men det er ikke alltid det er nødvendig. Se punktet: «Hvordan blir du bekreftet søker» under.

Disse oppgavene kan både ubekreftet søker og bekreftet søker utføre i søknadsportalen:

  • Sende inn nye søknader om tilskudd for virksomheten.
  • Redigere egen kontaktinformasjon.
  • Følge opp og løse oppgaver for søknader du selv har sendt inn, og for søknader du har fått overført ansvaret for. Dette innebærer:
    • Lese søknaden og tilhørende korrespondanse
    • Sende inn rapport og regnskap
    • Sende inn klager på vedtak
    • Sende inn søknader om omdisponering og utsettelse  

Disse oppgavene kan ikke hverken søker eller ubekreftet søker utføre i søknadsportalen:

  • Lese eller følge opp søknader som du ikke har ansvaret for eller som du ikke har sendt inn selv. 
  • Overføre søknader fra din bruker til andre brukere. Hvis dere trenger å overføre en søknad, må dere ta kontakt med Bufdir.
  • Endre din egen rolle fra ubekreftet søker til bekreftet søker. Se punktet: «Hvordan blir du bekreftet søker» under.

Dersom du som ubekreftet søker sender inn en ny søknad på vegne av en virksomhet, vil virksomhetsadministratoren for virksomheten (se avsnittet: «Virksomhetsadministrator»), motta en oppgave om å bekrefte deg som søker. 

Dette skjer automatisk etter at søknaden er sendt inn, men før Bufdir begynner saksbehandlingen. Hverken du eller virksomhetsadministratoren trenger å ta kontakt med Bufdir for å bekrefte deg som søker.

I oppgaven vil virksomhetsadministratoren få tre valgalternativer:  

  • Bekrefte deg som søker for den aktuelle søknaden og fremtidige søknader
    Din rolle blir da endret fra «ubekreftet søker» til «bekreftet søker» i virksomheten.
  • Bekrefte deg som søker kun for den aktuelle søknaden
    Du beholder rollen som «ubekreftet søker», og virksomhetsadministratoren må bekrefte deg som søker på nytt neste gang du sender inn en søknad på vegne av virksomheten.  
  • Ikke bekrefte deg som søker, eller søknaden
    Virksomhetsadministratoren gir med dette beskjed til Bufdir at du ikke har tillatelse til å sende inn søknaden på vegne av virksomheten. Søknaden vil bli avvist av Bufdir.  

Det er altså kun dersom du som ubekreftet søker sender inn en ny søknad på vegne av en virksomhet at det er nødvendig å bekrefte deg som søker. Som ubekreftet søker i en virksomhet kan du fortsatt overta oppfølgingen av allerede innsendte søknader og løpende saker. Det innebærer at du kan rapportere, sende inn søknad om utsettelse eller omdisponering. Se punktet: «Søknadsansvarlig» under.

Søknadsansvarlig er den personen som har ansvaret for en søknad, og som mottar henvendelser og oppgaver fra Bufdir til sin bruker i søknadsportalen. Dette trenger ikke være samme person som sendte inn søknaden i første omgang.

Det er kun Bufdir som kan endre rollen som søknadsansvarlig på søknadene. Hvis den som sendte inn søknaden slutter i prosjektet eller virksomheten, og ikke lenger skal ha ansvar for å holde kontakten med Bufdir, må virksomheten gi oss beskjed slik at vi kan gi en annen bruker rollen som søknadsansvarlig.

Dersom en bruker ikke lenger skal ha ansvar for en søknad (for eksempel hvis vedkommende slutter eller får andre arbeidsoppgaver), er virksomheten selv ansvarlig for å melde fra til Bufdir om denne endringen.

For å beholde nødvendig informasjon om saksgang og virksomhetens historikk, har Bufdir som praksis å ikke fjerne inaktive brukere fullstendig fra organisasjonen. Brukere som ikke lenger er aktive i virksomheten får istedenfor rollen som «ubekreftet søker». 

Ofte stilte spørsmål

Alle søkere, både bekreftet og ubekreftet, kan sende inn søknader og motta oppgaver om å rapportere på tilskudd. De kan også redigere egen kontaktinformasjon og sende inn klager på søknader de har ansvar for.

Når en virksomhetsadministrator sender inn nye søknader om tilskudd, kan hen samtidig endre status på brukere fra «ubekreftet søker» til «bekreftet søker». Denne oppgaven blir ikke sendt ut umiddelbart, men i løpet av saksbehandlingen.

Bufdir endrer som oftest ikke roller fra «ubekreftet søker» til «bekreftet søker» utenom dette, da det uansett ikke har noen betydning hvilke tilganger søkeren har. Les mer om rollene under «Roller – hvem kan gjøre hva».

Ja, det er mulig å samarbeide om en påbegynt søknad. Dette gjør dere ved å klikke på fanen «Samarbeid» i utkastet og legge inn e-postadressen til samarbeidspartnerne. Vedkommende må være registrert i søknadsportalen med den samme e-postadressen. Bare den som oppretter skjemaet, kan sende det inn.

Vennligst merk at det ikke enda er mulig å samarbeide om eksempelvis sluttrapporter. Disse er det kun den som er ansvarlig for søknaden som kan jobbe med og sende inn. Dersom dere trenger å koordinere arbeidet, anbefaler vi at dere sitter sammen for å fylle ut rapporten.

Alle som sender inn en søknad får en automatisk bekreftelse på at søknaden er mottatt. Denne bekreftelsen sendes til e-postadressen som er registrert på brukeren i portalen. Det kan være at bekreftelsen blir identifisert som søppelpost (spam) av e-postleverandøren din. Du bør derfor alltid sjekke i søppelpost dersom bekreftelsen ikke dukker opp.

Du kan alltid sjekke om søknaden har blitt sendt inn og mottatt av oss ved å trykke på «Mine søknader» øverst i søknadsportalen. Hvis saken ligger under «Søknader utkast» har den ikke blitt sendt inn. Hvis den ligger under «Søknader innsendte», skal alt være i orden.

Kvittering på innsending finner du slik:

  1. Åpne søknaden ved å trykke på den i lista over «Mine søknader».
  2. Når du er inne på søknaden, trykker du på fanen «Kommunikasjon».
  3. Her finner du kopi av all korrespondanse mellom deg og Bufdir som er knyttet til denne saken, blant annet en kvittering på innsendt skjema.

Du kan være tilknyttet og sende inn søknader på vegne av flere virksomheter. Trykk på navnet ditt øverst i høyre hjørne og «Velg en annen organisasjon». Her kan du legge til flere virksomheter.

Merk at du vil få rollen «Ubekreftet søker» når du først knytter deg til en ny virksomhet. Les mer om roller i på siden «Roller – hvem kan gjøre hva».

Du kan veksle mellom de ulike organisasjonene dine ved å trykke på navnet ditt øverst i høyre hjørne og velge riktig virksomhet fra listen. Før du sender inn en ny søknad, vil vi be deg om å sjekke at du er logget inn med riktig organisasjon. Det er fordi virksomheten du er logget inn som vil stå som avsender på søknaden.

Det er kun søknadsansvarlig som har anledning til å sende inn rapporter og andre oppgaver knyttet til en sak. Dersom du ønsker å overføre søknaden til en annen person i virksomheten må du kontakte Bufdir direkte slik at vi kan ordne det for deg.

Vær oppmerksom på at den personen som skal få oppgaven, først må registrere seg i søknadsportalen dersom hen ikke allerede har en bruker.

Dersom du overfører søknaden til en annen person, vil du selv miste tilgangen til søknaden. En søknad kan nemlig kun ha én søknadsansvarlig av gangen.

Dersom du skal ta over et prosjekt for en annen person, eksempelvis fordi personen er sykmeldt eller har sluttet i virksomheten, må du først opprette en bruker i Bufdirs søknadsportal og knytte deg til riktig virksomhet.

Ta deretter kontakt med oss i Bufdir direkte slik at vi kan flytte søknaden over til deg. Virksomheten kan nemlig ikke endre roller eller flytte søknader mellom sine ansatte selv.

Dersom en person som tidligere har jobbet i virksomheten har sluttet, må dere melde inn dette til oss i Bufdir og si fra hvem som skal ta over ansvaret. Bufdir gir personen som har sluttet rollen «ubekreftet søker». Åpne og fremtidige oppgaver vil da flyttes over på en annen bruker.

For å beholde nødvendig informasjon om saksgang og virksomhetens historikk, fjerner ikke Bufdir inaktive brukere fullstendig fra organisasjonen.

Du finner en pdf-fil med kopi av tilskuddsbrevet inne i søknadsportalen. For å hente den fram, gå inn på søknaden fra oversiktene under: «Mine søknader». Under fanen: «Kommunikasjon» vil du finne kopi av vedtaksbrevet.

Her finner du også annen kommunikasjon mellom Bufdir og deg. Under «Kommunikasjon» finner du i tillegg kvittering på innsendte skjema, kopi av søknaden i pdf-format og kopi av eventuelle rapporter.

For å starte arbeidet med søknaden din, må du være logget inn og tilknyttet en virksomhet. Les mer om sistnevnte under avsnittet «Hvordan du sender inn en søknad».

Hvis du ikke får sendt inn søknaden på grunn av tekniske problemer, må du kontakte oss i Bufdir. Vi vil da se på saken og hjelpe deg slik at du får sendt den inn. Så lenge vi kan se at skjemaet er ferdig utfylt og du kontakter oss før søknadsfristen løper ut, vil vi stort sett godkjenne at selve søknaden sendes inn påfølgende dag.

Kontakt oss

Har du spørsmål utover den informasjonen som finnes her i veilederen, kan du også ta kontakt med oss direkte. Du kan ta kontakt enten med vår avdeling for tilskudd, brukerstøtte for ID-porten eller brukerstøtte for Enhetsregisteret.

Har du spørsmål om søknadsportalen som ikke er dekket på denne siden, ta kontakt med Bufdir sin tilskuddsavdeling på enten e-post eller telefon:

Skal du gjøre endringer i registrerte opplysninger i Enhetsregisteret, må du gjøre endringene i Samordnet Registermelding i Altinn: