Aktivitets- og dokumentasjonsplikt

For arbeidsgivere i private virksomheter med færre enn 50 ansatte, stiller loven litt mindre omfattende krav til aktivitet, og istedenfor plikt til å redegjøre har dere bare plikt til å dokumentere arbeidet dere har gjort.

Hvis en av partene i virksomheten (arbeidsgiver, tillitsvalgte eller et flertall av de ansatte) krever det, skal også arbeidsgivere i private virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte følge pliktene som gjelder for offentlige virksomheter og private virksomheter med flere enn 50 asnatte.

Hvis arbeidsgiver ikke følger et slikt krav, eller på andre måter bryter aktivitets- og redegjørelsespliktene, kan dere kontakte Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) for veiledning.

Likestillings- og diskrimineringsombudets hjemmesider

LDO kan komme på oppfølgingsbesøk i virksomheten og komme med råd til hva dere skal gjøre. LDO kan også bringe saken inn for Diskrimineringsnemnda.

Diskrimineringsnemdas hjemmesider

Dere skal jobbe for økt likestilling og mot diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og kombinasjoner av disse grunnlagene.

Arbeidet skal (minimum) omfatte områdene

rekruttering
lønns- og arbeidsvilkår
forfremmelse og utviklingsmuligheter
tilrettelegging
mulighet for å kombinere arbeid og familieliv

Arbeidsgiver skal også jobbe for å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.

Aktivitetsplikt

Loven stiller ikke veldig detaljerte krav til hvordan aktiviteten skal gjennomføres, men den krever at dere arbeider aktivt, målrettet og planmessig. Dere bør involvere representanter for de ansatte i arbeidet. De vet ofte hvor "skoen trykker" og kan bidra til bedre tiltak og løsninger.

Dere må selv finne et opplegg og en plan som passer deres virksomhet. Under finner dere forslag til fremgangsmåte, og en sjekkliste med relevante lovkrav. Tillitsvalgte, ansatte, HR-/personalavdeling og/eller verneombud kan delta i arbeidet. Det er en fordel at de som har det overordnede ansvaret - ledelsen og styret - involveres jevnlig.

Husk at dere må jobbe med alle områdene og de ulike grunnlagene som er nevnt i loven.

I første omgang bør arbeidsgiver sette seg sammen med de ansatte og undersøke hvilke utfordringer dere har på arbeidsplassen. Av personvernhensyn skal dere ikke telle eller hente inn personlig informasjon om andre forhold enn kjønn.

Dere kan for eksempel undersøke:

Fysiske forhold på arbeidsplassen - Er klær, maskiner, terskler, toaletter, IKT osv. tilpasset et mangfold av ansatte?

Organisering av arbeidet - Kan arbeidstid, sted eller oppgaver være til hinder for en likestilt arbeidsplass?

Rutiner, avtaler krav og varslingssystemer - Er varslingssystemer, rutiner og avtaler kjent blant alle ansatte?

Statistikk over kvinner og menn - Det kan handle om lønn, deltid, midlertidig, uttak avforeldrepermisjon og fravær på grunn av syke barn.

Holdninger, sjargong og kultur på arbeidsplassen - Er den noen som kan føle seg mindre velkommen? Hvilke holdninger og vaner kan hindre like muligheter til karriereutvikling?

Dere bør ikke kartlegge andre forhold enn kjønn (kvinner og menn) blant de ansatte på personnivå. Flere av de forholdene dere jobber med i likestillingsarbeidet er sensitive eller personlige opplysninger som ansatte eller søkere av ulike årsaker ikke vil eller må fortelle om til arbeidsgiver, kollegaer eller for eksempel kunder.

Vi anbefaler ikke å hente inn opplysninger om ansattes etnisitet, religion, funksjonsnedsettelse, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller seksuelle orientering. Dette regnes som svært personsensitive opplysninger etter personopplysningsloven. Det er en smal adgang til å innhente slike opplysninger etter samtykke, men det er strenge krav til risikovurdering, konsekvensvurdering og informasjonssikkerhet.

Arbeidsgiver har også, med noen unntak, forbud mot å innhente informasjon om søkers graviditet, adopsjon eller planer om å få barn, etnisitet, religion eller livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuelle orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk

Bufdir har vært i kontakt med Datatilsynet om disse problemstillingene.

Når dere har funnet ut hva som er utfordringen på deres arbeidsplass, kan dere finne fram til tiltak og sette mål for likestillingsarbeidet. Loven sier ingenting om hvor mange tiltak dere må ha. Det vil henge sammen utfordringene dere har på deres arbeidsplass.

Huskeliste for gode tiltak:

Representanter for de ansatte deltar i arbeidet
Vi har en plan for når de ulike tiltakene skal startes opp og fullføres.
Vi har bestemt hvem som skal følge opp det praktiske rundt tiltaket.
Tiltakene er forankret hos både personalavdeling/HR og ledelse/styret.
Vi har satt mål for tiltakene.
Tiltakene er så konkrete at vi kan måle om de har blitt gjennomført eller ikke.

Når det gjelder kjønn kan og bør dere tallfeste mål og resultater. Eksempler på områder dere kan tallfeste målene er:

Andel og antall kvinner og menn blant jobbsøkere og nyansatte.
Over- eller underrepresentajson i permisjon, fravær og sykefravær.
Andel og antall kvinner og menn i ledelsen og på ulike nivåer.
Kjønnsforskjeller i lønn (inkludert bonuser, tillegg osv.).
Uttak av fooreldrepermisjon.
Heltid og faste stillinger.

Når det gjelder grunnlagene utenom kjønn må dere, på grunn av personvernhensyn, tenke litt annerledes. Dere skal for eksempel ikke kartlegge synlige eller usynlige funksjonsnedsettelser blant de ansatte, ei heller spørre dem om religion, partnervalg eller planer for familieforøkelse. Dermed kan dere heller ikke tallfeste noen mål som omhandler slike personopplysninger.

Andre måter dere kan måle effekt av tiltakene på er å:

Se på navnene til søkere og ansatte for å få en indikasjon på etnisk mangfold blant ansatte, søkere og de som innkalles til intervju.
Måle språkkompetanse blant ansatte og søkere.
Tallfeste mål om skolebesøk på skoler med høy andel innvandrere.
Måle ledere på om de lykkes med likestilling, kjønnsbalanse, inkludering og mangfold.

Loven krever at dere jobber planmessig. Dere må derfor ha en plan for hvilke tiltak dere vil sett i gang med. Dere bør også utpeke en ansvarlig for den praktiske gjennomføringen og sette frister for når tiltakene skal gjennomføres.

Dere kan ta utgangspunkt i mal for handlingsplan og tiltaksoversikt (word)

Loven krever at arbeidet skal være aktivt. Derfor må dere gjennomføre de planene dere har laget. Dere trenger ikke gjøre alt på en gang, men dere bør starte med de største utfordringene og ta ett steg av gangen.

Under har vi listet opp relevante lovkrav på de områdene dere skal jobbe med. Listen viser lovenes hovedregler, men lovene gir også noen unntak. Det finnes også andre relevante bestemmelser i lov og tariffavtaler.

Husk! For å oppfylle kravene til ARP er det ikke nok at dere har sjekket av lovkravene i denne listen.

Rekruttering:

Vi diskriminerer ikke ved evt. utlysning av stilling, søknadsprosess, innkalling til intervju eller ansettelse, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 6, 23 og 29.
Vi tilrettelegger ansettelsesprosessen for gravide søkere og søkere med funksjonsnedsettelse, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 22 og 23.
Vi innhenter ikke opplysninger om graviditet, adopsjon eller planer om å få barn, religion eller livssyn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk i ansettelsesprosessen, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 30.
Vi kjenner til mulighetene for positiv særbehandling, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 11.
Alle ansatte informeres om ledige stillinger – også ansatte som jobber deltid, midlertidig eller er innleid, jf. arbeidsmiljøloven § 14-1.
I ansettelsesprosesser vurderer vi søkere med fortrinnsrett, jf. arbeidsmiljøloven § 14-2.

Lønns- og arbeidsvilkår:

Vi diskriminerer ikke ved tildeling av lønn eller arbeidsvilkår, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 6 og 29.
Kvinner og menn får lik lønn for likt arbeid og arbeid av lik verdi, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 34.
Vi vurderer søkere med fortrinnsrett ved nye ansettelser, jf. arbeidsmiljøloven § 14-2.
Arbeidstakere som er eller har vært i foreldrepermisjon, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 33, får
- fremme lønnskrav og bli vurdert i lønnsforhandlinger på samme måte som andre
- nyte godt av forbedringer av arbeidsvilkår.
Vi gir ut opplysninger om lønn i tråd med loven, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 32.

For arbeidsgivere i større private- og offentlige virksomheter

Hvert år kartlegger vi kjønnsforskjeller, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 26a, i
- uttak av foreldrepermisjon
- midlertidige ansatte
- deltidsansatte
- kjønnsbalanse.
Annethvert år (minst) kartlegger vi, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 26, forskjeller mellom kvinner og menn i
- lønn og kjønnsbalanse på ulike stillingsnivåer/grupper
- ufrivillig deltid.

Forfremmelse og utviklingsmuligheter:

Vi diskriminerer ikke ved opplæring, kompetanseutvikling, omplassering og forfremmelse, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 6 og 29.
Vi sørger for individuell tilrettelegging av arbeidsplass og arbeidsoppgaver for ansatte med funksjonsnedsettelse, slik at de får samme muligheter til opplæring, kompetanseutvikling og framgang i arbeidet, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 22.
Vi respekterer arbeidstakeres rett til permisjon på grunn av svangerskap, fødsel, foreldreskap, omsorg og religiøse høytider, jf. arbeidsmiljøloven kap. 12, og påser at dette ikke medfører reduserte muligheter til karriere, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 6 og 33.
Vi diskriminerer ikke deltidsansatte eller midlertidig ansatte i opplæring og annen kompetanseutvikling, jf. arbeidsmiljøloven §§ 13-1 og 13-2.
Arbeidstakere som er eller har vært i foreldrepermisjon får, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 33.
- vende tilbake til samme, eventuelt tilsvarende, stilling
- nyte godt av forbedringer av arbeidsvilkår
- fremme lønnskrav og bli vurdert i lønnsforhandlinger på samme måte som andre.

Tilrettelegging:

Vi sørger for individuell tilrettelegging av arbeidsplass og arbeidsoppgaver for ansatte med funksjonsnedsettelse, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 22.
Vi sørger for individuell tilrettelegging av arbeidsplass og oppgaver for gravide, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 23.
Atkomstveier, sanitæranlegg og arbeidsutstyr er innrettet og utformet slik at arbeidstakere med funksjonsnedsettelser kan arbeide hos oss, jf. arbeidsmiljøloven § 4-1.
Virksomheten er innrettet for arbeidstakere av begge kjønn, jf. arbeidsmiljøloven § 4-1.

For offentlige og private virksomheter rettet mot allmennheten

Virksomhetens alminnelige funksjoner (fysiske forhold og IKT) er universelt utformet, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 17.
Vi jobber aktivt og målrettet for å fremme universell utforming i virksomheten, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 19.

Kombinasjon av arbeid og familieliv:

Vi forskjellsbehandler ikke på grunn av graviditet, fødsel, amming eller permisjon ved fødsel eller adopsjon ved ansettelse, oppsigelse eller forlengelse av midlertidig stilling, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 10.
Mødre som ammer får fri fra jobb den tiden hun trenger for å amme barnet sitt, jf. arbeidsmiljøloven § 12-8.
Gravide fratas ikke arbeidsoppgaver med mindre det er nødvendig for å beskytte kvinnen, fosteret eller barnet i forbindelse med graviditet, fødsel eller amming, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 10.
Arbeidstakere som er eller har vært i foreldrepermisjon får, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 33
- vende tilbake til samme, eventuelt tilsvarende, stilling
- nyte godt av forbedringer av arbeidsvilkår
- fremme lønnskrav og bli vurdert i lønnsforhandlinger på samme måte som andre.
Arbeidstakere med små barn, som er aleneforeldre eller som har omsorgsoppgaver eller belastninger utenom det vanlige kan få redusert arbeidstid, jf. arbeidsmiljøloven § 10-2.

Trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold:

Arbeidsgiver jobber for å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 13 og 26.
Vi har interne varslingsrutiner som inneholder, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-6
- oppfordring til å varsle
- fremgangsmåte for varsling
- fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling.
Varslingsrutinene er lett tilgjengelig for alle ansatte, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-6.
Alle varsler undersøkes innen rimelig tid, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-3.
Vi vet hva som ligger i trakasseringsforbudene, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 13, 14, 15 og 16.
Vi iverksetter ikke sanksjoner mot den som varsler, og vi er klar over gjengjeldelsesforbudet, jf. likestillings- og diskrimineringsloven §§ 14, 15 og arbeidsmiljøloven § 2a-4.

Som ansatt eller tillitsvalgt bør du sette deg godt inn i de pliktene som gjelder for din arbeidsgiver. Du kan blant annet

tilby deg å delta i likestillingsarbeidet
følge opp og bidra til at din arbeidsgiver jobber med alle de ulike områdene og grunnlagene som er nevnt i loven
løfte utfordringer du er kjent med
etterspørre resultater og tiltak
komme med forslag til nye tiltak

Jobber du i en privat virksomhet med mellom 20 og 50 ansatte?

Da kan tillitsvalgte eller et flertall av de ansatte kreve at arbeidsgiver skal følge pliktene som gjelder for større private virksomheter. Arbeidsgiver skal da samarbeide med representanter for de ansatte i likestillingsarbeidet.

Dokumentasjonsplikt

Dere har også en plikt til å dokumentere likestillingsarbeidet. Dere trenger ikke å offentliggjøre dokumentasjonen, men dere må ha den tilgjengelig hvis Diskrimineringsnemnda, Likestillings- og diskrimineringsombudet, forskere eller ansatte og deres representanter ber om det.

Eksempelet under er ment til inspirasjon. Dere må selv finne et opplegg og årshjul som passer for deres virksomhet.

Vi har avholdt følgende møter

15. januar. Gjennomgang av kjønnsoppdelt personalstatistikk (vedlagt), fysiske forhold på arbeidplassen, og rutiner og vaner. Diskuterte sentrale utfordringer på samtlige områder (til stede: ledelse, ansatterepresentanter og administrasjon)
20. februar. Diskuterte utfordringer og mulige årsaker, utarbeidet handlingsplan med tiltak (til stede: styret, ledelse, ansatterepresentater og administrasjon)
1. oktober. Oppdatering om status for tiltak, og behov for eventuelle nye tiltak (til stede: styret, ansatterepresentanter og administrasjon)

Hovedutfordringer hos oss

Rekruttering skjer ofte gjennom bekjente, og det er uklare retningslinjer for forfremmelse. Dette kan være årsaker til lite mangfold blant ansatte generelt, og ansatte med høyere lønn spesielt.
Negative holdninger mot skeive, muslimer og yngre kvinner.
Utfordrende å kombinere arbeid og familieliv og mange deltidsansatte som ønsker å jobbe mer.
Lite tilrettelagt for personer med bevegelseshemming.

Tiltak

Gjennomførte tiltak

forbedre retningslinjer mot trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold (februar)
snakke om negative holdninger til kvinner og skeive, og informere ansatte om retningslinjer (8. mars)
fjerne terskler i bygget (mai)
snakke med de ansatte om negative holdninger og fordommer rettet mot skeive i deres bransje, og informere om retningslinjer mot trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold (juni)

Påbegynte tiltak

alle ledige stillinger lyses ut og bilder i utlysningen skal speile mangfoldet vi ønsker hos oss (varighet: hele året)
oppfordre mannlige ansatte til å ta lang og sammenhengende foreldrepermisjon (varighet: hele året)

Planlagte tiltak

gjennomgå vaktlister og turnusordninger for å sikre mer forutsigbarhet, mindre ufrivillig deltid og legge til rette for kombinasjon av arbeid og familieliv (august-september)

Dere kan ta utgangspunkt i denne handlingsplanen når dere skal dokumentere arbeidet som har blitt gjort.

Blir dere spurt om dokumentasjonen, trenger dere ikke å gi mer informasjon enn det som er nødvendig for å undersøke om dere har overholdt aktivitets- og dokumentasjonsplikten. Hvis dokumentasjonen innebærer lønnsopplysninger eller sensitiv informasjon som kan knyttes til enkeltansatte, skal du vurdere taushetsplikt og eventuelt behov for taushetserklæring.