Barnevernsregisteret

KOSTRA-filuttrekk 15F Barnevern rapporteres en gang i året via KOSTRA-portalen, og følger samme kvalitetssikringsprosedyre som i dag. De kvalitetssikrede dataene inkluderes i Barnevernsregisteret.

Kommunenes halvårsrapportering rapporteres inn til Statsforvalter og Bufdir to ganger i året gjennom internettskjemaet. Fordi disse dataene består av tall utledet av individdata, blir de ikke inkludert i Barnevernsregisteret. Tallene legges i stedet inn i Bufdata (Bufdirs datavarehus) sammen med tidligere innrapporterte tall.

Det nye fagsystemet skal kunne rapportere i henhold til kravene som er beskrevet i Barnevernsregisteret-xsd'en for ny rapporteringingsstruktur for hele konverteringsåret.

Konverteringsåret er det året barnevernstjenesten velger å ta i bruk nytt fagsystem, og går fra 1. januar det aktuelle året og fram til seneste dato som det gamle fagsystemet brukes.

Derfor må alle saker der det har vært bevegelse i løpet av konverteringsåret overføres til nytt system.

Som et minimum må alle data som er beskrevet i skjemadefinisjonsfilen og som er fra inneværende år (konverteringsåret), overføres fra gammel til ny løsning. Noe data struktureres trolig annerledes i ny løsning og vil derfor kreve særskilte prosesser. Fagsystemleverandørene skal være i stand til å bistå med dette. 

Når vi migrerer data fra gammelt system må vi kunne skille dem fra data som er registrert for første gang i nytt system.

Alle data som overføres/migreres skal knyttes til et barn som får tildelt en ID som er unik. Denne ID-en kaller vi en migrert ID som hjelper oss å gjenkjenne at dataene kommer fra gammelt system.

Migrert-ID-en skal genereres automatisk i det nye systemet idet dataene migreres, og det er fagsystemleverandørene sitt ansvar å sørge for at dette skjer.

Det nye fagsystemet skal kunne rapportere i henhold til kravene som er beskrevet i Barnevernsregister-xsd-filen. 

1. En kommunal barnevernstjeneste anskaffer nytt system i mai 2023. Barnevernstjenesten har rapportert i tråd med gammel innrapporteringsstruktur fra det gamle fagsystemet ved årsskiftet 2022/2023. 
2. Før det nye fagsystemet er klart til å tas i bruk, må det fylles med de sakene som barnevernstjenesten jobber med (aktive saker).
3. I tillegg må det fylles med det som er av historikk for 2023, det vil si alle sakene som barnevernstjenesten har jobbet med i 2023, men som ikke lenger er å anse som aktive. Alle dataene som legges inn i systemet må minst inneholde de data som er beskrevet i skjemadefinisjonsfilen. 
4. Før det nye fagsystemet tas i bruk, mottar barnevernsregisteret en første innsending med data som gjelder for 2023 fra den enkelte kommune.
5. Deretter vil all rapportering gå automatisk, men da vil kun endringer til de allerede innrapporterte dataene og nye data rapporteres inn til registeret. 

Kommunene har ansvaret for dataene som blir rapportert inn til Barnevernsregisteret. Dataene må være i henhold til kravene som er beskrevet på data.bufdir.no. Ansvaret knytter seg til at informasjonen som legges inn i fagsystemet er korrekt og oppdatert. Dermed har også kommunene et ansvar for:

• å sikre dataenes riktighet og kontinuitet
• at nødvendige data overføres fra gammelt til nytt system

Kommunene vil i stor grad være avhengige av fagsystemleverandørene for å gjennomføre overføring av data. Bufdir forventer at fagsystemleverandørene – både for gamle og nye systemer – bistår kommunene, etter beste evne, med å få til en smidig overføring av data fra gammelt til nytt system. 

Kommunene må sørge for at de får den nødvendige forpliktelsen fra fagsystemleverandørene til å bistå med overgangen fra gammelt til nytt fagsystem, inkludert overføring av data. Denne forpliktelsen bør være nedfelt i kravspesifikasjoner og avtaler med fagsystemleverandør.

KS gjør tilgjengelig informasjon og erfaringsdeling som kan hjelpe de kommunale barneverntjenestene i forbindelse med anskaffelse av, og overgang til nye fagsystemer.

For at en kommunal barnevernstjeneste skal kunne sende inn data til Barnevernsregisteret, må barnevernstjenestens fagsystem integreres med Barnevernsregisteret. Integreringen skjer på to nivå: teknisk og datakvalitetsmessig.

1. Validering
2. Migrering
3. Statistisk kontroll - Bufdir
4. Statistisk kontroll - SSB
5. Kommunens godkjenning

Vi gjør kontroll av datakvalitet med pilotdata fra barnevernstjenestene. Pilotdata er data som sendes inn før en barnevernstjenestes fagsystem har blitt integrert med Barnevernsregisteret, og er i praksis ikke å anse som en formell innrapportering. Disse dataene brukes bare til å teste datakvalitet for å lage god, pålitelig statistikk.

Kontrollregimet for datakvaliteten er skissert i listen over. Det begynner med en valideringskontroll, der vi sjekker at dataene er logisk riktige. Så sjekkes det at alle sakene som var i det gamle fagsystemet ved forrige rapportering, fremdeles er med gjennom en migreringskontroll. Deretter setter vi sammen data til statistikk som vi kontrollerer mot tidligere innrapporterte data i Bufdir og SSB. Til slutt må kommunene godkjenne at de kjenner seg igjen i nøkkeltallene som er regnet ut.

Alle data som sendes inn til Barnevernsregisteret blir testet automatisk for logiske feil. Dette kalles validering. Reglene som dataene valideres etter, beskrives her: https://github.com/statisticsnorway/barn-barnevern-xsd/blob/main/Kravspesifikasjon.md. Valideringene er en videreføring fra kontrollprogrammet ved den tidligere KOSTRA-innrapporteringen, men er noe utvidet for å ta høyde for nye data som skal sendes inn til Barnevernsregisteret.

Dersom valideringsreglene finner feil eller «mistenkelige data» lages det en tilbakemelding med beskrivelse av feilen i form av en valideringsrapport. Feilene kan være av tre typer:

ERROR
Data aksepteres ikke i registeret. Barnevernstjenesten må sjekke og korrigere alle feilene innen fristen.

WARNING
Mulig feil, men ikke sikkert. Dataene blir sendt inn til Barnevernsregisteret, men barnevernstjenesten bør sjekke, og korrigere dersom det er feil. Dataene aksepteres og lagres i registeret.

INFO
Det er usikkert om dette utslaget skyldes en feil, men barnevernstjenesten informeres om dette for eventuelt å avklare. Dataene aksepteres og lagres i registeret.

Det er den kommunale barnevernstjenestens ansvar å rette opp de feilene som avdekkes av valideringstestene.

For at en kommune skal kunne levere data til Barnevernsregisteret, må antallet feil av typen «ERROR» i valideringsrapporten være så nært null som mulig. Først da kan vi vurdere om dataene som sendes inn er gode nok til å lage statistikk. Hvis antallet valideringsfeil er for høyt, betyr det at mengden data som blir stoppet fra å komme inn i Barnevernsregisteret, er høy nok til at det vil kunne påvirke statistikken negativt.

Etter valideringstestene, som ser etter ulogisk registrering, sjekker vi om dataene er komplette i det som kalles migreringstest. Migreringstesten sjekker at alle de åpne sakene som ble innrapportert igjennom KOSTRA for foregående år, faktisk er overført til nytt system og sendt inn på nytt til Barnevernsregisteret. Når en barnevernstjeneste sender inn data fra sin(e) kommune(r), lager Barnevernsregisteret en migreringsrapport. I migreringsrapporten vises antall saker, meldinger, undersøkelser, tiltak og planer som barnevernstjenesten rapporterte inn ved forrige rapportering (KOSTRA), sammenlignet med hvor mange av disse vi finner igjen i barnevernstjenestens innsending til Barnevernsregisteret.

Migreringsrapporten er kun tilgjengelig for fagsystemleverandøren, og det er fagsystemleverandørens ansvar å dele denne med barnevernstjenesten som sendte inn data til Barnevernsregisteret.

For at en kommune skal kunne levere data til Barnevernsregisteret, må antallet saker som mangler i migreringsrapporten være mulig å forklare. Vi vil vurdere om en kommunal barnevernstjenestes fagsystem skal integreres med Barnevernsregisteret så snart vi ser at migreringsrapporten inneholder de aller fleste åpne sakene fra fjoråret. Saker som i henhold til migreringsrapporten, mangler bør ha en forklaring på hvorfor de ikke er med i rapporten.

Bufdir og SSB følger med på valideringsrapporter og migreringsrapporter for kommuner som sender data til Barnevernsregisteret, men ikke er integrert. Så snart vi vurderer valideringsrapport og migreringsrapport som tilfredsstillende, vil vi gjøre de statistiske kontrollene som er de siste kontrollene våre.

Når validering og migrering er tilfredsstillende, regner vi ut nøkkeltall tilsvarende kommunenes halvårsrapportering på barnevernsfeltet fra de innsendte dataene. Så sammenligner vi nøkkeltallene med tidligere innrapporterte tall og vurderer om tallene treffer innenfor det vi kan forvente ut ifra tidligere innrapporterte tall.

Hvis tallene viser uventede avvik vil SSB og Bufdir ta direkte kontakt med den aktuelle barnevernstjenesten for å identifisere hva som kan være problemet.

Når Bufdir mener at tallene er innenfor det vi kan forvente, sendes det en e-post til barnevernsleder for den aktuelle barnevernstjenesten. E-posten sier at Bufdir har regnet ut tallene for halvårsrapporten, med spørsmål om den aktuelle barnevernstjenesten kjenner seg igjen i tallene. I e-posten vil det være en lenke til Bufdirs utrapporteringsbank der barnevernstjenesten kan logge seg på og sjekke tallene.

Barnevernstjenesten må da gi tilbakemelding til Bufdir dersom de er enige i tallene eller har innsigelser. Dersom barnevernstjenesten har innsigelser, vil Bufdir ta kontakt for videre undersøkelse.

På samme måte – og parallelt – vil SSB regne ut nøkkeltall for KOSTRA på kommunenivå med utgangspunkt i de innsendte dataene. SSB vil på samme måte som Bufdir vurdere om tallene er innenfor det vi kan forvente med tanke på tidligere års statistikk.

Hvis tallene viser uventede avvik vil SSB og Bufdir ta direkte kontakt med den aktuelle barnevernstjenesten for å identifisere hva som kan være problemet.

Når SSB mener at tallene er innenfor det vi kan forvente, sendes det en e-post til barnevernsleder for den aktuelle barnevernstjenesten og spør om den aktuelle barnevernstjenesten kjenner seg igjen i tallene.

Barnevernstjenesten må da gi tilbakemelding til SSB dersom de er enige i tallene eller har innsigelser. Dersom barnevernstjenesten har innsigelser, vil SSB ta kontakt for videre undersøkelse.

Da DigiBarnevern startet opp som prosjekt oppstod også konseptet rapporteringsbank. Hovedformålet til rapporteringsbanken er å håndtere rapporteringen som kommunene gjør til staten.

Visjonen er sømløs rapportering fra fagsystemene direkte inn til staten: Data hentes fra de kommunale barnevernstjenestenes fagsystemer, overføres til en sentral rapporteringsbank - Det nasjonale Barnevernsregisteret - og data fra registeret benyttes til de ulike statistikkformålene som staten må levere om barnevernstjenestene.

Målsettingen er å forenkle og effektivisere kommunenes rapportering til staten og forbedre data- og kunnskapsgrunnlaget.

Kommunale barnevernstjenester skal rapportere opplysninger som staten trenger for å utvikle statistikk og analyser om barnevernet. Kravet er hjemlet i barnevernloven (1992) § 2-3 første ledd bokstav g, jf. åttende ledd/barnevernsloven (2021) § 16-2 første ledd bokstav e, jf. andre ledd.  

Myndighetene benytter data fra registeret til å utarbeide statistikk, styringsinformasjon og analyser, inkludert de rapporteringene som barnevernstjenestene gjør i dag.

Bufdir er ansvarlig for Barnevernsregisteret og behandlingsansvarlig for dataene i registeret. Dette følger av barnevernsregisterforskriften.  

SSB er ansvarlig for å drifte og videreutvikle registeret for Bufdir. SSB er databehandler på vegne av Bufdir. 

Bufdir definerer hvilke data som skal rapporteres inn til Barnevernsregisteret. I praksis skjer dette i samråd med SSB. Kommuner og fagsystemleverandører blir rådspurt i prosessen. Bufdir sikrer også finansiering av drift, vedlikehold og videreutvikling av registeret. 

Den enkelte kommunale barnevernstjeneste er ansvarlig for datakvaliteten i sitt fagsystem. Saksbehandleren som legger dataene inn i fagsystemet, har et særskilt ansvar for at dataene er korrekte og pålitelige.  

Dersom du har spørsmål om Barnevernsregisteret, og ikke finner svar her, kan disse rettes til Barnevernsregisteret@bufdir.no