Det kan vere ulike grunnar til at ei verksemd skal utarbeide ein strategi eller handlingsplan for universell utforming.

Verksemda kan bli pålagd å utarbeide ein handlingsplan. For statlege verksemder gjeld det til dømes gjennom eit tildelingsbrev, eit oppdragsbrev eller eit anna styringsdokument, som eit ledd i etatsstyringa.

Verksemda kan òg bestemme seg for å utarbeide ein handlingsplan eller strategi på eige initiativ. Forslaget følgjer interne rutinar for planarbeid og skal godkjennast av leiinga.

Føresetnader for å lykkast:

• Leiinga gir god oppfølging.
• Arbeidet påverkar helse-, miljø- og sikkerheitsarbeidet i verksemda.
• Arbeidet med universell utforming blir sett i samanheng med IA-arbeidet til verksemda.

Leiinga gir mandat

Mandatet frå leiinga beskriv kva som skal gjerast, og gir fullmakt til å gjennomføre arbeidet. Arbeidet med handlingsplanen skal delegerast ut i organisasjonen. Leiinga gir rammevilkår for arbeidet.
Ressursbehovet er avhengig av fleire faktorar:

• Kva er tenesteområdet til verksemda?
• Kor mange tilsette har verksemda?
• Kva har verksemda gjort med universell utforming før?
• Kva er det tenkte omfanget på planen?

Det blir peikt ut ein leiar og oppretta ei prosjektgruppe

Ein leiar får ansvar for å gjennomføre arbeidet og setje saman prosjektgruppa.

Prosjektgruppa kan bestå av representantar frå ulike avdelingar:
driftsavdelinga / teknisk avdeling:

• HMS-ansvarlege
• personalavdelinga
• økonomiavdelinga
• IKT-avdelinga
• kommunikasjonsavdelinga

Grunnlaget er lagt, og arbeidet er no i gang. Neste steg blir å sørgje for at resten av verksemda forstår kor viktig arbeidet med universell utforming er. Det er ikkje gjort på eitt møte. Legg derfor opp til informasjonsmøte og andre aktivitetar med jamne mellomrom.

Føresetnader for å lykkast:

• Prosjektgruppa trur på at arbeidet er viktig.
• Prosjektgruppa ser på dei tilsette som ein ressurs i arbeidet.
• Det er engasjement og entusiasme i prosjektgruppa. 

Informer alle medarbeidarar om oppdraget på førehand

Ein grei måte å informere på er å invitere seg inn på alle avdelingsmøte.

Sei noko om:

• kva som er målet med handlingsplanen
• kva prosjektgruppa konkret skal gjere
• kven som sit i prosjektgruppa
• kva som er planane framover (når tek arbeidet til, og når er det ferdig)
• at du gjerne tek imot innspel

Informer om universell utforming og kva det har å seie for arbeidsplassen

Alle medarbeidarar har ansvar for å tenkje universell utforming i samband med

• sakshandsaming og konsekvensutgreiing
• offentlege kjøp og avtalar
• munnleg og skriftleg formidling
• planlegging og gjennomføring av møte og sosiale arrangement

Enkelte fagavdelingar har eit spesielt ansvar:

• Personalavdelinga har ansvar for tilsetjingar, personalpolitikk og internopplæring – også for tilsette med nedsett funksjonsevne.
• Økonomiavdelinga har ansvar for universell utforming i offentlege kjøp.
• Kommunikasjonsavdelinga har ansvar for å oppdatere informasjonskanalane og ‑materiellet til verksemda, slik at dei er tilgjengelege for alle.
• Drift og vedlikehald har ansvar for dei fysiske forholda i og utanfor bygningane. 

Be om innspel frå kollegaer og leiing

Kollegaene dine har sikkert mange gode tips til område som bør forbetrast.

Du kan be om innspel på følgjande måtar:

• Idémyldring i avdelingsmøte
• Fokusgrupper med representantar for dei tilsette
• Få innspel via e-post
• Spørjeskjema til dei tilsette
• Uformelle intervju på kontora

 

Informer undervegs i arbeidet

Her kan du sjølvsagt òg bruke avdelingsmøte, men kanskje kan du vere meir kreativ?

Her er nokre forslag:

• Omtale på intranett
• Ha stand i vrimleområde – enkel servering trekkjer fleire folk
• Konkurransar
• Ein fast spalte i informasjonsbrevet frå verksemda
• Informere på allmøte

No kjem arbeidet med å lage sjølve handlingsplanen.

Lær av andre:

Eit godt tips er å undersøkje kva tilsvarande verksemder har gjort, og plukke opp gode idear til både struktur og innhald. Til slutt i denne rettleiinga finn du nokre døme på handlingsplanar. Handlingsplanen din må likevel reflektere behova og prioriteringane til verksemda di.

Føresetnader for å lykkast:

• Dokumentet må både vere lett å lese og gi nyttig, konkret informasjon.
• Handlingsplanen må ikkje bli liggjande i ein skuff. 

Lag utkast til innhald

Forslag til innhaldsliste:

• Innleiing og bakgrunn for planarbeidet
• Politiske føringar og lovverk
• Oppgåvene og ansvaret til verksemda i internt og utoverretta arbeid
• Satsingsområde og tiltak
• Oppfølging

 

Forslag til struktur på satsingsområde og tiltak:

• Mål
• Aktivitetar
• Ansvarleg person/avdeling
• Ressursar
• Prioritering av tiltak
• Tidsplan med fristar

 

Få innspel frå kollegaer

Inviter kollegaene dine til å komme med innspel på planutkastet. Det kan du til dømes gjere ved å sende planutkastet ut på ein leserunde til utvalde medarbeidarar eller på «open høyring» på intranettet.

Gjer plandokumentet ferdig

Innarbeid eventuelle innspel i planen, gjer han ferdig og send han til leiinga for endeleg godkjenning.

Prosjektgruppa delegerer arbeidet med å kartleggje status til dei som har ansvar for områda som skal kartleggjast.

Føresetnader for å lykkast:

• Kartlegginga har resultert i objektive mål for tiltak som skal implementerast.
• Dokumentet består av forslag til både kortsiktige og langsiktige tiltak. 

Bestem kva for kartleggingsverktøy, standardar eller sjekklister som skal brukast

Under «Område å jobbe med» finn du forslag til kartleggingsverktøy, standardar, rettleiingar, sjekklister og gode råd. Bli einige om detaljeringsgraden. Hugs at lover og forskrifter skal følgjast på dei enkelte områda. Standardar, rettleiingar og eventuelt eigne eller andre sine sjekklister må ikkje komme i strid med lovverket.

Planlegg og gjennomfør kartlegginga

• Set av nok tid til kartlegginga.
• Sørg for å ha nødvendig utstyr klart på førehand (målestokk etc.).
• De bør vere minst to som skal kartleggje: éin som noterer ned, og ein annan som måler eller sjekkar status.
• Kartlegginga kan setjast ut til eksterne, men det er veldig bevisstgjerande og lærerikt for dei tilsette i organisasjonen å gjere arbeidet sjølve.
• Vurder om du bør konsultere representantar frå organisasjonar for funksjonshemma. 

Skriv rapporten

• Rapporten skal innehalde resultata frå kartlegginga med tilrådingar til kortsiktige og langsiktige tiltak.
• Prosjektgruppa innarbeider rapporten den samla rapporteringa som blir send til leiinga.

No veit du kva du må gjere for å møte krava til universell utforming i verksemda di. Neste steg er å sørgje for at tiltaka blir implementerte.

Tilgjengelege ressursar

Leiinga gir endeleg svar på kor mykje som kan brukast til utbetringar. Kvar avdeling foreslår tiltak.

Føresetnader for å lykkast:

• Klare bestillingar
• God gjennomføring i ansvarleg avdeling
• Positiv tilbakemelding frå tenestemottakarar og tilsette 

Ansvarsplassering

Avdelingane foreslår planar for kortsiktige og langsiktige tiltak innanfor ansvarsområda sine. Tiltaka skal setjast i verk innan gitte tidsfristar. Arbeidet bør koordinerast av den avdelinga som har fått ansvar for handlingsplanen, til dømes administrasjonsavdelinga.

Gjennomføring av kortsiktige tiltak

Set i verk enkle tiltak som kan gjennomførast raskt og innanfor det ordinære budsjettet. Sørg for at brukarane testar utbetringane. Brukarane kan vere dei tilsette eller tenestemottakarane i verksemda. Jo fleire som testar eit produkt før det endelege resultatet blir fastsett, desto sikrare kan ein vere på at brukskvaliteten er god.

Gjennomføring av langsiktige tiltak

Sørg for at tiltak som krev større investeringar, kjem inn i dei meir langsiktige strategiplanane til verksemda. Det er fornuftig å vurdere desse tiltaka i samanheng med anna utbetrings- og vedlikehaldsarbeid. Lag ein plan over tiltaka med tidsfristar, kostnader, ansvarlege og potensielle samarbeidspartnarar.

Skal produkt, omgivnader, varer og tenester tilfredsstille krava om universell utforming, er det viktig å ha gode innkjøpsrutinar. Mangelfulle rutinar kan føre til alvorlege feilval og resultere i løysingar som det vil koste mykje å gjere om på.

Når tiltak er sette i verk, er tida inne for å evaluere prosjektet.

Evalueringa blir gjord for å sikre kvaliteten på prosjektet innanfor alle desse områda. Evaluering er ein prosess som ein heile tida må jobbe med. Evaluering av både prosess og resultat vil gi nyttige erfaringar for det vidare arbeidet med universell utforming.

Du bør vurdere:

• relevans
• måloppnåing
• resultat
• kostnader
• framdrift

Føresetnader for å lykkast:

• Dei vidare planane for arbeidet med universell utforming spegla i dei langsiktige planane til verksemda.
• Tenestemottakarane og dei tilsette er nøgde. 

Du bør velje målgruppe og evalueringsform ut frå kva som er viktig for vidare læring og utvikling.

Vel ei av dei fem vanlegaste evalueringsformene for å lære meir:

• brukartesting
• observasjon
• intervju
• samtalar
• logg

Brukartesting

Ein brukartest, eller brukbarheitstest, inneber at reelle brukarar blir observerte mens dei prøver til dømes ein nettstad eller ein automat. Brukaren blir bedd om å utføre éi eller fleire definerte oppgåver.

Ein brukartest vil gi konkrete svar på kva problem brukaren opplever. Det er ikkje nok å spørje kva brukaren synest om løysinga. Dokumenterte problem kan brukast for å forbetre løysinga.

Observasjon

Observasjon er ein systematisk kontroll for å beskrive det som skjer, så objektivt som mogleg.

Observasjon kan brukast kvantitativt, til dømes til å telje kor mange gonger ein person gjer noko. Det kan òg brukast som eit diagnostisk verktøy for å vurdere kva som går bra, og kva som går gale.

Intervju

Intervju kan vere både strukturerte og semistrukturerte.

I eit strukturert intervju skriv ein ned spørsmåla på førehand. I eit semistrukturert intervju tek intervjuaren utgangspunkt i stikkord eller beskrivingar. Dersom du ønskjer å gå i djupna, er det lurt å bruke semistrukturerte intervju.

Samtalar

Ei evalueringsform kan vere samtale eller fokusmøte med fleire brukarar.

Brukarar blir inviterte til å dele tankar og erfaringar om løysingane.

Skal fokusgruppa vere effektiv, må ho ha ein erfaren leiar.

Logg

Ein logg er sekvensielt lagra data, ofte i kronologisk rekkjefølgje.

Ein logg er kanskje den enklaste forma for brukartesting. Brukaren får i oppgåve å skrive ned erfaringane sine på definerte område i ein gitt periode.

Brukaren bør svare på og dokumentere desse spørsmåla:

• Er alle relevante krav innfridde?
• Ta ein kikk på sjekklistene som er brukte. Er krava godt nok tilpassa verksemda?
• Kva for krav blei ikkje innfridde, og kvifor? (Det kan vere nyttig å vite kvifor enkelte krav ikkje blei innfridde. Hugs at føresetnadene for prosjekt som blei gjennomførte for fleire år sidan, kan vere endra i dag.)
• Var løysinga god nok? Fungerte ho som venta? (Sjølv om ein har gått systematisk gjennom brukarkrava, er det aldri nokon garanti for at alt fungerer slik du trur. Det kan vere nyttig å kartleggje uheldige løysingar for å unngå å gjere den same feilen om igjen.)
• Korleis kan erfaringane komme til nytte i seinare prosjekt? (Overfør erfaringane til kommande prosjekt. Det sparer både tid og pengar. Dokumentasjon av erfaringar bør inngå som del av prosjektet.)

Gjennomfør evalueringa

Ei god evaluering:

• er målretta og regelmessig
• baserer seg på dokumentasjon
• viser kva resultat ein har oppnådd
• gir grunnlag for korrigering undervegs
• peiker fram mot dei utfordringane verksemda står overfor, når nye tiltak skal skisserast

Lag evalueringsrapport

Evalueringsrapporten bør vere kort og med klare tilrådingar for vidare tiltak.  Rapporten skal sendast til leiinga.