Internkontroll for kommunens barnevernstjeneste - en veileder

Skriv ut veileder

Formål

Hva er formålet med internkontroll i kommunes barnevernstjeneste?

Barnevernstjenestens hovedoppgave er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling får nødvendig hjelp og omsorg i rett tid, samt at barn og unge sikres trygge oppvekstsvilkår.

Formålet med internkontroll i barnevernstjenesten er å sikre at kommunene overholder lovkravene som stilles til barnevernstjenestens virksomhet.

Internkontrollplikten innebærer at kommunen skal ha systematiske tiltak som sikrer at barnevernets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med barnevernloven med tilhørende forskrifter. Internkontrollens innhold og omfang skal være tilpasset kommunen og barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Internkontroll er et svært viktig virkemiddel i kommunens styring og utvikling av den daglige driften i barnevernstjenesten. Arbeid med internkontroll er en prosess. Det å forebygge svikt og uheldige hendelser, og lære av egne feil, er et sentralt mål med internkontrollarbeidet.

Hva er formålet med veilederen?

Plikten til å føre internkontroll med kommunens barnevernstjeneste følger av barnevernloven § 2-1 andre ledd.

Kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utarbeidet veilederen Internkontroll i kommunesektoren. Kravene i kommuneloven, om forståelsen av bestemmelsen i kommuneloven § 25-1.

Denne veilederen gir en beskrivelse av lovkravene til internkontroll for kommunens barnevernstjeneste, og råd om hvordan kommunene kan arbeide med internkontroll på barnevernsområdet. Veilederen er dermed et supplement til KMDs veileder, og det er dermed forutsatt at de to veilederne leses i sammenheng.

I veilederen er det lagt inn lenker til sentrale og relevante kilder som kan være nyttige i arbeidet med interkontroll.

Vi vil særlig nevne KS' veileder Orden i eget hus, som er en praktisk veileder for kommunens generelle arbeid med internkontroll, og relevant for kommunens internkontrollarbeid på barnevernsområdet.

Kommuner og barnevernstjenester varierer i størrelse, og er ulike geografisk og demografisk. Veilederen skal favne alle landets kommuner, og den er derfor innrettet slik at den kan imøtekomme de ulike behovene for råd og veiledning om internkontrollarbeidet.

Kommunens ansvar

Hvilket ansvar har kommunen?

Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.

Det følger av kommuneloven § 25-1 at alle kommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunens barnevernvirksomhet omfattes av internkontrollplikten. Internkontrollen skal som et minimum oppfylle kravene i kommuneloven § 25-1, jf. barnevernloven § 2-1 andre ledd.

Hvilket ansvar har kommuneledelsen?

Kommunedirektøren har et lederansvar for kommunens internkontroll. Dette følger av kommuneloven § 25-1, jf. barnevernloven § 2-1 andre ledd. Direktøren kan ikke delegere bort ansvaret for internkontrollen. Dette innebærer ikke at kommunedirektøren selv må utføre det konkrete internkontrollarbeidet. På barnevernsområdet er det naturlig å involvere barnevernstjenesten i internkontrollarbeidet.

Internkontrollansvaret innebærer at kommuneledelsen må ha tilstrekkelig kunnskap om og innsikt i tilstanden i egen barnevernstjeneste for å kunne vurdere kvaliteten og om lov- og forskriftskrav er oppfylt.

Kommunedirektøren har ansvaret både for å forebygge at avvik oppstår, og for å sikre at eventuelle avvik blir oppdaget og korrigert.

Hvilke krav og forventninger kommuneledelsen har til interkontrollen i kommunen og barnevernstjenesten, bør være synlig og innarbeidet i kommunes styringsdokumenter og sektorovergripende reglement, og følges opp i styringsdialogen. Samhandlingen mellom kommunedirektøren, den sentrale administrasjonen og leder for barnevernstjenesten, er viktig for å sikre god, helhetlig og formålseffektiv internkontroll.

Internkontrollansvaret innebærer at kommunedirektøren har kunnskap om hvilke samarbeidsavtaler som er inngått på barneverns- og oppvekstområdet, hva avtalene innebærer og at de blir fulgt. Slik kan internkontrollarbeidet bidra til å sikre at barn og familier i kommunen får sine rettigheter oppfylt.

Hvilket ansvar har barnevernleder?

Kommunedirektøren kan pålegge barnevernleder å utføre oppgaver for det konkrete internkontrollarbeidet.

Hvilket ansvar har ledelsen i en samarbeidskommune i et interkommunalt samarbeid?

Kommunedirektøren i en samarbeidskommune har også internkontrollansvar for barnevernstjenesten når denne er en del av et interkommunalt samarbeid.

Internkontrollansvaret innebærer at kommunedirektøren har kunnskap om hvilke samarbeidsavtaler som er inngått på barneverns- og oppvekstområdet med andre kommuner, hva avtalene omfatter og at de blir fulgt. Slik kan internkontrollarbeidet bidra til å sikre at kommunens barn og familier får oppfylt sine rettigheter, uavhengig av hvilken kommune som yter tjenesten. Hvordan dette følges opp, bør gjenspeiles i internkontrollarbeidet.

Lovkrav

Hvilke lovkrav stilles til internkontrollen?

Det stilles krav til internkontrollen både i kommuneloven og barnevernloven.

Kommunelovens krav

Det følger av kommuneloven § 25-1 andre ledd at internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Kommuneloven § 25-1 tredje ledd lister opp flere krav til internkontrollens innhold, og disse kravene må tolkes i lys av kommuneloven § 25-1 første ledd.

Bestemmelsen i kommuneloven § 25-1 oppstiller minstekrav til kommunens internkontroll, og danner rammen for hvilket omfang internkontrollen skal ha og hvordan internkontrollen i kommunen skal innrettes.

At bestemmelsen oppstiller minstekrav betyr at godt internkontrollarbeid som regel vil inneholde flere elementer enn det som kreves som et minimum.

Les mer i KMDs veileder Internkontroll i kommunesektoren. Kravene i kommuneloven

Barnevernlovens krav

Barnevernloven oppstiller noen særlige krav til internkontrollen utover minstekravene som følger av kommuneloven § 25-1.

Det følger av barnevernloven § 2-1 syvende ledd at kommunen har et ansvar for nødvendig opplæring og veiledning av barnevernstjenestens personell.

Den 01.01.2022 fikk barnevernloven en ny bestemmelse hvor det stilles krav til kompetanse for barnevernstjenestens personell, se § 2-1 a. Bestemmelsen fastsetter at for å utføre nærmere bestemte oppgaver, kreves kompetanse på masternivå eller tilsvarende, eller med bachelor og minst fire års arbeidserfaring. Kompetansekravet vil gjelde fra 1. januar 2031. Det gis mulighet for unntak fra kravet dersom det er vanskelig å få kvalifisert personell, jf. barnevernloven § 2-1 b. Det er opp til kommunen å vurdere hvilke krav som skal stilles til nødvendig kvalifikasjoner innenfor rammen av bestemmelsen i barnevnerloven § 2-1 a.

Bestemmelsene i barnevernloven § 2-1 syvende ledd og barnevernloven § 2-1 a, krever at kommunene i sitt internkontrollarbeid må identifisere behov for opplæring og/eller veiledning av de ansatte, iverksette kvalifikasjonshevende tiltak ved behov og følge opp at de iverksatte tiltakene virker etter sitt formål.

Kommunens oppfyllelse av opplærings- og veiledningsplikten, må vurderes i lys av forsvarlighetskravet i barnevernloven § 1-4, jf. barnevernloven §§ 2-1 syvende ledd og § 4-1. Vurderingen av hvordan kommunen skal oppfylle kompetansekravet i barnevernloven § 2-1 a, må vurderes ut fra personellets arbeid, jf. bestemmelsens første ledd bokstav a-e og i lys av forsvarlighetskravet.

Innretning og omfang av internkontrollen

Hvordan sikre en forsvarlig innretning og omfang av internkontrollen?

Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Bestemmelsen stiller krav til hvilket omfang internkontrollen skal ha og hvordan internkontrollen skal innrettes. Innretning og omfang for kommunens internkontroll på barnevernsområdet må være egnet til å sikre etterlevelse av barnevernloven med tilhørende forskrifter.

God informasjon om tilstanden i barnevernstjenesten vil være et viktig grunnlag i vurderingen av hvordan internkontrollen i den enkelte kommune skal innrettes. I dette arbeidet er kommunens risikovurderinger av barnevernstjenesten sentral og har betydning for hvilke tiltak som bør iverksettes. Kommunens vurderinger av barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold er sentrale for vurderingen av hvordan internkontrollen skal innrettes, for å være i samsvar med kommunelovens minstekrav.

Medvirkning for tjenestens ansatte, og erfaringer fra barn og foreldre bør inngå som en del av internkontrollens innretning. Se nærmere om dette i kapittelet om innholdet i internkontrollen.

Hvordan sikre en systematisk internkontroll?

Kommuneloven stiller ikke krav om en bestemt type systematikk og kommunen står dermed fritt til å finne et egnet system. Lovkravet forutsetter at kommunens arbeid med internkontrollen er planmessig og metodisk, og at den er av et slikt omfang og innhold at den kan kalles systematisk.

Systematikk kan handle om at kommunen regelmessig gjennomfører målrettede risikovurderinger på kjerneområdene, og andre områder med høy risiko for negative konsekvenser i barnevernstjenestens praksis. Kommunens systematikk kan også handle om å følge løpende med på den daglige praksis i barnevernstjenesten for å fange opp avvik og forbedringsbehov.

Det kan være nyttig og hensiktsmessig å samordne interkontrollvirksomheten med rapporteringsarbeidet kommunene er pålagt å gi til kommuneledelsen og staten, som kvartalsrapport til Statsforvalter, halvårlig rapportering til Bufdir og Statsforvalter Kommunenes halvårsrapportering), årlig rapportering til Statistisk sentralbyrå (KOSTRA) og den årlige tilstandsrapporteringen til kommunestyret. Samordningen kan både bidra til systematikk og effektivisering.

Kravet til systematisk interkontroll kan også relateres til og samordnes med kommunens arbeid med avviksmeldinger, avviksrapportering, sentrale møter internt i tjenesten og mellom tjenesten og kommuneledelsen. På denne måten vil de ansvarlige for internkontrollsystemet jevnlig kunne innhente informasjon som er nødvendig for å kunne oppfylle plikten til internkontroll.

Innhenting og utveksling av erfaringer og kunnskap fra de ansatte i barnevernstjenesten om den løpende saksbehandlingen, med blant annet vedtakskontroll, saksgjennomgang, saksdrøftelse, evalueringer og oppfølging i enkeltsaker, er sentrale opplysninger for internkontrollarbeidet og bør innhentes systematisk.

KS gir i sin veileder eksempler på typiske elementer som kan og bør inngår i et systematisk arbeid. Se veilederen kapittel 4.1.

Hvordan sikre at internkontrollen er tilpasset barnevernstjenestens risikovurderinger?

Risikovurderinger av barnevernsvirksomheten danner grunnlaget for kommunens arbeid med å tilpasse internkontrollens omfang og innretning. Risikovurderinger vil også bidra til å gjøre internkontrollarbeidet mer målrettet mot områder der risikoen er størst, og der det er behov for kontroll, tiltak og oppfølging.

Loven gir ikke ytterligere føringer på hvordan risikovurderinger og andre konkrete vurderinger av tilpasninger og innretning på internkontrollen skal gjennomføres. Det er ikke krav om at en spesiell metodikk skal brukes, men vurderingene må gjennomføres på en systematisk måte i samsvar med kravet i andre ledd om at internkontrollen skal være systematisk. Innenfor kravene i internkontrollbestemmelsen vil det dermed være opp til kommunedirektøren å bestemme nærmere hva slags vurderinger som skal gjøres i forbindelse med at internkontrollen skal være tilpasset virksomheten.

Relevante områder for risikovurdering kan eksempelvis deles inn i de ulike fasene i en barnevernssak, som meldingsfase, undersøkelse eller tiltak. Flere eksempler på områder eller tema for risikovurderinger finnes i kapittelet om verktøy.

Kravet til risikovurdering betyr at kommunen må foreta en konkret analyse og vurdering av sannsynligheten for at barnevernloven med tilhørende forskrifter ikke følges, og hvilke konsekvenser dette i så fall kan få. Kommunen må deretter både vurdere hvor vesentlig hver enkelt risiko er og det samlede risikobildet, og i lys av dette, utarbeide planer for å redusere risikoen.

Det er særlig viktig med internkontroll der det er høy risiko for at det skal skje noe feil, og hvor konsekvensene av feil er store. Vurderingene må gjøres innenfor alle barnevernstjenestens lovpålagte oppgaver, og de må gjøres både på et overordnet og mer detaljert nivå. På barnevernsområdet er det klart et behov for omfattende internkontroll, men det må likevel gjøres nærmere vurdering av risiko m.m. for å tilpasse den konkrete innretningen og omfanget av internkontrollen på de ulike delene av barnevernsvirksomheten. Denne vurderingen vil danne grunnlag for å tilpasse omfang og innretning, slik at internkontrollarbeidet blir målrettet mot områder der risikoen og behovet er størst.

I det følgende finnes mer informasjon om hvordan opplysninger fra de lovpålagte rapporteringene, årlig tilstandsrapportering og aktiviteter fra tilsynsmyndigheten kan gi kommunen et grunnlag eller et utgangspunkt for å kunne si noe om eller å vurdere barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter, og risikoforhold, jf. kommuneloven § 25-1 andre ledd.

Lovpålagte rapporter gir løpende informasjon om virksomheten, og kan gi kommunen kunnskap om sårbarheter og eventuelle lovbrudd i barnevernstjenesten. Informasjonen kan gi grunnlag for å analysere risiko og iverksette aktiviteter og tiltak for å korrigere og bedre tilbudet.

Bufdirs Barnevern kommunemonitor kan også være et relevant verktøy til å vurdere tilstanden. Monitoren er en samling av relevante indikatorer som gir kommuner og tjenester mulighet til å sammenligne seg med andre kommuner og barnevernstjenester, snitt for land og fylke, samt se utvikling over tid.

Den nasjonale barnevernsstatistikk kan også være et relevant verktøy. Den gir blant annet oversikt over antall tjenester, antall ansatte, kapasitet, kompetanse og utdanning mv, viser utviklingen over år eller i det enkelt år.

God informasjon om tilstanden i barnevernstjenesten er en forutsetning for at kommunen kan ha kontroll over virksomheten, og er også et viktig grunnlag for å vurdere hvordan internkontrollen skal innrettes.

Det følger av barnevernloven § 2-1 at det skal utarbeides en tilstandsrapport til kommunestyret, minst en gang per år. Kommunens arbeid med tilstandsrapporten og selve tilstandsrapporten vil i tillegg til å gi kommunestyret informasjon, være nyttig i kommunens internkontrollarbeid.

I veilederen for kommunens årlige tilstandsrapportering for barnevernstjenesten gis det veiledning om hva en tilstandsrapport bør inneholde, eksempler på indikatorer som er relevant for barnevernstjenesten, og konkrete forslag til temaer som bør vurderes og beskrives. I tillegg gis det veiledning om hvorfor den foreslåtte indikatoren er viktig å rapportere på, og hvorfor den kan representere risiko.

Tilsynsmyndighetenes tilsyn med barnevernets oppfyllelse av lovpålagte oppgaver er et sentralt virkemiddel for å påse at virksomheten er forsvarlig og at rettssikkerheten til barn og foreldre i barnevernet blir ivaretatt. Tilsyn skal bidra til læring, kvalitetsforbedring og nødvendig endring der kommunens praksis ikke er i samsvar med loven.

Tilsyn kan også bidra inn i internkontrollarbeidet. Tilsyn gjennomføres i enkeltsaker eller som systemrevisjoner. Tilsyn kan være planlagt eller hendelsesbasert. Begge former kan gi kommunen nyttig kunnskap om tilstanden i barnevernstjenesten.

Tilsynsrapporter og Helsetilsynets veiledere for landsomfattende tilsyn med kommunalt barnevern er nyttige informasjon/kunnskap for kommunens internkontrollarbeid. Rapportene og veilederne som utarbeides som grunnlag for tilsyn, kan være en kilde til å vurdere relevante tema for kommunens internkontrollarbeid, uavhengig av om kommunen er valgt ut av tilsynsmyndigheten som deltaker i de aktuelle tilsynene.

For en kommune som er deltakaker eller underlagt tilsyn fra Statsforvalter, kan en tilsynsrapport gi kommunens ledelse informasjon og et mulig grunnlag for å iverksette tiltak.

Veiledere om tilsyn på barnevernsområde og tilsynsrapporter fra landsomfattende tilsyn, publiseres på Helsetilsynets nettsider.

Innhold i internkontrollen

Hvilket innhold skal internkontrollen ha?

Kommuneloven § 25-1 tredje ledd inneholder en opplisting av konkrete krav til internkontrollen. Opplistingen må leses i sammenheng med de mer generelle kravene i bestemmelsens første og andre ledd. Dette betyr at alle tiltak som iverksettes etter tredje ledd, må tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og de må være egnet til å nå formålet om internkontrollen.

Som nevnt i kapittelet om rettslige grunnlag, stiller barnevernloven § 2-1 syvende ledd krav til internkontrollen for kommunens barnevernstjeneste utover kravene i kommuneloven § 25-1.

I det følgende finnes nærmere beskrivelse av bestemmelsene i kommuneloven § 25-1 tredje ledd.

Kommunedirektøren har ansvaret for å utarbeide en beskrivelse av barnevernstjenestens hovedoppgaver, mål og organisering. Dette fremgår av bestemmelsen i kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav a.

Beskrivelsen skal gi overordnet informasjon om barnevernstjenesten. Det er opp til den enkelte kommune hvordan en slik beskrivelse etter bokstav a skal gjøres og hvor detaljert den skal være, så lenge man holder seg innenfor rammene av kravene. Rammene vil framgå av lovens ordlyd, sammenholdt med de øvrige delene av internkontrollbestemmelsen og med omtalen i forarbeidene.

Beskrivelsen skal videre gi informasjon om hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Dette kan for eksempel gjøres som en oversikt over lederstrukturer, rapporterings- og styringslinjer, delegeringer, funksjonsbeskrivelser mv. Det kan også henvises til delegeringsreglement og andre relevante dokumenter. Myndighet og oppgaver for eventuelle private aktører må også beskrives.

Beskrivelsen kan også gi informasjon om plan for kommunens forebyggende arbeid etter barnevernloven § 3-1 andre ledd.

Eksempler på dokumenter der disse opplysningene finnes:

ansvars- og rapporteringslinjer
delegeringsreglement, stillingsbeskrivelser
årsrapporter
handlingsplaner og andre aktuelle planer for virksomheten
avtaler med oppdragstakere
plan for kommunens forebyggende arbeid etter barnevernloven § 3-1 andre ledd

Bestemmelsen i kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav b oppstiller et krav om at kommunen må å ha nødvendige rutiner og prosedyrer for å sikre at barnevernstjenesten følger relevante lovkrav.

Vurderingen av hvilke rutiner og prosedyrer som er nødvendig må bero på en konkret vurdering, og må ses i sammenheng med de andre kravene i kommuneloven § 25-1. Sentralt for nødvendighetsvurderingen, er vurderingen av risiko for avvik.

Saksbehandlingen i barnevernstjenesten kan være kompleks og bestå av kompliserte arbeidsprosesser. Svikt i prosessen kan gi alvorlige konsekvenser for barn og familier. Nødvendighetsvurderingen krever at kommunen etablerer rutiner og prosedyrer som ivaretar denne typen arbeidsprosesser, slik at risikoen for avvik reduseres. Hvis det er høy risiko for avvik, må det derfor foreligge rutiner og prosedyrer som reduserer risikoen.

Kommunen må skaffe seg god oversikt over barnevernstjenestens rutiner. Det vil bidra til at kommunen til enhver tid har den nødvendige oversikt over hva som finnes, og dermed et grunnlag for å kunne vurdere hva som eventuelt må justeres. Det er også viktig at kommunene har et system som sikrer at rutinene følges.

Det er ikke et lovkrav om at enhver rutine og prosedyre skal være skriftlig, men ut fra en helhetlig tolkning av internkontrollkravet i loven vil skriftlighet som regel være nødvendig.

Relevante spørsmål for kartleggingen av hva som er nødvendige rutiner og prosedyrer:

Er ansvarsforholdene i barnevernstjenesten klart beskrevet og forstått av de som utfører oppgaver?
Mangler det rutiner og prosedyrer for å utføre arbeidet i henhold til krav i lov- og forskriftskrav?
Er det feil i rutiner og prosedyrene?
Følger barnevernstjenesten sine rutiner og prosedyrer?
Har barnevernstjenesten et system for å oppdatere og informere ved regelendringer, justering av rutiner eller andre endringer i rammebetingelsene?
Innehar barnevernstjenesten den nødvendige kompetansen til å utføre oppgavene i tråd med rettslige og faglige føringer?
Rapporteres det i barnevernstjenesten dersom det blir gjort feil?
Lærer barnevernstjenesten av egne feil?
Hvordan vet kommunen at barnevernstjenesten leverer tjenester i tråd med forsvarlig god barnevernfaglig praksis?

Når kommunen har kartlagt nåsituasjonen, er neste steg å gjennomføre en risikovurdering for å kunne planlegge og prioritere nødvendige internkontrolltiltak. Et vellykket resultat, forutsetter som hovedregel at ansatte i barnevernstjenesten deltar i dette arbeidet.

Når internkontrollen er etablert, bør det foretas rutinemessige gjennomganger av om de fastsatte rutiner, prosedyrer eller andre tiltak er i samsvar med regelverket og etterleves i praksis. En metode kan være å legge til rette for en felles gjennomgang av bestemte prosedyrer, for eksempel i fellesmøter med ansatte i barnevernstjenesten én eller flere ganger i året. En slik felles gjennomgang bidrar til at alle får innsikt i hva som finnes, og ofte også til å avdekke behov for justeringer/forbedringer. En annen metode kan være å iverksette interne revisjoner i barnevernstjenesten (systematisk gjennomgang av barnevernvirksomheten), enten i regi av egen virksomhet eller utført av andre i kommunen.

Avdekkes det at etablerte rutiner eller prosedyrer ikke følges, må dette meldes og registreres som avvik. Dersom avvik skyldes mangler ved en rutine eller prosedyre, må disse korrigeres eller endres. Den erfaringen som kommunen får gjennom god og systematisk avviksbehandling, bidrar til forbedring av internkontrollen.

Kravet i kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav c innebærer blant annet at kommunedirektøren må sikre at kommunen har på plass et system som avdekker svikt og risiko for svikt i barnevernstjenesten, og som sikrer at avvik og identifisert risiko for avvik følges opp.

Rapportering og behandling av avvik er sentrale elementer i internkontrollen. Brudd på egne prosedyrer, rutiner, instrukser og lignende bør inngå i avviksrapporteringen. Kunnskap om behovet for korrigerende tiltak kan avdekkes også på andre måter, blant annet i forbindelse med opplæringstiltak, og utarbeiding og gjennomgang av prosedyrer.

Skal avviksrapportering ha en funksjon, må meldte avvik følges opp og korrigeres slik at endringer faktisk skjer. Ledelsen må klarlegge årsaken til hendelsen, og vurdere om det er nødvendig å iverksette korrigerende tiltak.

Rutiner for systematisk oppfølging av meldte avvik og henvendelser om påståtte lovbrudd fra barn og foreldre, samarbeidsinstanser og oppdragstakere bør inngå som en del av kommunens avviksbehandling, og det viktig at den som har meldt fra om avviket får en tilbakemelding om oppfølging av meldt avvik. Med oppdragstakere menes her blant annet fosterforeldre, tilsynsførere i fosterhjem, tilsynsfører/veileder i hjemmet, støttekontakter og andre som kommunen måtte benytte til utføring av oppgaver på barnevernsområdet. Kommunene må innhente opplysninger fra disse, og bruke denne informasjonen i internkontrollarbeidet. Ved inngåelse av avtaler med private må avtalen inneholde et punkt om at oppdragstaker har plikt til å gi ulike typer informasjon til den kommunale barneverntjenesten.

Å dokumentere internkontrollen er et viktig virkemiddel for at internkontrollen skal fungere som forutsatt. Kravet til dokumentasjon av internkontrollen fremgår av kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav d.

Lovens krav er å dokumentere internkontrollen i den formen eller det omfanget som er nødvendig. Hvor mye av internkontrollen som må eller bør nedfelles skriftlig, må vurderes konkret og i forhold til hva som anses nødvendig og hensiktsmessig. Det er kommunens behov som skal være avgjørende, og dette vil derfor kunne variere fra kommune til kommune.

Dokumentasjonskravet gjelder for de ulike delene av internkontrollen:

avvikssystem
beskrivelser av kommunens oppgaver og ansvar etter barnevernloven §§ 2-1 og 3-1
fag- og andre støttesystem
rutiner, instrukser og lignende
gjennomføring av konkrete kontroller og aktiviteter

Kravet i kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav e er knyttet til selve internkontrollarbeidet. Skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll skal evalueres.

Det oppstilles ikke noe krav til hvordan selve evalueringen skal gjøres utover at det skal være en evaluering av hvordan kommunen jobber med internkontroll. Dersom det er behov for det, så skal skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll forbedres.

Som nevnt i kapittelet om lovkrav, skal internkontrollens innhold og omfang innrettes i samsvar med bestemmelsene i barnevernloven § 2-1 syvende ledd og § 2-1 a, om opplæring, veiledning og kompetansekrav.

Bestemmelsene krever at internkontrollarbeidet skal identifisere behov for opplæring og/eller veiledning av de ansatte, iverksette kvalifikasjonshevende tiltak ved behov og følge opp om de iverksatte tiltakene virker etter sitt formål.

Brukermedvirkning er ikke lovfestet i kommuneloven § 25-1, og det er heller ikke en slik pliktbestemmelse i barnevernloven.

Erfaring fra barn og foreldre

Erfaringer fra barn og foreldre som er i kontakt med barnevernstjenesten er imidlertid en sentral kilde for kommunens arbeid med å overvåke og forbedre tjenesten.

Erfaring fra samarbeidspartnere

Kommunen kan også innhente erfaringer fra andre samarbeidspartnere som for eksempel pedagogisk-psykologisk tjeneste, helsestasjon, skole og barnehage. Dette kan gjøres gjennom spørreskjema, møter, rapportering, intervjuer, erfaringskonferanser ol. Brukererfaringer bør ses i sammenheng med annen kunnskap kommunen har om tjenesten, herunder erfaringer innhentet fra andre samarbeidspartnere.

Verktøy for internkontrollarbeidet

Relevante tema, tiltak og ressurser

Kommunens arbeid med internkontroll, barnevernstjenestens rapporteringer, resultater fra tilsyn og klagesaker i kommunens barnevernstjeneste, tilsynsmyndighetens rapporteringer og tilsynsrapporter som gjelder andre kommuner, kan gi kommunen et grunnlag for å velge ut relevante tema og tiltak for å undersøke om tjenesten yter barnevernstjenester i samsvar med lovkrav. I tillegg kan svikt og sårbarheter som fremheves i forskning og i forarbeider til barnevernloven og velferdslovgivningen, være relevante temaer for kommunens internkontrollarbeid.

Relevante tema og tiltak som nevnes nedenfor kan benyttes i forbindelse med planlegging av internkontrollarbeidet, eller i forbindelse med kommunens risikovurderinger.

barnets medvirkning
hensynet til barnets beste
arbeidet med meldinger og tilbakemeldinger til melder
arbeidet med undersøkelser
arbeidet med akuttsaker
oppfølging og evaluering av iverksatte hjelpetiltak
oppfølging og evaluering av barnets situasjon i fosterhjem eller på institusjon
dokumentasjon i saksbehandlingen
ettervernstiltak
plikten til å samarbeid med foreldrene
bruken av politibistand
kommunens ivaretakelse av kompetansekrav etter barnevernloven
kommunens ivaretakelse av opplærings- og veiledningskravene i barnevernloven
kommunens etterlevelse av egne prosedyrer og rutinebeskrivelser
om kommunens rutiner og prosedyrer er i samsvar med minstekravet i kommuneloven § 25-1

egenkontroll:
- gjennomgå et utvalg barnevernssaker med fokus på oppfyllelse av definerte lovkrav
  - utarbeide konkrete kriterier om temaet som skal undersøkes
  - analysere, vurdere og konkludere funn
- korrigere og justere med relevante tiltak vurdert på bakgrunn av resultatene/funn på temaet som er undersøkt
- kontrollere at korrigerende tiltak virker over tid, for å sikre at saksbehandlingen på det valgte temaet igjen samsvarer med lovkrav
systematisk gjennomgang av tilsyn i enkeltsaker, for egen læring og det videre arbeid med internkontrollen
systematisk gjennomgangen av klagesaker i enkeltsaker, for egen læring og det videre arbeid med internkontrollen
når veileder for landsomfattende tilsyn på barnevernsområdet presenteres av Helsetilsynet, kan det iverksettes en egenkontroll ved gjennomgang av saker på valgte tema (dersom kommunen ikke blir pålagt tilsyn av Statsforvalter). Veilederen publiseres på helsetilsynet.no.
gjennomgå tilsynsrapporter for å få kunnskap om områder/tema med stor fare for svikt. Med tilsynsrapporter menes her rapporter som gjelder egen tjeneste, eller tjenester som har vært pålagt tilsyn av statsforvalter. Tilsynsrapporter publiseres på helsetilsynet.no.

Saksbehandlingsrundskrivet (Bufdir)

Barnevern kommunemonitor

Helsetilsynet.no:

tilsynsmeldingen
rapport med oppsummering fra landsomfattende tilsyn
veiledere for landsomfattende tilsyn på barnevernsområde
veileder for tilsyn med kommunens barneverntjeneste
veileder om systemrevisjon i kommunen

Veileder Orden i eget hus (KS)

Kilder

Lov og forarbeider:

Kommuneloven
Barnevernloven
Prop. 46 L (2017-2018) Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven)
Prop. 81 L (2019-2020) Endringer av internkontrollregler i sektorlovgivningen (tilpasning til ny kommunelov)
Prop. 133 L (2020-2021)
Høringsnotat – forslag til ny barnevernslov
NOU 2016:16 Ny barnevernslov – Sikring av barnets rett til omsorg og beskyttelse
NOU 2016:4 Ny kommunelov

Veiledere: