Bufetat skal gi likeverdige og forsvarlige tjenester til alle brukere. Kan du ikke kommunisere på et felles språk, er du avhengig av tolk. Det kan for eksempel være fordi de du skal snakke med, har en annen språkbakgrunn enn norsk, eller de har ulike funksjonsvariasjoner/nedsettelser som kan påvirke språket, som en hørselshemming.

Denne veilederen tar blant annet for seg:

• hvilket ansvar leder og medarbeider har
• når du skal og når du bør bruke tolk
• hvilket ansvar tolken har, inkludert taushetsplikt
• utfordringer knyttet til å bruke tolk
• hvor du finner og bestiller kvalifisert tolk

Du får også praktiske råd og tips knyttet til å finne tolk og gjennomføre samtaler.

Enheten kan utarbeide egne rutiner basert på veilederen. Ledere i Bufetats enheter har ansvar for at alle medarbeidere kjenner innholdet i veilederen samt eventuelle lokale rutiner og følger disse.

Leder må sørge for at både hen selv og medarbeiderne:

• har nødvendig kunnskap om når man skal og bør bruke tolk, og hvordan man skal vurdere behovet
• vet hvordan man praktisk bestiller og gjennomfører samtaler med tolk
• setter av nok tid til tolkede samtaler. Tolkede samtaler tar minst dobbelt så lang tid siden alt må sies to ganger.

Leder bestemmer om det skal være opp til den enkelte ansatte å vurdere tolkebehov og bestille tolk, eller om dette skal legges til bestemte funksjoner i enheten.

Alle tolker som brukes i Bufetats tjenester skal være kvalifiserte, det vil si at de tilfredsstiller kravene til å stå oppført i Nasjonalt tolkeregister. Tolken skal være nøytral og upartisk og opptre i samsvar med god tolkeskikk. Dette skaper tillit mellom partene og gir tolking av god kvalitet. Blant annet skal tolken:

• ikke påta seg oppdrag dersom hen er inhabil, og så snart som mulig informere om forhold som gjør eller kan gjøre hen inhabil.
• ha kompetanse nok til å kjenne begreper og uttrykk som er relevante for det konkrete oppdraget og kunne oversette dem på en meningsfylt måte uavhengig av om begrepene finnes i målspråket eller ikke
• forsikre seg om at forholdene ligger til rette for at hen kan utøve oppdraget på en forsvarlig måte
• være nøytral og upartisk og bare tolke under oppdraget
• kjenne til og overholde taushetsplikt i tråd med gjeldende regler og ikke misbruke informasjon som hen får kjennskap til. Tolken er bundet av like streng taushetsplikt som fagpersonene, og du bør kreve at tolken skriftlig bekrefter at hen er kjent med innholdet i reglene om taushetsplikt.

Mer detaljert informasjon om hva som regnes som god tolkeskikk, finnes i tolkeloven og tolkeforskriften.

Du kan bruke en tolk som ikke er kvalifisert, eller som er inhabil, dersom det ikke er forsvarlig å vente. Det kan være i nødssituasjoner der det er fare for liv og helse, eller når andre sterke grunner tilsier det. Dette må begrunnes og dokumenteres. Unntaket gjelder selve tolkeoppdraget, ikke eventuelle nødssituasjoner som medfører at tolken ikke rekker fram.

Som ansatt i Bufetat eller leverandør av tjenester for Bufetat må du alltid vurdere om det er behov for tolk når du skal møte barn eller foreldre. Du må både vurdere sakens karakter og alvorlighet og om det er mulig å kommunisere forsvarlig på et felles språk. Du må spesielt vurdere om samtalen vil kunne berøre :

• rettssikkerhet
• forsvarlig hjelp
• beslutning av betydning for barn, foreldre og familier

Barn og foreldre har krav på å få uttale seg om forhold som angår dem. Du må ha med kvalifisert tolk for å sikre at de får tilstrekkelig og forståelig informasjon og gis reelle muligheter for medvirkning. Du må også påse at informasjonen er tilpasset barnas alder og modenhetsnivå samt barnas og foreldrenes språklige forståelse. Vær oppmerksom på at barn kan ha større språklig forståelse av innholdet i en samtale enn foreldrene. Sjekk derfor med både barn og foreldre at de har forstått innholdet i samtalen.

Tolk må delta i samtaler av betydning for rettigheter og plikter, for eksempel hvis det skal besluttes noe av stor betydning for barnets og/eller foreldrenes situasjon.

Listene er ikke uttømmende, men dette kan i barnevernssammenheng for eksempel være:

• ved observasjon og kartlegging av barns, foreldres eller familiers behov og situasjon
• i avklaringsmøter og ansvarsgruppemøter
• ved utarbeidelse av planer for videre oppfølging
• i oppfølgingssamtaler etter hendelser
• I hjemmebasert utredning og hjelpetiltak
• i møter med dialog/beslutninger om videre tjenester
• i samtaler med tilsynet (Statsforvalter)

Når det gjennomføres tilsyn i en barnevernsinstitusjon, har tilsynsmyndigheten (Statsforvalter) ansvaret for å skaffe tolk ut fra sitt behov. Institusjonen bør likevel ha som rutine å melde tolkebehov i forkant av meldte tilsyn, slik at tilsynsmyndigheten vet at det er barn med behov for tolking ved institusjonen.

Du bør også påse at barn som er i Bufetats barnevernstiltak, får tilgang på tolk når de mottar bistand fra andre instanser, for eksempel BUP, selv om det er instansenes eget ansvar å bestille og betale for tolken.

For barn og foreldre i familievernet kan situasjoner som krever tolk være:

• ved mekling
• i kliniske saker der foreldresamarbeid er relevant
• ved oppfølging av foreldre som har mistet omsorgen for barn
• Du skal dokumentere om tolk har deltatt i møter med minoritetsspråklige og brukere med aktuelle funksjonsvariasjoner, og begrunne det dersom det ikke var tolk på møter der møtedeltakerne ikke kunne kommunisere forsvarlig uten tolk.

Du har ikke plikt til å bestille tolk dersom alle samtalepartene kan kommunisere forsvarlig (inkludert om fagterminologi og faglige vurderinger) uten tolk, for eksempel på et annet språk enn norsk.

Institusjonsansatte og ansatte ved omsorgssentre plikter ikke å bruke tolk ved alminnelig daglig kommunikasjon med beboere - så fremt det ikke går utover beboernes rettsikkerhet eller tilgang på forsvarlig hjelp. Det bør likevel være lav terskel for å bestille tolk dersom barn eller foreldre uttrykker sterkt ønske om det.

Barnets språk, kultur, religion og etnisitet skal tillegges vekt i alle faser av en barnevernssak. Kunnskap om barnets og foreldrenes etniske bakgrunn er viktig for å kunne oppfylle barnets rettigheter som urfolk, nasjonal minoritet eller som del av annen minoritetsetnisk gruppe. Etnisitet kan si noe om språk og mulig tolkebehov.

Opplysninger om etnisk bakgrunn kan registreres i fagsystemene når det er nødvendig for å gi forsvarlig hjelp og ivareta barnets eller foreldrenes rettigheter. Merk at personer med samme etnisk-nasjonale bakgrunn kan ha ulike språk eller dialekter. Språk og dialekter kan også registreres i fagsystemene.

Det er viktig å avklare behovet for tolk tidlig. Tolkebehov kan være et sårbart tema. Det er derfor viktig å fremheve at du som tjenesteutøver kan ha behov for tolk i samtalen for å kunne gjøre jobben din.

Se etter opplysninger om språk/dialekt og tolkebehov i fagsystemene eller andre relevante steder. Spør gjerne dem det gjelder om de mener at de trenger tolk eller ikke. Er du usikker, kan du stille barnet/foreldrene noen åpne spørsmål og se hvordan de svarer. Hvis det er vanskelig å svare, kan det bety at det er behov for tolking

Vær oppmerksom på at det kan være behov for tolk i samtaler med barn og foreldre med samisk eller nasjonal minoritetsbakgrunn, spesielt dersom disse ikke har norsk som førstespråk. Samiske barn og foreldre har spesielle rettigheter knyttet til kommunikasjon innenfor samisk forvaltningsområde, men rett til samisk tolk over hele landet. Du kan lese om hvilke rettigheter den samiske befolkningen har i møte med offentlige tjenester hos Nasjonalt samisk kompetansesenter, NASAK.

Det kan være behov for tolk selv om det ikke er full språkbarriere, for eksempel når barn eller foreldre blander språk, og når de behersker norsk og eksempelvis samisk i ulik grad.

Husk også på at det kan være vanskelig for barn og familier med innvandrerbakgrunn å forstå enkelte dialekter og blandingsspråk, for eksempel blandinger av norsk og svensk.

Du må bestille tolk dersom barn og foreldre med ulike funksjonsvariasjoner/funksjonsnedsettelser ellers ikke vil forstå eller kunne delta i samtalen i møtet. Det kan i tillegg av og til være behov for å benytte alternativ supplerende kommunikasjon (ASK) med personer uten funksjonelt språk. Statlig spesialpedagogisk tjeneste (Statped) har mer informasjon om dette på sine nettsider.

Det bør være lav terskel for å konkludere med å bruke tolk. Er du i tvil om samtalepartene har godt nok felles språk, bør du for sikkerhets skyld bestille tolk. Dersom barn eller foreldre selv ønsker tolk til stede, bør det også bestilles tolk.

Noen kan oppleve det som vanskelig å snakke om problemstillinger som rus, vold, overgrep og omsorgssvikt fordi de frykter at det vil stigmatisere familien. Enkelte barn og unge kan ha mindre tillit til at tolken er upartisk og ikke “tar parti” for foreldrene når det er konflikt mellom barn og foreldre. Derfor må barn og foreldre kunne stole på at tolken oversetter riktig, er nøytral og overholder taushetsplikten.

Som fagperson har du ansvar for å finne en løsning slik at samtalen kan gjennomføres på en forsvarlig måte. Det kan være nødvendig å ta hensyn til sterke preferanser for tolkens kjønn eller å benytte telefontolk når barnet eller foreldrene ønsker anonymitet.

Dersom tolken og familien befinner seg i et lite miljø eller mindre geografisk område der de risikerer å treffe på hverandre utenfor tolkesituasjonen, kan tillit være ekstra krevende. Tolk fra andre deler av landet kan da være en løsning.

Noen ganger behersker barnet/foreldrene også et tilleggsspråk med større geografisk utbredelse enn morsmålet, for eksempel et regionalt eller nasjonalt språk. Da kan det kanskje være lettere å finne tolk som ikke er del av nærområdet.

Du har som fagperson ansvar for at innholdet i samtalen blir forstått. Dersom du vurderer at det er behov for tolk, men barnet/foreldrene ikke ønsker dette, har du ansvar for å forsøke å motivere dem til å akseptere tolk. Det er viktig å forklare hva som kan være konsekvenser av å unnlate tolk i samtalen. Du bør imidlertid være lydhør for årsakene til at barn/foreldre ikke vil ha tolk til stede. Årsakene kan for eksempel være:

• dårlige erfaringer fra tidligere tolkesituasjoner
• hvilket kjønn tolken har
• frykt for at informasjon spres videre
• mulig fare dersom informasjon spres videre

Du bør likevel prøve - så langt det er mulig - å finne en løsning som gjør at de godtar å bruke tolk.

Du skal bruke kvalifisert tolk. Alle kvalifiserte tolker tilfredsstiller kravene til å stå i Nasjonalt tolkeregister. Der er de delt inn i kategorier fra A til E, der kategori A er de best kvalifiserte. Som hovedregel skal det benyttes tolk i kategori A eller B. I de tilfeller der det ikke finnes tolk i ønsket kategori, eller det ikke er noen ledige, kan du bruke alle kategoriene i tolkeregisteret.

Du bør også forsøke å finne en tolk som har kjennskap til familievernets eller barnevernets fagterminologi ved tolking i slike sammenhenger. Du kan etterspørre denne type kompetanse når du bestiller tolken. Enkelte tolker i kategori A og B har utdanning i Tolking i offentlig sektor og innsikt i endel tjenestespesifikke begreper. Du kan spørre om tolken har en slik utdanning.

Tolketjenesten ved NAVs hjelpemiddelsentraler kan formidle tolk for døve og hørselshemmede i tegnspråktolking, tegn som støtte til munnavlesing og skrivetolking. De kan også formidle ulike former for tolking til barn/foreldre med kombinert syns- og hørselshemming. Ta kontakt med din lokale hjelpemiddelsentral.

I Nasjonalt tolkeregister finner du også tolker på norsk tegnspråk og norsk skrivetolking for døve, hørselshemmede og personer med døvblindhet.

Det er et forbud mot å bruke barn som tolk eller til annen formidling av informasjon. Unntak kan gjøres i nødsituasjoner eller når det vurderes som forsvarlig ut fra barnets beste og situasjonen. Det må tas hensyn til barnets alder, modenhet, sakens karakter og tilgjengelige alternativer. Barn skal ikke tolke ved komplekse eller belastende forhold. I enkle, hverdagslige situasjoner kan det være aktuelt, dersom ingen andre tolkemuligheter finnes.

Familiemedlemmer, venner, tilfeldige personer eller ansatte skal ikke brukes som tolk. Tospråklige ansatte kan bidra i daglig kommunikasjon, men ikke som tolk.

Unntak må begrunnes og dokumenteres.

Fremmøtetolking innebærer at tolken er på samme sted som samtalepartene, mens fjerntolking innebærer at tolken eller en eller flere av samtalepartene ikke er på samme sted. Valgfriheten gjelder alle tilfeller der det brukes tolk, også når det foreligger en plikt. I familievernet er det mekler som tar stilling til om telefon- eller skjermtolk skal benyttes.

Bufetats enheter har ansvar for å bruke tilfredsstillende tekniske løsninger, ha et velegnet og uforstyrret rom, gi opplæring av personalet i bruk av utstyret og ansvar for ivaretakelse av personvernet ved skjermtolking og telefontolking.

For vurderingen av type tolking har Bufdir valgt å følge anbefalingene fra Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI), som er fagmyndighet for tolking:

• Fremmøtetolking muliggjør non-verbal kommunikasjon, der også kulturelle nyanser synliggjøres og bør være førstevalget hvis det er mulig.
• Skjermtolking er bedre enn telefontolking, som ofte egner seg best for kortere samtaler eller formidling av konkrete beskjeder.

Telefontolking kan være gunstig dersom du ikke får tak i annen kvalifisert tolk. Telefontolk kan imidlertid hemme flyten i samtalen og oppleves som mer upersonlig, spesielt av barn.

Telefontolk kan være gunstig dersom barn/foreldre har sterke ønsker om anonymitet, for eksempel fordi det er konflikter i deres nettverk og miljøene er gjennomsiktige, de er spesielt profilerte i sine miljøer, eller av andre årsaker.

I noen tilfeller kan gjenkjennelighet være risikabelt for barnet og/eller foreldrene. Du skal da gjøre en vurdering av om barn og foreldre bør være anonyme for tolken, og informere dem om muligheten for dette. Tolking bør i slike tilfeller gjennomføres på telefon.

Dersom det er viktig å skjule barnets/foreldrenes identitet for tolken må du tenke gjennom hvilke opplysninger som gis i samtalen. Navn på personer og steder må unngås. Dersom barnet/foreldrene har en dialekt eller et språk som få i et land snakker, kan det føre til vansker for anonymiteten. I slike tilfeller kan det være lurt at samtalen foregår på barnets/foreldrenes andrespråk eller opprinnelseslandets offisielle språk. Det kan være lurt å avtale at barnet/foreldrene kan gi et non-verbalt tegn dersom de skulle kjenne igjen tolkens stemme eller føle seg utrygge av andre årsaker. Da skal du avslutte samtalen.

Dersom sikkerhetsmessige hensyn tilsier at du ikke kan benytte tolk fra nærområdet/landsdelen, bør du vurdere om det er trygt å benytte tolk fra andre deler av landet. Du kan eventuelt benytte en internasjonal tolketjeneste hvis deltakerne i samtalen kan gjøre seg godt forstått på engelsk.

Det er viktig å forklare barnet og familien hva en tolk er og hvordan tolken jobber når du finner ut at det er behov for å bestille tolk. Det er også viktig å legge til rette for at barnet og foreldrene opplever tillit til tolken. Informer om navnet på mulig(e) tolk(er) i god tid før samtalen og før tolken kontaktes slik at barn og foreldre har mulighet til å opplyse om problemstillinger som kan vanskeliggjøre samtalen, for eksempel inhabilitet. De fleste samtaler i Bufetat omhandler sensitive temaer. Mottakerne av tjenestene kan av den grunn være ekstra skeptiske til tolk. Det er derfor viktig å informere om tolkens taushetsplikt og nøytralitet, og at det gjøres en god vurdering av habilitet.

Dersom det kan være risiko forbundet med det å ha tolk til stede i samtalen, er det spesielt viktig å spørre barn og foreldre før du spør tolken. Du kan lese mer i kapittelet Tolking og sikkerhet for barn og foreldre.

Tolken bør ha mulighet til å vurdere sin egen kompetanse og kapasitet. Tolken har derfor behov for informasjon om aktuell dialekt, tolkeform (fremmøte-, skjerm- eller telefontolk), hvor mange som skal delta i samtalen, temaene, rammer og mål for samtalen.

Tolken må ha mulighet til å vurdere egen habilitet. Derfor må du oppgi alle deltakeres navn - også fagpersonenes, kjønn og alder.

Du må sjekke tolkens kvalifikasjoner på det aktuelle saksområdet og habilitet før du oppgir eventuell informasjon om temaer for samtalen. Tolken trenger informasjon for å kunne forberede seg til samtalen.

Det kan, hvis mulig, være lurt med en forsamtale for å sikre at du og tolken jobber godt sammen under samtalen. Det kan blant annet være lurt å avklare hvordan tolkingen håndteres dersom det oppstår konflikt i samtalen og mange snakker i munnen på hverandre. Dette kan for eksempel gjøres ved at tolken da tolker deg, slik at du kan få avbrutt konflikten.

Ved lengre samtaler vil tolken trenge pauser. Avklar tolkens behov for pauser og eventuell mulighet for utvidelse av tiden før samtalen.

• Kontroller tolkens ID mot navnet i oppdragsbekreftelsen i Tolkeregisteret. Ved telefontolking bør du be tolken om å vise fram ID-kortet på skjerm før barnet/foreldrene kommer inn i rommet og skjermen slås av.
• Avklar igjen tolkens habilitet – spør om tolken og barnet/foreldrene kjenner hverandre. Dokumenter dette.
• Tolken skal undertegne på taushetspliktskjemaet ved første gangs tolking i en sak. Dersom tolkingen skjer over skjerm eller telefon, oversendes skjemaet på forhånd og undertegnes elektronisk eller oversendes via e-post.

Rammer og roller

• Sett av dobbelt med tid. Tolkede samtaler tar dobbelt så lang tid siden alt skal sies to ganger. Barnet og/eller foreldrene kan i tillegg være ukjente med Bufetats systemer og ha behov for at det brukes mer tid på forklaringer enn andre i samme situasjon. Tolken kan også ha behov for pauser.
• Du bør informere om hvordan tolkingen skal foregå. Tolken informerer om tolkens rolle og taushetsplikten.
• Hvis det er mulig, bør du unngå at tolken og barnet/foreldrene venter på samme venterom eller forlater rommet sammen. Da er det lettere for tolken å opprettholde en nøytral rolle.
• Spør aldri om tolkens mening om saken. Tolken skal ikke trekkes inn som part.
• Tolken skal kun brukes til å tolke det som sies, ikke til kulturformidling eller -forståelse.

Tolken er ikke en part i samtalen

• Se på den du snakker med, ikke tolken, under samtalen.
• Bruk «du» til den du snakker med, men tiltal tolken i tredje person. Dette kan bidra til å fremheve at det er fagpersonen/e og barn/foreldre som snakker sammen, mens tolken er en nøytral hjelper.

Gjør det enkelt å forstå deg, og sjekk at du blir forstått

• Snakk tydelig og bruk korte setninger. Unngå vanskelige ord, begreper, ordspråk og uttrykk som det kan være utfordrende å oversette.
• Vær så saklig og presis som mulig. Spill ikke inn mange temaer og spørsmål på en gang.
• Still kontrollspørsmål for å vurdere om barnet/foreldrene forstår, eller be dem om å forklare med egne ord det de har forstått av samtalen. Hvis noe er uklart, spør du dem, ikke tolken.

Ta hensyn til tolken underveis og etterpå

• Selv om tolken ikke er en part i samtalen, bør du la hen få ordet når hen trenger det. Vær sensitiv for tolkens signaler.
• Det kan være emosjonelt belastende å tolke i sensitive samtaler, kanskje særlig hvis tolken må formidle vanskelige budskap. Du bør, hvis mulig, legge inn tid til en etter-samtale med tolken om hvordan samtalen gikk og hva som eventuelt kan endres senere.

Skap kontinuitet der du kan

• Bestill gjerne samme tolk til senere samtaler med barn/foreldre dersom både du, barnet og foreldrene var fornøyde med samtalen. Det kan bidra til trygghet og tillit og gjøre det lettere å holde tråden i samtalen.

Det er ditt ansvar å formulere deg klart, tydelig og forståelig og legge til rette for en god samtale. Dersom du har inntrykk av at tolkingen likevel ikke fungerer, for eksempel fordi du, barnet eller foreldrene har inntrykk av at ikke alt oversettes, noe oversettes feil eller mangelfullt, tolken befinner seg på et sted der taushetsplikten ikke kan ivaretas eller annet, bør du vurdere å avbryte og utsette samtalen.

Alvorlige avvik under tolking skal meldes til eventuell tolkeleverandør og rapporteres til IMDI. Alle kan varsle IMDi ved mistanke om at tolker ikke overholder tolkelovens krav til tolker. Du kan varsle digitalt via IMDis varslingssystem.

For barnevernssektoren i Bufetat

Bufetat skal ikke dekke alle utgifter til tolk når barnet er på barnevernsinstitusjon. Bufetat dekker utgifter til tolk som faller inn under institusjonens ansvar for å ivareta den daglige omsorgen for barnet. Tolk ved familie- og nettverksarbeid, herunder familieråd, dekkes av Bufetat når dette er del av institusjonens tilbud.

Kommunal barnevernstjeneste er ansvarlig for å dekke tolkeutgifter som følge av kommunens ansvar for å iverksette og følge opp tiltak, selv om barnet oppholder seg i barnevernsinstitusjon. Dette innebærer at kommunen for eksempel er ansvarlig for å dekke utgifter til ansvarsgruppemøter som er initiert av kommunen som ledd i kommunens oppfølging av barnet og familien.

Dersom barn eller foreldre mottar tjenester av andre instanser, eller skal delta på møter som disse instansene er ansvarlige for, slik som samtaler ved BUP eller fastlege, har instansene ansvar for å bestille og betale tolk. Du finner mer informasjon om dette i betalingsrundskrivet.

For familieverntjenesten i Bufetat

Familievernkontorene bestiller selv tolk. Bufetat dekker utgiftene.

Du finner informasjons- og veiledningsmateriell om arbeid med tolk på IMDis nettsider.

Kontakt

Har du spørsmål eller kommentarer til denne veilederen, ta kontakt med:

Sissel Marie Neumayer
E-post: sissel.marie.neumayer@bufdir.no