Involvering og forankring

Kommunene har erfaring med å utarbeide tilstandsrapporter innen barnehage og skole. Disse erfaringene viser at involvering og godt samarbeid underveis i prosessen bidrar til bedre rapporter, og bedre beslutninger.

Involvering av det politiske nivået

Det bør være en dialog mellom administrasjonen og folkevalgte om hva rapporten skal inneholde. Informasjonen skal gjøre folkevalgte i stand til å sette retning for tjenesten.

Andre lokale aktører

Barnevernstjenestens arbeid er relevant og viktig for ulike aktører i kommunen. Ved å involvere lokale aktører kan man bidra til større og bredere forankring, mer kompetanse, tverrfaglighet, helhet og flere ressurser i arbeidet med tilstandsrapporteringen.

Økt involvering kan dreie seg om å involvere flere fra samme nivå (ofte administrativt nivå), eller å skape økt engasjement og involvering på tvers av nivåer.

Eksempler på fremgangsmåter for involvering og forankring

Det finnes ikke en fasit for hvordan involvering og forankring bør være. Her følger forslag til måter å organisere arbeidet på:

Eksempel fra kommune A

I kommune A utformer administrativt nivå ved virksomhetsleder for skole og skolefaglig rådgiver den årlige tilstandsrapporten. Rapporten som utformes er imidlertid ikke ferdigstilt før den har vært gjennom flere runder med gjennomlesing og tilbakemeldinger fra ulike aktører og nivåer i kommunen.

Først sendes rapporten til plangrupper ved skolene og et skoleovergripende brukerråd på kommunenivå. Skolenes plangrupper består av skoleleder, inspektør, SFO-leder og et utvalg lærere. Brukerrådet består av FAU-lederne ved de ulike skolene, i tillegg til to ansattrepresentanter og to elevrepresentanter. Plangruppene og brukerrådet får anledning til å vurdere den foreløpige rapporten, og komme med tilbakemeldinger om rapportens innhold og struktur til det administrative nivået.

Deretter utformer virksomhetsleder og skolefaglig rådgiver et nytt forslag til rapport, som legges frem for en av kommunens politiske komiteer. Dermed får politisk nivå anledning til å lese og gi innspill til rapportens innhold før den foreligger i endelig versjon.

På bakgrunn av dette ferdigstilles den årlige tilstandsrapporten av kommunens administrative nivå, og legges til slutt frem for kommunens bystyre. Rapporten som bystyret får presentert er dermed den tredje versjonen av årlig tilstandsrapport, som har blitt foredlet og ferdigstilt etter involvering av kommunens administrative og politiske ledelse, samt skoleledere og andre ansatte ved skolene, og foreldre og elever.

Kommunens formål med en slik bred involvering er å skape økt forankring av rapportens innhold, og på den måten bidra til å skape et reelt og aktivt verktøy for kvalitetsutvikling. I tillegg oppgis det i forbindelse med årets utarbeiding av årlig tilstandsrapport at denne prosessen bidrar til å sikre at årlig tilstandsrapportering blir noe mer enn et krav som krysses av på en liste, men snarere for å sikre at den får en reell funksjon, blant annet ved at den henger sammen med andre strategi- og måldokumenter i kommunen.

Den involverende prosessen bidrar også til å spre informasjon og kunnskap om tilstanden i skolen. Informantene påpeker også at prosessen har skapt et større eierforhold til resultatene, og at det er med på å ansvarliggjøre politikerne i større grad. I tillegg gir det aktørene i kommuneadministrasjonen en bedre forståelse og kunnskap om det som ligger bak tallene som presenteres i rapporten, slik at kommunen kan legge forbedrede strategier for skolen fremover.

Eksempel fra kommune B

I kommune B har de nedsatt en egen arbeidsgruppe hvor både administrativt nivå og skoleledere inngår. Skoleledernivået involveres for å sikre medvirkning fra skolenivået. I tillegg utnevner de en politisk representant som saksordfører og som følger hele prosessen.

Den politiske deltakelsen er et ledd i kommunens øvrige system. Kommunen har en komite for tjenesteutvikling som behandler mange av sakene som omhandler oppvekstområdet og grunnskolen. Det blir oppnevnt en saksordfører for alle saker som skal til behandling i tjenesteutviklingskomiteen, som følger saken helt frem til bystyrets behandling.

Saksordføreren fremmer en innstilling til tjenestekomiteen, hvorpå komiteens innstilling blir lagt frem for bystyret av samme saksordfører. Dette for å styrke den politiske forankringen. I stedet for at administrasjonen gjør saken helt ferdig før den legges frem for politikerne, går den i flere runder mellom administrativt og politisk nivå før tilstandsrapporten ferdigstilles. Prosessen foregår i flere runder.

Først utarbeides et oppstartsnotat, i form av en kort presentasjon av formålet med saken og hva den skal munne ut i. Deretter inviterer de politisk nivå til å mene noe om hvilke hovedområder rapporten bør ta opp i seg, før administrasjonen jobber videre med rapporten.

I neste fase går administrasjonen tilbake til politisk nivå med en underveismelding hvor det foreløpige arbeidet presenteres, og politisk nivå igjen får komme med innspill og tilbakemeldinger. Etter denne andre innspillsrunden går kommuneadministrasjonen i gang med den endelige sluttproduksjonen av den årlige tilstandsrapporten, før den blir presentert for ordinær politisk behandling.