Her finner du råd og veiledning for å bruke Bufdirs søknadsportal for tilskudd. Les informasjonen under svært nøye, spesielt informasjon om «Administrator».

Innføring i bruk av nytt søknadssystem

Bufdir innfører i løpet av 2016 et nytt søknadssystem for våre tilskuddsordninger kalt Insights Grants. Systemet er internettbasert og befinner seg på nettadressen soknadsportal.bufdir.no. I løpet av året vil søknadsskjemaer for de fleste av våre tilskuddsordninger bli tilgjengelige der, og bruk av Altinn-skjemaer vil bortfalle. 

Full digitalisering

I tillegg til å videreføre en løsning med elektroniske søknadsskjemaer vil systemet digitalisere alle de prosesser som i dag skjer ved hjelp av fysiske brev. Dette medfører at alle tilskuddsbrev, avslagsbrev, klageavgjørelser, purringer osv. vil bli formidlet via e-post til den adressen som er oppgitt i systemet av dere, i tillegg til å bli tilgjengelig digitalt i selve søknadssystemet. Systemet vil også gi dere som søker en bedre mulighet til å få tilgang til deres egne sendte og behandlede søknader, og det vil forenkle rapportering og dialog med Bufdir rundt søknadsprosessen.

Insights Grants følger WCAG 2.0-standarden, og det er derfor fullt ut universelt utformet. 

Hvordan systemet er bygget opp

Systemet baserer seg på at alle som ønsker å søke, må opprette en bruker for sin virksomhet (organisasjon, stiftelse, forening, enkeltpersonsforetak, bedrift, kommune og liknende) ved å benytte sitt organisasjonsnummer. Se også særskilt informasjon nedenfor om registrering for virksomheter som mottok tilskudd fra oss i 2015. Virksomheten må ha en administrator i systemet. Administratoren kan legge til personer som søker med tilgang til å sende inn og følge opp søknader. Les mer om dette under «Administrator» og «Søker» nedenfor. 

Innlogging og brukerregistrering er knyttet opp mot ID-porten, og man kan benytte bl.a. MinID og BankID som påloggingsmetode. Opplysningene om virksomheten som fremkommer ved brukerregistrering , vil være hentet fra Enhetsregisteret. Dersom disse dataene ikke er korrekte, kan administrator redigere dette i systemet, men vi oppfordrer dere til å sørge for at dataene i Enhetsregisteret er korrekte og oppdaterte til enhver tid. 

Hvordan sende søknader

Når en bruker er opprettet for deres virksomhet, vil dere få tilgang til «Min side». Dette er en hjemmeside hvor dere finner en oversikt over gjeldende utlysninger av tilskudd, søknader dere har sendt inn, opplysningene registrert på virksomhetens bruker og hvilke oppgaver dere eventuelt har fått i tilknytningen til en søknad. Les mer om dette nedenfor.

Fra denne siden kan dere sende inn søknader på de til enhver tid utlyste tilskuddsordningene ved å fylle ut et digitalt søknadsskjema. Når søknaden er innsendt, vil den bli saksbehandlet av Bufdir. Eventuell korrespondanse, slik som etterspørsel etter manglende dokumentasjon til søknaden, vil skje gjennom systemet og varsles dere via e-post.  

Rapportering og oppfølging

All rapportering på innvilgede tilskudd vil skje gjennom systemet. Rapportskjemaer vil bli tilgjengelige i god tid før rapporteringsfrist i form av oppgaver som må løses. Les mer om oppgaver nedenfor. Oppfølging av rapporter og skjemaer vil også skje gjennom systemet, slik at alle hendelser og oppgaver knyttet til en søknad blir oversiktlige og enkle å følge med på både for dere som tilskuddsmottaker og for oss som tilskuddsforvalter. 

Registrering for virksomheter som tidligere har mottatt tilskudd

Dersom dere mottok tilskudd fra Bufdir i 2015, vil dere få tilsendt en PIN-kode på e-post fra Bufdir. Vi sender denne koden til e-postadressen dere oppga ved sist innsendte søknad til oss. Ved å legge inn koden vil deres bruker bli verifisert og godkjent. Hvis dere mottok tilskudd i 2015, men ikke har fått en PIN-kode fra oss, er det likevel bare å registrere en bruker på virksomheten.

For alle andre virksomheter, eventuelt dersom man ikke oppgir PIN-koden selv om man mottok tilskudd i 2015, vil det være en særskilt saksbehandling hos Bufdir av opprettelsen av brukeren for å verifisere at opplysningene er korrekte. Merk at det vil være fullt mulig å sende inn søknader mens vi behandler verifiseringen av brukeren, men søknaden vil ikke bli behandlet før verifiseringen er fullført.

Administrator i systemet

Dere bestemmer selv hvem administratoren skal være, men vi anbefaler at dere velger en som kjenner virksomheten godt og sitter sentralt plassert, som styreleder, generalsekretær, daglig leder, ansatt i rådmannens stab, byrådsleders kontor eller bydelsdirektørs stab.

Administratoren er overordnet ansvarlig for brukeren til virksomheten. Administratoren har rettigheter til å lese alle søknader, og kan godkjenne at andre i virksomheten kan fylle ut og sende inn søknader på vegne av virksomheten. Disse blir da «søkere» (se egen info nedenfor om denne rollen). Administrator kan også sende inn søknader og rapporter, klage på vedtak om egne søknader og oppdatere informasjon om virksomheten, slik som e-post, adresse, telefonnummer og kontonummer.

Merk at administrator imidlertid ikke kan endre på søknader eller rapporter som en annen har ansvar for.

Ønsker dere å skifte administrator etter første gangs registrering, må dere ta kontakt med Bufdir.

Søker i systemet

I søknadsportalen er en søker en person som enten har blitt bekreftet av en administrator eller som har sendt inn en søknad på vegne av en virksomhet (selv om vedkommende ikke har blitt bekreftet av administrator). Vi skiller derfor mellom følgende to søkertyper:

  • Bekreftet søker (godkjent av en administrator)
  • Ubekreftet søker (har sendt inn en søknad uten å være godkjent av en administrator)

Dersom en ubekreftet søker sender inn en søknad på vegne av en virksomhet, vil administratoren hos denne få en oppgave om å bekrefte at søkeren er tilknyttet virksomheten. Dersom administratoren ikke bekrefter søkeren, vil søknaden ikke bli behandlet, da virksomheten anser at søkeren ikke har rett til å søke på deres vegne. Dersom administratoren bekrefter søkeren, vil søknaden gå til behandling hos oss. Vedkommende vil også bli lagt til som bekreftet søker.

Dette innebærer at nye personer i virksomheten kan søke uten å ha blitt godkjent av virksomhetens administrator på forhånd. Hensikten med godkjenningsprosessen i etterkant av at søknaden er sendt inn, er å sørge for at alle har mulighet til å søke, selv om det er kort tid før fristen og administrator er fraværende. Samtidig sikres det at søkeren er tilknyttet virksomheten.

Hensikten med å gjøre det på denne måten, er å gi enkeltpersoner anledning til å sende inn en søknad uten først å måtte få opprettet en søkerrolle hos en bestemt virksomhet. Da blir det heller en godkjenningsprosess i ettertid som sikrer at ikke feil personer sender inn søknader på vegne av virksomheten.

En søker vil ha anledning til å sende inn søknader, få oppgaver om å rapportere på mottatt tilskudd, kunne redigere egen kontaktinformasjon, og eventuelt ha mulighet til å sende inn klager på søknader vedkommende har sendt inn. En søker har kun tilgang til å se og utføre oppgaver på søknader personen selv har sendt inn. Kun administratorer har anledning til å se alle søknader som er sendt inn for en virksomhet.

 

Hva kan administrator og søker gjøre?

Administrator 

  • Godkjenne søkere for sin virksomhet
  • Redigere kontaktinformasjon og kontonummer for virksomheten
  • Lese alle søknader hos virksomheten
  • Lese alle oppgaver og korrespondanse som finnes for virksomheten
  • Administrator har også rettighetene til en søker når han/hun selv har sendt inn søknaden (se under)
Søker

 

  • Sende inn søknader
  • Rapportere på mottatt tilskudd
  • Klage på vedtak fra Bufdir
  • Redigere egen kontaktinformasjon
  • Lese egne innsendte søknader
  • Motta og svare på oppgaver fra Bufdir i forbindelse med søknad og rapport
Søknader

Søknadsskjemaene ligger under fanen «Utlysninger». Tilskuddsordninger dere kan søke på vil ligge under «Åpne utlysninger». Der vil dere se søknadsskjemaene og når søknadsfristen er.

Under «Mine søknader» ligger søknadene dere har begynt på («Utkast»), sendt inn («Innsendte») og som vi har ferdigbehandlet («Arkiverte»). Dersom du er administrator for virksomheten, vil du kunne se alle søknadene som er sendt inn for virksomheten. Dersom du er en søker for en virksomhet, vil du kun se de søknadene du selv har sendt inn.

Søknader under «Utkast» er altså søknader dere har begynt å fylle ut, men ikke sendt inn ennå.

Søknadsskjemaene er delt inn med flere kategorier som for eksempel «Søknadsdetaljer», «Beskrivelse av tiltaket», «Kontaktinformasjon» og «Vedlegg» der dere skal skrive inn de forskjellige opplysningene. Dere kan fylle ut opplysningene i den rekkefølgen dere ønsker. All informasjon vil bli lagret når dere trykker på «lagre utkast» slik at dere ikke mister informasjonen om dere logger ut. Dere kan derfor begynne på søknaden én dag og ferdigstille og sende den inn en annen dag.

Felt som er markert med * er obligatoriske og må fylles inn. I visse tilfeller markerer * at feltet ikke er fylt ut korrekt. Det gjelder for eksempel for budsjettfeltet, der det er krav om at budsjettet skal være i balanse. Dette vil alltid være beskrevet i hjelpetekst til feltet. Dere får ikke sendt inn skjemaene før alle de obligatoriske feltene er riktig fylt ut.

Søknader under «Innsendte» er de siste søknadene som dere har sendt inn.

Under «Arkiverte» er søknader som dere har sendt inn, og som vi har gjort oss ferdig med etter at dere for eksempel har sendt inn rapport for det mottatte tilskuddet.

Oppgaver

Når dere har sendt inn en søknad, vil den som har sendt inn søknaden få oppgaver fra Bufdir. Disse vil ligge under «Åpne oppgaver» på «Oppgaver».

En oppgave kan for eksempel være å

  • sende inn ny eller manglende dokumentasjon
  • svare på spørsmål fra oss om søknaden
  • sende inn rapport og regnskap og liknende

Den som har sendt inn søknaden vil få tilsendt en e-post når det ligger en oppgave og venter på behandling. Vi vil sende en oppgave til dere når dere skal sende inn rapport og regnskap.

Under «Løste oppgaver (arkiv)» finner dere en oversikt over oppgaver dere har ferdigstilt.

Virksomhets- og brukerinformasjon

Under menyen «Virksomhet» er det en fane som heter «Virksomhetsinformasjon». Der ligger det en del informasjon om virksomheten, som kontaktinformasjon og liknende. Denne informasjonen kan endres av administrator, og det er viktig at dere oppdaterer informasjonen med korrekt adresse, telefonnummer, e-postadresse, bankkonto og liknende.

Her finner man også fanen «Brukere» som gir en oversikt over hvem som er administrator og søkere (både bekreftede og ubekreftede søkere, som omtalt ovenfor).

Under menyen «Brukerprofil» finner man data om ens egen personlige bruker, enten man er administrator eller søker. Det er mulig å endre noe av informasjonen som ligger her, men kun den kontaktinformasjonen som gjelder den aktuelle søkeren/personen.

Hjelp fra Bufdir

Dersom dere får problemer med å for eksempel opprette søker, fylle ut eller sende inn søknad, endre kontaktinformasjon, eller endre administrator eller søker, kan dere ta kontakt med oss i Bufdir. Dere skal ikke lenger kontakte Altinn.

Det eneste Bufdir ikke kan hjelpe dere med er å logge inn via ID-porten og å endre informasjon om virksomheten i Enhetsregisteret.

Kontakt

E-post: tilskudd@bufdir.no

Telefonnummer til sentralbordet: 46 61 50 00

Be om å få snakke med den som er saksbehandler på den enkelte tilskuddsordningen, eller med Inge Carlén, Carl F. Gjerdrum eller Nicolai Steineger.

Brukerstøtte ID-porten

Trenger dere hjelp til bruk av ID-porten, kan dere kontakte Direktoratet for Forvaltning og IKT (Difi) på:

Betjent hverdager kl. 08.00 – 15.30

Brukerstøtte Enhetsregisteret

Skal du gjøre endringer i registrerte opplysninger i Enhetsregisteret, må du gjøre endringene i Samordnet Registermelding i Altinn.

Kontakt

Betjent hverdager kl. 08.00 - 15.00.

Utvikling av søknadssystemet

Bufdir vil jobbe kontinuerlig med å videreutvikle søknadssystemet.

Det vil komme flere funksjoner på «Min side» etter hvert, som for eksempel at dere kan gi revisor mulighet til å logge seg inn og lese utfylte og innsendte søknader.

Det vil også komme en «spørsmål og svar»-side, og vi planlegger å lage videoer som viser hvordan man kan bruke de forskjellige funksjonalitetene i vårt system.

Dersom dere har forslag til forbedringer tar vi gjerne imot disse på e-post til tilskudd@bufdir.no.

Publisert 22. februar 2016.
Oppdatert 01. desember 2016.