OBS! Denne saken gjelder tilskudd i 2021. Spørsmål og svar om tilskudd i 2020 finner du her.

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) vet at mange har spørsmål om hvordan pandemien påvirker tilskuddene som dere har søkt om eller mottatt gjennom våre tilskuddsordninger. Bufdir har også i år løftet en del prinsipielle spørsmål til våre moderdepartement, Barne- og familiedepartementet (BFD) og Kulturdepartementet (KUD), fordi vi ikke uten videre har mulighet til å avvike fra etablert praksis og krav i tilskuddsforvaltningen. Spørsmålene vi har tatt opp handler om:

  • tilpasninger med tanke på omdisponeringer og utsettelser av aktivitet/prosjekter som har fått støtte,
  • alternativ aktivitet hvis man må avlyse arrangement som har fått tilskudd,
  • tilbakebetaling av prosjekttilskudd, og
  • behandling av søknader som ennå ikke er vedtatt og som åpenbart ikke lar seg gjennomføre. 

Under følger en del spørsmål og svar som forhåpentligvis gir dere tilstrekkelig informasjon om hvordan dere skal forholde dere til søknader og mottatte tilskudd i disse koronatidene. Merk at det er ulike regler som gjelder for frivillige/ideelle virksomheter og kommuner/offentlige virksomheter.

Smittesituasjonen kan endre seg i løpet av 2021. Bufdir ber alle tilskuddsmottakere om å gjøre alt dere kan for at viktige og ofte utsatte og sårbare målgrupper får et godt tilbud innenfor de til enhver tid gjeldende retningslinjene fra helsemyndighetene. 

Frivillige og ideelle virksomheter 

Vi er en frivillig organisasjon som har fått driftstilskudd for tilskuddsåret 2021 hvordan påvirker koronasituasjonen oss?

Dere beholder driftstilskuddet og kan benytte det til det formålet dere har fått tilskudd til. Ingen store endringer her.

Vi har søkt om tilskudd til et prosjekt/tiltak som skal gjennomføres våren/sommeren 2021. Hvordan vil vår søknad bli behandlet?

Dersom tiltaket kun kan gjennomføres i sommer og det er helt åpenbart at dere må avlyse tiltaket på grunn av smittevernhensyn, kan vi avslå søknaden deres.

Dersom vi innvilger søknaden, men tiltaket/prosjektet/arrangementet er i faresonen for å måtte avlyses på grunn av smittevernhensyn, har dere tre muligheter:

  1. Dere kan utsette tiltaket til et tidspunkt som passer bedre, så lenge dette er i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene.
    • Dersom dere utsetter tiltaket til senere i prosjektperioden, trenger dere ikke kontakte oss. Da skal dere bare rapportere som vanlig i 2022.
    • Dersom dere vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden, må dere sende en søknad om utsettelse av sluttrapporteringsfristen til oss før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Vi vil være fleksible med å utsette gjennomføringen av tiltakene. Samtidig vil vi oppfordre til å vurdere andre alternativer, slik at dere får gjennomført så mye aktivitet for målgruppen som mulig innenfor den opprinnelige tilskuddsperioden.
    • Dersom dere har fått tilskudd til et tiltak som går over flere år, trenger dere ikke søke om utsettelse innenfor prosjektperioden for det flerårige prosjektet. Det holder at dere forteller om utsettelsene og/eller omdisponeringene av tiltaket i fremdriftsrapporten som sendes til oss.
  2. Dere kan bruke tilskuddet til å gjennomføre et annet type tiltak eller alternative aktiviteter, så lenge dette er innenfor formålet til tilskuddsordningen dere har fått tilskuddet gjennom, og så lenge dere gjennomfører tiltaket i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene. Dere trenger ikke søke om å gjennomføre alternative aktiviteter, og skal kun rapportere på vanlig måte i 2022. Dersom dere i tillegg vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse til oss. Dere må sende inn en søknad om utsettelse til oss før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Vi vil være fleksible med å utsette tiltak. Samtidig vil vi oppfordre til å vurdere andre alternativer, slik at dere får gjennomført så mye aktivitet for målgruppen som mulig innenfor den opprinnelige tilskuddsperioden. Ta kontakt med oss hvis dere er i tvil om den nye aktiviteten er innenfor tilskuddsordningens formål. Regelverk og mål med tilskuddsordningene finner dere også på nettsidene våre.
  3. Dersom dere mener at dere ikke kan gjennomføre tiltaket/prosjektet slik dere beskrev det i søknaden, eller på alternativ måte eller ved å utsette, må dere gi beskjed til oss om det så snart som mulig for å kunne betale tilbake tilskuddet.

Vi fikk tilskudd til et prosjekt/tiltak i 2021, og det er mulig at vi må avlyse hele eller deler av prosjektet/tiltaket på grunn av koronasituasjonen. Hvordan skal vi forhold oss til tilskuddet vi har fått?

I utgangspunktet beholder dere det tilskuddet dere har fått og rapporterer på vanlig måte når prosjektet er ferdig.

Hvis prosjektet/tiltaket dere har søkt om ikke lar seg gjennomføre som planlagt, og dere står i fare for å måtte avlyse deler av det, har dere tre muligheter:

  1. Hvis prosjektet/tiltaket lar seg gjennomføre i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene på et senere tidspunkt, kan dere utsette tiltaket.
    • Dersom dere utsetter tiltaket til senere i prosjektperioden, trenger dere ikke kontakte oss. Da skal dere bare rapportere som vanlig i 2022.
    • Dersom dere vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden, må dere sende en søknad om utsettelse av sluttrapporteringsfristen til oss. Dere må sende oss en søknad om utsettelse før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Vi vil være fleksible med å utsette gjennomføringen av tiltakene. Samtidig vil vi oppfordre til å vurdere andre alternativer, slik at dere får gjennomført så mye aktivitet for målgruppen som mulig innenfor den opprinnelige tilskuddsperioden.
    • Dersom dere har fått tilskudd til et tiltak som går over flere år, trenger dere ikke søke om utsettelse innenfor prosjektperioden for det flerårige prosjektet. Det holder at dere forteller om utsettelsene og/eller omdisponeringene av tiltaket i fremdriftsrapporten som sendes til oss i 2022.
  2. Dere kan bruke tilskuddet til å gjennomføre et annet type tiltak eller alternative aktiviteter, så lenge dette er innenfor formålet til tilskuddsordningen dere har fått tilskuddet gjennom, og så lenge dere gjennomfører tiltaket i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene. Dere trenger ikke søke om å gjennomføre alternative aktiviteter, og skal kun rapportere på vanlig måte i 2022. Dersom dere i tillegg vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse til oss. Dere må sende en søknad om utsettelse til oss før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Vi vil være fleksible med å utsette tiltak. Samtidig vil vi oppfordre til å vurdere andre alternativer, slik at dere får gjennomført så mye aktivitet for målgruppen som mulig innenfor den opprinnelige tilskuddsperioden.Ta kontakt med oss hvis dere er i tvil om den nye aktiviteten er innenfor tilskuddsordningens formål. Regelverk og mål med tilskuddsordningene finner dere også på nettsidene våre.
  3. Dersom dere mener at dere ikke kan gjennomføre tiltaket/prosjektet slik dere beskrev det i søknaden, eller på alternativ måte eller ved å utsette, må dere gi beskjed til oss om det så snart som mulig for å kunne betale tilbake tilskuddet.

Hvis dere må avlyse hele eller deler av prosjektet/tiltaket, og ikke får refundert utgifter dere har hatt knyttet til planleggingen av de aktivitetene som må avlyses, kan dere føre disse utgiftene i prosjektregnskapet. Dette kan for eksempel være booking av hotell (her kan forsikring gjelde), flyreiser (her kan forsikring gjelde), innkjøp av mat/utstyr o.l. For enkelte ordninger kan dette også gjelde lønns- og administrasjonskostnader dere har hatt som kan knyttes direkte til planleggingsfasen av prosjektet. Dere må kunne dokumentere utgiftene med faktura/kvittering, lønnsslipper o.l. Hvis dere ikke kan dokumentere at dette er faktiske kostnader, kan vi kreve at dere betaler tilbake midlene. Dere må også forklare og beskrive årsaken til avlysning og utgifter i rapporteringen.

Dersom dere ikke kan bruke tilskuddet i tråd med målet med tilskuddsordningen, skal dere ta kontakt med oss for å betale tilbake tilskuddet. Det gjelder altså dersom:

  • dere ikke «allerede har brukt» midlene og kan dokumentere dette (planlegging etc.), eller
  • dere ikke kan gjennomføre aktiviteter innenfor formålet og ikke kan utsette gjennomføringen til et annet tidspunkt.

Vi er en frivillig barne- og ungdomsorganisasjon. Hvordan skal vi forholde oss til 2021 som grunnlagsår for senere søknader om driftstilskudd?

Bufdir er i dialog med BFD for å utvide den midlertidige forskriften som gjelder for tilskuddsåret 2022 (grunnlagsåret 2020) til også å gjelde for tilskuddsåret 2023 (grunnlagsåret 2021.  Dere vil få beskjed så snart departementet har bestemt seg for en løsning.

Vi er en organisasjon for personer med funksjonsnedsettelser. Hvordan skal vi forholde oss til 2020 som grunnlagsår for søknad om driftstilskudd for tilskuddsåret 2022?

Det er besluttet at 2020 ikke vil brukes som grunnlagsår når dere skal søke om driftstilskudd for tilskuddsåret 2022. I stedet vil poengsummene fra grunnlagsåret 2019 brukes for å beregne tilskudd for 2022. Dere kan søke om dispensasjon fra denne regelen dersom dere har uvanlig lave grunnlagstall for 2019. Da vil i stedet gjennomsnittlig poengsum for grunnlagsårene 2017-2019 brukes. Dersom dere ikke har mottatt tilskudd i tilskuddsårene 2017-2021, kan dere benytte grunnlagstallene i 2019 eller 2021. Forskriften vil oppdateres med denne informasjonen.

Vi er en organisasjon for personer med funksjonsnedsettelser. Hvordan skal vi forholde oss til 2021 som grunnlagsår for søknad om driftstilskudd for tilskuddsåret 2023?

Deres organisasjon kan selv velge om dere vil bruke poengene fra grunnlagsåret 2019 eller grunnlagsåret 2021 i søknad om driftstilskudd for tilskuddsåret 2023. Dersom dere har uvanlig lave grunnlagstall i 2019 og 2021, kan dere søke Bufdir om å få bruke et gjennomsnitt av poengene for grunnlagsårene 2017 til 2019. Dersom dere ikke har mottatt tilskudd i tilskuddsårene 2017 – 2021, kan dere benytte grunnlagstallene for 2019 eller 2021.

Forskriften vil oppdateres med denne informasjonen før tilskuddsåret 2023.

Vi er en frivillig organisasjon som har et krav om at vi må gjennomføre landsmøte/ årsmøte og/eller endre våre vedtekter i 2021 for å være tilskuddsberettiget i 2022. Hva skal vi gjøre hvis koronasituasjonen gjør at vi ikke får gjennomført landsmøte/årsmøte i 2021?

Dersom det blir et problem for dere å gjennomføre landsmøtet/årsmøtet i 2021, vil vi vurdere å gi dere dispensasjon fra kravet til 2022. Dersom dere skal sende inn søknad i september i år, skriver dere en kommentar om dette i søknaden. Husk at mange tilskuddsregelverk- og forskrifter kun stiller krav til avholdelse av slike møter med jevne mellomrom (for eksempel hvert andre, tredje eller fjerde år). Bufdir minner også om at en del møter kan avholdes digitalt dersom dette er praktisk mulig.

Vi fikk tilskudd til et prosjekt/tiltak for tilskuddsåret 2020, men har fått utsettelse til å gjennomføre prosjektet/tiltaket i 2021. Imidlertid må vi avlyse aktivitetene som skulle vært gjennomført i 2021. Hva gjør vi med tilskuddet vi har fått?

Dersom dere allerede har avlyst planlagte aktiviteter, eller må avlyse planlagte aktiviteter helt på slutten av den utsatte prosjektperioden, på grunn av koronasituasjonen, skal dere i utgangspunktet avslutte prosjektet og sende inn rapport og regnskap til Bufdir innen den utsatte fristen. Bufdir vil som hovedregel ikke gi ytterligere utsettelser av fristen ut over 2021. Dersom dere har ubrukte midler, skal disse tilbakebetales til Bufdir.

Hvis dere må avlyse hele eller deler av prosjektet/tiltaket, og ikke får refundert utgifter dere har hatt knyttet til planleggingen av de aktivitetene som må avlyses, kan dere føre disse utgiftene i prosjektregnskapet. Dette kan for eksempel være booking av hotell (her kan forsikring gjelde), flyreiser (her kan forsikring gjelde), innkjøp av mat/utstyr o.l. For enkelte ordninger kan dette også gjelde lønns- og administrasjonskostnader dere har hatt som kan knyttes direkte til planleggingsfasen av prosjektet. Dere må kunne dokumentere utgiftene med faktura/kvittering, lønnsslipper o.l. Hvis dere ikke kan dokumentere at dette er faktiske kostnader, kan vi kreve at dere betaler tilbake midlene. Dere må også forklare og beskrive årsaken til avlysning og utgifter i rapporteringen, så vil vi ta koronasituasjonen med i vurderingen av regnskapet.

Kommuner og offentlige virksomheter

Vi er en kommune som har søkt om tilskudd i 2021 til et prosjekt/tiltak som skal gjennomføres i vår/sommer. Hvordan vil vår søknad bli behandlet?

Dersom tiltaket kun kan gjennomføres i sommer og det er helt åpenbart at dere må avlyse tiltaket på grunn av smittevernhensyn, kan vi avslå søknaden deres.

Dersom vi innvilger søknaden, men tiltaket/prosjektet/arrangementet er i faresonen for å måtte avlyses på grunn av smittevernhensyn, har dere tre muligheter:

  1. Dere kan utsette tiltaket til et tidspunkt som passer bedre, så lenge dette er i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene.
    • Dersom dere utsetter tiltaket til senere i prosjektperioden, trenger dere ikke kontakte oss. Da skal dere bare rapportere som vanlig i 2022.
    • Dersom dere vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden, må dere sende en søknad om utsettelse av sluttrapporteringsfristen til oss før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Vi vil være fleksible med å utsette gjennomføringen av tiltakene. Samtidig vil vi oppfordre til å vurdere andre alternativer, slik at dere får gjennomført så mye aktivitet for målgruppen som mulig innenfor den opprinnelige tilskuddsperioden.
    • Dersom dere har fått tilskudd til et tiltak som går over flere år, trenger dere ikke søke om utsettelse innenfor prosjektperioden for det flerårige prosjektet. Det holder at dere forteller om utsettelsene og/eller omdisponeringene av tiltaket i fremdriftsrapporten som sendes til oss.
  2. Dere kan gjøre tilpasninger innenfor innholdet i søknaden. For eksempel kan det være at omfanget av planlagte aktiviteter/tiltak kan reduseres eller at dere tilpasser gjennomføringen av aktivitetene til smittevernreglene. Dersom disse endringene fører til at kommunen får lavere kostnader i gjennomføringen av tiltaket enn dere budsjetterte med, vil Bufdir kreve tilbakebetalt midlene som gjenstår. Kommunen har ansvar for å drive god kostnadskontroll, herunder sørge for å unngå tap. Dersom det likevel oppstår tap grunnet avlyste aktiviteter, vil Bufdir vurdere om midlene skal kreves tilbakebetalt. Dere trenger ikke søke om å gjøre slike tilpasninger i innholdet i søknaden, og skal kun rapportere på vanlig måte i 2022. Dersom dere i tillegg vil utsette tiltaket til etter at prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse til oss. Dere må sende en søknad om utsettelse til oss før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Vi vil være fleksible med å utsette tiltak. Ta kontakt med oss hvis dere er i tvil om tilpasningen av innholdet i tiltaket. Regelverk og mål med tilskuddsordningene finner dere også på nettsidene våre.
  3. Dersom dere mener at dere ikke kan gjennomføre tiltaket/prosjektet slik dere beskrev det i søknaden, eller ved å tilpasse eller utsette, må dere gi beskjed til oss om det så snart som mulig for å kunne betale tilbake tilskuddet.

Vi er en kommune som har fått tilskudd til et tiltak gjennom Bufdirs tilskuddsordninger i 2021. På grunn av koronasituasjonen må vi kanskje avlyse eller utsette gjennomføringen av hele eller deler av tiltaket. Hvordan skal vi forholde oss til tilskuddet vi har fått?

Kommunale tilskuddsmottakere kan ikke gjennomføre andre tiltak enn det dere har fått tilskudd til. Dersom aktiviteten/tiltaket som dere har fått støtte til ikke kan gjennomføres etter planen, kan dere gjøre tilpasninger innenfor innholdet i søknaden. For eksempel kan det være at omfanget av planlagte aktiviteter/tiltak kan reduseres eller at dere tilpasser gjennomføringen av aktiviteten til smittevernreglene.

Dersom disse endringene fører til at kommunen får lavere kostnader i gjennomføringen av tiltaket enn dere budsjetterte med, vil Bufdir kreve tilbakebetalt midlene som gjenstår når tiltaket er fullført. Dere kan som vanlig søke om å utvide perioden for gjennomføring av aktiviteten. En søknad om utsettelse må dere sende inn til oss før den opprinnelige prosjektperioden er over, eller innen fristen som er oppgitt i tilskuddsbrevet. Kommunen har ansvar for å drive god kostnadskontroll, herunder sørge for å unngå tap. Dersom det likevel oppstår tap grunnet avlyste aktiviteter, vil Bufdir vurdere om midlene skal kreves tilbakebetalt.

Vi er en kommune som fikk tilskudd til et prosjekt/tiltak for tilskuddsåret 2020, men har fått utsettelse til å gjennomføre prosjektet/tiltaket til 2021. Imidlertid må vi avlyse aktivitetene som skulle vært gjennomført i 2021. Hva gjør vi med tilskuddet vi har fått?

Dersom dere allerede har avlyst planlagte aktiviteter, eller må avlyse planlagte aktiviteter helt på slutten av den utsatte prosjektperioden, på grunn av koronasituasjonen, skal dere i utgangspunktet avslutte prosjektet og sende inn rapport og regnskap til Bufdir innen den utsatte fristen. Bufdir vil som hovedregel ikke gi ytterligere utsettelser av fristen ut over 2021. Dersom dere har ubrukte midler, skal disse tilbakebetales til Bufdir.

Hvis dere må avlyse hele eller deler av prosjektet/tiltaket, og ikke får refundert utgifter dere har hatt knyttet til planleggingen av de aktivitetene som må avlyses, kan dere føre disse utgiftene i prosjektregnskapet. Dette kan for eksempel være booking av hotell (her kan forsikring gjelde), flyreiser (her kan forsikring gjelde), innkjøp av mat/utstyr o.l. For enkelte ordninger kan dette også gjelde lønns- og administrasjonskostnader dere har hatt som kan knyttes direkte til planleggingsfasen av prosjektet. Dere må kunne dokumentere utgiftene med faktura/kvittering, lønnsslipper o.l. Hvis dere ikke kan dokumentere at dette er faktiske kostnader, kan vi kreve at dere betaler tilbake midlene. Dere må også forklare og beskrive årsaken til avlysning og utgifter i rapporteringen, så vil vi ta koronasituasjonen med i vurderingen av regnskapet.

Veiledere og råd

Er dere usikre på hvordan dere skal få til aktivitet fremover? Trenger dere veiledning, tips og råd fra andre?

Det viktigste er at alle følger påbud, råd og anbefalinger fra sentrale og lokale helsemyndigheter. HelseNorge har mye god informasjon. Husk å sjekke om veiledere og materiell er oppdatert. Ta kontakt med den som har utarbeidet materialet om du lurer på noe.

Folkehelseinstituttet (FHI) har laget en artikkel om hvordan smitterisiko kan vurderes ved arrangementer og samlinger av ulike størrelser, samt risikodempende tiltak. Artikkelen holdes oppdatert i takt med gjeldende råd og føringer. 

Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) og Frivillighet Norge har laget veileder til hvordan frivillige organisasjoner kan gjennomføre aktiviteter innenfor smittevernreglene, slik Helsedirektoratet har åpnet for. På nettsiden finner dere også lenker til andre aktørers veiledere og smittevernregler.

 Ungdom og Fritid har utarbeidet en veileder om hvordan fritidsklubber og ungdomshus kan organiseres samtidig som smittevern ivaretas på en forsvarlig måte.

FHI og Helsedirektoratet har laget en nasjonal veileder for idretten, som også kan være overførbar og relevant for andre.