Arranger universelt utformet møte/konferanse

Råd og tips til hvordan du kan arrangere et møte, seminar eller en konferanse som er tilgjengelig for alle deltakere.

Forberedelser

Valg av sted og lokale

Telefonkontakt eller e-post med informasjon om den fysiske tilgjengelighet på arrangementstedet er sjelden godt nok. Som arrangør bør du også foreta befaring av stedet.

Hvis du engasjerer en ekstern organisasjon eller et firma som teknisk arrangør, må kravene til tilgjengelighet spesifiseres og gjøres skriftlig.

Her følger en enkel sjekkliste som første trinn i vurderingen av om et sted er aktuelt som arrangementsted.

1. Atkomstmuligheter

  • Er beliggenhet god for å bruke offentlig transport?
  • Er det skilting som gjør at det er lett å finne fram?
  • Er det parkeringsplasser for bevegelseshemmede i nærheten av hovedinngangen?

2. Tilgjengelighet til bygningene

  • Er hovedinngangen trinnfri?
  • Har inngangsdøren en minimumsbredde på 90 cm?
  • Dersom inngangsdøren er glassdør – er glassflaten merket?
  • Hvis dørterskel, er denne maksimum 2,5 cm?
  • Er skiltingen tydelig og godt synlig - bokstavstørrelse, symboler, kontraster, logisk plassering og god belysning?

3. Tilgjengelighet inne i bygningene

  • Er det trinnfri atkomst til alle rom som skal brukes – inklusive handikaptoalett og spisested?
  • Er podium og talestol tilgjengelig og brukbar for rullestolbrukere?
  • Er det gode lysforhold og god solavskjerming?
  • Er det god akustikk og ingen sjenerende støy?
  • Er det god ventilasjon, uten tepper og allergifremkallende planter?

4. Teknisk utstyr

  • Har konferanse- og møterom nødvendig AV-utstyr, som prosjektor, pc, mikrofon osv.?
  • Har de samme rommene kommunikasjonsutstyr, som høytaleranlegg og teleslynge?
  • Kan konferansestedet leie inn nødvendig kommunikasjonsutstyr hvis de selv mangler dette? Teleslynger kan leies hos noen forhandlere av hørselstekniske hjelpemidler.
  • Noen tekniske hjelpemidler (f.eks. spesielle stoler) kan lånes fra Hjelpemiddelsentralen i hvert fylke.

5. Meny

  • Kan allergikere få alternativ meny?
  • Hvis buffet, er maten tydelig merket med innhold?

6. Sikkerhet

  • Er det rutiner for å ivareta sikkerheten ved brannvarsling og evakuering, med tanke på de som trenger assistanse for å komme seg ut?

7. Arrangement med overnatting

  • Har hotellet rom og bad med tilstrekkelig størrelse for rullestolbrukere?
  • Har hotellet rom for allergikere (uten tepper osv.)?
  • Har hotellet rom for synshemmede med førerhund?
  • Har hotellet rom for hørselshemmede hvor røykvarsler/brannalarm er koblet til vibrator/lys e.l.?
  • Får gjester med assistansebehov (bevegelseshemmede, syns- og hørselshemmede) rom som sikres rask varsling og evakuering dersom det oppstår brann?
  • Er rømningsveier godt nok merket for svaksynte og bevegelseshemmede?
Tolketjenester

Bestilling av tolker må gjøres i god tid.

Tegnspråktolk på konferanse
Foto: Terje Skåre
Tegnspråktolker bør bestilles dersom en eller flere deltakerer har meldt inn dette behovet. Som arrangør må man regne med å betale for dette. 

Tegnspråktolker og skrivetolker kan bestilles hos tolketjenesten gjennom NAV Hjelpemiddelsentral i det aktuelle fylket. Der får man også annen viktig informasjon om tolkearbeidet.

Det er viktig å bestille tolker tidlig i planleggingsfasen, selv om man ikke kjenner til det reelle behovet. 

Program, invitasjon og påmelding

Program

Tilgjengeligheten påvirkes også av hvordan programmet legges opp.

  • En økt bør ikke vare lenger enn 60 minutter, og det bør være pauser mellom programpostene. 
  • Det er viktig å holde tidsskjemaet. Mange legger planer etter det oppsatte programmet, for eksempel medisinering i forbindelse med bespisning eller avtaler om transport.
  • Sett av tid til forflytning i forbindelse med gruppearbeid, parallelsesjoner og måltider.

Invitasjon og påmelding

Innbydelser som sendes som e-post, må også kunne leses av personer med syns- og lesevansker. Alternativt kan det presenteres én grafisk og én tekstversjon.

Det anbefales å oppgi en tilgjengelighetsbeskrivelse for arrangementet. Beskriv forholdene i grove trekk, eventuelle begrensninger og valg som er gjort. Det er viktig å oppgi kontaktinformasjon hvor man kan få svar på spørsmål.
Eksempel på tilgjengelighetsbeskrivelse.

Husk at alt som legges ut på internett, må etterfølge Forskrift om IKT. Les mer om universell utforming av nettsider.

Det er viktig å få vite hvor mange rullestolsbrukere (manuell og elektrisk) og blinde/svaksynte som kommer. Dette for å sikre gode plassforhold, og med tanke på eventuell evakuering. I påmeldingsskjemaet bør deltakere kunne gi viktig informasjon til arrangøren (avkryssingsbokser).

Det kan gjelde:

  • Har med ledsager
  • Har med førerhund
  • Bruker rullestol, manuell eller elektrisk
  • Trenger tegnspråktolk (eventuelt skrivetolk)
  • Trenger teleslynge
  • Trenger spesiell diett eller meny (vegetar, laktosefri, glutenfri, uten nøtter, fisk og skalldyr, etc.)
  • Andre allergier (parfyme, dyr, røyk, etc.)
  • Annet

Hensyn som bør tas ved evt. innkvartering:

  • Behov for allergirom og allergisengetøy (syntetisk dyne og pute)
  • Behov for rom som er tilrettelagt for rullestolsbrukere

Det er viktig å bekrefte påmeldinger og registreringer av innmeldte behov. Dersom deltakerens spesielle ønsker ikke kan imøtekommes, må vedkommende få klar tilbakemelding om dette.

Husk å bekrefte eller avbestille tolker hos NAV Hjelpemiddelsentral, tolketjenesten, etter registrert behov.

Møteledelse, innlegg og presentasjoner

I de fleste forsamlinger vil det være en eller flere med funksjonsnedsettelser. Bevissthet om og tilrettelegging for enkelte personer vil som regel komme alle deltakerne til gode. Her følger noen råd om hva som kan gjøres for at flere tilhørere skal få et større utbytte av foredrag og innlegg. 

Når du skal snakke til en forsamling:

  • Bruk mikrofon – også når det er relativt få deltakere – for noen kan være avhengige av teleslyngeanlegg eller FM-utstyr.
  • Snakk tydelig og ikke for fort. Vær spesielt oppmerksom når det brukes tolk.
  • Gjenta spørsmål som stilles av publikum som ikke har mikrofon.
  • Ha ansiktet vendt mot publikum.
  • Uttrykk deg slik at budskapet er lett å forstå når det tolkes, uten behov for forklaring eller bearbeidelse fra tolkens side.
    Inger Marie Lid på konferansen UD2016
    Foto: Terje Skåre
  • Bilder, diagram og lignende som vises, bør beskrives muntlig.
  • Alt skriftlig bør leses opp, både fra lysbilder, tavle og flip-over, og det er viktig at du beskriver det du peker på. Unngå ord som "her", "der", "slik" og "sånn" uten å beskrive det nærmere.
  • Unngå å stå i motlys (eks. mot vindu). Gode lysforhold letter munnavlesing.
  • Referer muntlig innhold i videoer og filmsnutter hvis disse ikke er tekstet eller synstolket.
  • Avklar med foredragsholderne om enkeltpersoner får lov til å gjøre opptak av innleggene.

 Utforming av presentasjoner

Alle presentasjoner bør være lettleste, lettforståelige og intuitive. Oppsettet skal være en hjelp til å forstå budskap. Følgende anbefales:

  • Minste skriftstørrelse i tekst bør være 24 punkt og i overskrift 32 punkt.
  • Bruk stilsett (innebygde overskrifter, lister og andre tekstformater).
  • Kursiv og understreking gir dårligere lesbarhet.
  • Bruk stor bokstav der det er rett skrivemåte, ikke i lange avsnitt
  • Skriv korte setninger og bruk punktmarkeringer; maks fire/fem pr. bilde/lysark.
  • Ha gode kontraster, for eksempel mørk tekst (sort, blå, grønn) på lys bakgrunn (hvit eller svakt farget). Negativ tekst (lys tekst på mørk bakgrunn) kan gi dårlig lesbarhet hvis streken er for tynn.
  • Skriv aldri tekst på mønstret bakgrunn, oppå bilder eller grafiske elementer. Det gir dårlig lesbarhet.
  • Grafiske elementer og bilder bør minst fylle halve bildet. Maks to grafiske elementer pr. bilde/lysark.
  • Lag presentasjoner som har god lesbarhet også når de skrives ut eller kopieres. 
  •  Ikke lag utskrifter med for mange lysark pr. side.
  • Velg effekter med forsiktighet og omhu.

Skrivetolker må ha manus og presentasjonene på forhånd for å bli kjent med innholdet, slik at tolkearbeidet forenkles. Det er en fordel om også tegnspråktolker har tilgang til presentasjonene før innlegg holdes.

Her er et råd du kan sende til foredragsholderne i forkant av arrangementet.

Sjekklister til bruk ved befaring

Sjekklisten skal være et praktisk redskap. Bruke hele, eller velg ut elementer som er spesielt viktig for ditt arrangement.

Ofte må man gjøre noen valg av hva som er viktigst, hva som er oppnåelig eller hva som er akseptabelt i den gitte situasjonen. Veifinning og skilting er spesielt viktig for synshemmede, og den fysiske tilgjengeligheten er spesielt viktig for deltakere med nedsatt beveglighet.

Vi anbefaler å ta en befaring av alle rom som skal benyttes ved arrangementet. Ta gjerne med målebånd eller tommestokk!

Jo flere punkter du kan innfri totalt sett, desto nærmere vil du komme målet om en universell løsning som ivaretar alle.

Gjennomføring

Under arrangementet

Selv om mye har vært tenkt på i planleggingen, kan det i løpet av arrangementet oppstå uforutsette situasjoner som må håndteres. Da gjelder det å vise fleksibilitet og kreativitet.

Det er lurt å ha utvalgte personer med "vertskapsfunksjon", som er klare til å håndtere smått og stort som måtte oppstå i løpet av arrangementet. Noe kan ivaretas av personalet på arrangementstedet, for eksempel assistanse ved måltider. Dette må avklares på forhånd.

Det kan lønne seg å ha en tekniker lett tilgjengelig, som raskt kan løse eventuelle tekniske problemer.

Det bør lages en kjøreplan for arrangementsdagen, med oppgaver og ansvarsfordeling. Dette kan være:

  • Sjekk den fysiske tilgjengeligheten til og i lokalene:
    • Frie passasjer uten hindringer
    • Feste/teipe løse ledninger og kabler
  • Det bør reserveres plasser rundt i lokalet for rullestolbrukere (ikke alle i én rad fremst for eksempel)
  • Tolker og deltakere med nedsatt syn og hørsel bør ha reserverte plasser foran i lokalet, nær den/de som snakker
  • Skrivetolker må ha strømuttak til utstyr
  • Praktisk informasjon om program, romfasiliteter, toalett og nødutganger bør formidles muntlig i begynnelsen av arrangementet
  • Skriftlig informasjon som er samlet i konferansemappen må også være i elektronisk versjon
  • Ha rutiner for varsling og evakuering ved for eksempel brann:
    • Vær spesielt oppmerksom på deltakere med nedsatt hørsel, syn og/eller forflytningsevne som kan trenge assistanse
    • Ved overnatting må resepsjonen vite hvilke rom personer med nedsatt funksjonsevne har
    • Personer med nedsatt funksjonsevne bør ha rom i nærheten av resepsjonen, og en enkel rømningsvei
  • Spesiell mat som er bestilt, må merkes tydelig så rette vedkommende får den
  • Rettene på buffét må være tydelig merket med innhold med tanke på allergier

Hund og rullestol
Foto: Terje SkåreTilby gjerne å ta førerhunder med på luftetur.

Etterarbeid

Evaluering

Et godt etterarbeid kan gjøre neste arrangement enda bedre.

Vi anbefaler å gjøre en elektronisk evaluering. Denne bør dekke faglig innhold, organisering, tilrettelegging og tilgjengelighet. Både deltakere, ledsagere og arrangører bør evaluere arrangementet.

Det kan også være nyttig å lage et erfaringsdokument til senere bruk. Dette kan danne grunnlag for kravspesifikasjon ved nye bestillinger og innhenting av anbud til tekniske konferansearrangører.

Etter hver konferanse bør det gis skriftlig tilbakemelding til arrangørstedet med tanke på forbedringer ved senere arrangement.

Materiell som sendes ut i etterkant av arrangementer bør være i elektronisk format. Pass på at det er universelt utformet.

Utforming av trykte og elektroniske dokumenter

Publisert 12. oktober 2015.
Oppdatert 01. februar 2017.