Selv om mye har vært tenkt på i planleggingen, kan det i løpet av arrangementet oppstå uforutsette situasjoner som må håndteres. Da gjelder det å vise fleksibilitet og kreativitet.
Det er lurt å ha utvalgte personer med "vertskapsfunksjon", som er klare til å håndtere smått og stort som måtte oppstå i løpet av arrangementet. Noe kan ivaretas av personalet på arrangementstedet, for eksempel assistanse ved måltider. Dette må avklares på forhånd.
Det kan lønne seg å ha en tekniker lett tilgjengelig, som raskt kan løse eventuelle tekniske problemer.
Det bør lages en kjøreplan for arrangementsdagen, med oppgaver og ansvarsfordeling. Dette kan være:
- Sjekk den fysiske tilgjengeligheten til og i lokalene: Er det frie passasjer uten hindringer? Feste/teipe løse ledninger og kabler
- Det bør reserveres plasser rundt i lokalet for rullestolbrukere (ikke alle i én rad fremst for eksempel)
- Tolker og deltakere med nedsatt syn og hørsel bør ha reserverte plasser foran i lokalet, nær den/de som snakker
- Skrivetolker må ha strømuttak til utstyr
- Praktisk informasjon om program, romfasiliteter, toalett og nødutganger bør formidles muntlig i begynnelsen av arrangementet
- Skriftlig informasjon som er samlet i konferansemappen må også være i elektronisk versjon
- Ha rutiner for varsling og evakuering ved for eksempel brann:
- Vær spesielt oppmerksom på deltakere med nedsatt hørsel, syn og/eller forflytningsevne som kan trenge assistanse
- Ved overnatting må resepsjonen vite hvilke rom personer med nedsatt funksjonsevne har
- Personer med nedsatt funksjonsevne bør ha rom i nærheten av resepsjonen, og en enkel rømningsvei
- Spesiell mat som er bestilt, må merkes tydelig så rette vedkommende får den
- Rettene på buffét må være tydelig merket med innhold med tanke på allergier