Ungdomsrådet skal ha tilstrekkeleg sekretariatshjelp. Kommunen kan velje å opprette ein koordinator for rådet.

Rolla som koordinator for eit ungdomsråd er mangfaldig. Først og fremst handlar det om å tilrettelegge for at ungdomsrådet kan gjere jobben sin på ein god måte. Det handlar både om den praktiske tilrettelegginga og om oppfølging av ungdomsrådet og medlemmene i rådet.

Få ungdommane til å meistre rolla

Som koordinator skal du legge til rette at ungdommane opplever meistring i rolla som ungdomsrådsmedlemmer. Du skal hjelpe til at ungdommane sjølv oppdagar løysingar.

Som koordinator er ein av dei viktigaste oppgåvene dine er å sørge for at ungdomsrådet ikkje blir "historielaust". Legg til rette for at det blir skrive gode referat og blir protokoll ført på eit forståeleg språk, og for at det er gode erfaringsutvekslingar og overlappingar frå råd til råd.

Det er viktig å avklare kva som blir forventa av deg som koordinator og kva oppgåver du har på vegner av ungdomsrådet. Du bør derfor ha eit mandat.

Oppgåvene til koordinatoren er ikkje detaljregulerte i kommuneloven eller forskrifta. Det er opp til den enkelte kommunen og fylkeskommunen å avklare konkret kva som skal vere rollane til koordinatoren og oppgåver. Her er dette nokre punkt som kan vere del av ei stillingsbeskriving for koordinator:

• Ansvarleg for oppfølging og rettleiing av ungdomsrådet
• Ansvarleg for dagleg drift av ungdomsrådet
• Vere bindeledd mellom administrasjon, politikarar og ungdomsråd
• Rapportere til kommunestyret/fylkestinget
• Utvikle, omsette og iverksette prosjekt og tiltak i tråd med politiske vedtak som er vedteke av ungdomsrådet

Avklare oppgåver

Det er lurt å avklare kva slags oppgåver koordinatoren skal ha, både overfor ungdomsrådet og overfor politikarane. Eksempel på oppgåver for koordinator kan vere:

• Velje ut saker som ungdomsrådet skal behandle
• Budsjettansvar for ungdomsrådet
• Kontakt med politisk leiing på vegner av ungdomsrådet

Ungdomsrådet svarer direkte til kommunestyret eller fylkestinget.Det er ikkje alltid naturleg for koordinator å ta opp saker i den vanlege administrative linja. Det er derfor ein fordel å gi koordinator myndigheit til å ta direkte kontakt med ordførar eller fylkesordførar på vegner av ungdomsrådet. Koordinator har da eit særskilt ansvar for å forvalte denne myndigheita på ein god måte, og å vere ryddig på kva saker som blir teke opp på vegner av ungdomsrådet og kva saker som gjeld koordinator sine andre arbeidsoppgåver.

Koordinator for ungdomsrådet er bindeleddet mellom ungdomsrådet og politikarane og administrasjonen.

Det er viktig at du som koordinator har ei god forståing av korleis dei politiske prosessane er. Koordinatoren må ha god kontakt med både ungdomsrådet, administrasjonen og politikarane.

Møte med politikarar

Dersom ungdomsrådet har ei konkret sak dei ønsker å ta opp, er det naturleg at koordinator hjelper til med å komme i kontakt med riktig saksbehandlar og avtalar møte mellom saksbehandlar og ungdomsråd. Det same gjeld møte med politikarar.

I somme tilfelle kan det også vere aktuelt å representere ungdomsrådet i møte eller i ulike arbeidsgrupper. Møte i offentleg forvalting er stort sett på dagtid, og da er det ikkje alltid det lèt seg gjere for ungdommane sjølv å delta. Da er det viktig at du har ei god forståing av kva ungdommane meiner om saka, og forhold seg til dei ungdommane har sagt.

Fange opp saker

Som tilsett i kommunen/fylkeskommunen har koordinatoren dagleg kontakt med andre tilsett, og kanskje også med politikarar. For at ungdomsråd skal ha moglegheit til å komme tidleg inn i arbeidet med aktuelle saker, må koordinatoren følge med på kva som rører seg i kommunen/fylkeskommunen, og halde kontakt med både politikarar og saksbehandlarar. Da kan ungdomsråd bli involvert i ein tidleg fase i saker som gjeld eller interesserer dei.

Du kan oppleve å komme i skvis mellom ungdomsrådets ønsker og forventninger til deg som ansatt koordinator.

Som ansatt i administrasjonen i en kommune eller fylkeskommune skal man forholde seg til både administrativ og politisk ledelse. Dette avhenger av hvilken rolle man har, utover å ha ansvar for ungdomsrådet,  Et eksempel på dette er at du er saksbehandler for en sak som ungdomsrådet har meninger om, som kanskje går på tvers av innstillingen i saken.

Rollekonflikt?

Det kan være vanskelig å unngå slike rollekonflikter. Det viktigste er å ha et bevisst forhold til at slike situasjoner kan oppstå og å ha tenkt igjennom på forhånd hvordan de best kan håndteres. Noen ganger kan det være nødvendig at saken overføres til en annen saksbehandler. Det viktigste er å være åpen og ærlig med ungdomsrådet om din rolle i saken, og å skille tydelig mellom de ulike rollene.

Det er meiningane til ungdommane, tankar og idéar som skal synleggjerast og løftast fram, ikkje koordinatoren sine meiningar.

Koordinator skal vere nøytral, og bør unngå å gå inn i diskusjonar saman med ungdommane. Dine eigne meiningar skal du halde utanfor. Det kan ofte vere ein hårfin balanse mellom å hjelpe med faktaopplysingar og informasjon og å komme med eigne meiningar.

Koordinator, ikkje sekretær 

Som koordinator er du meir enn ein sekretær: I tillegg til å sende ut innkallingar, skrive referat og halde kontakt med administrasjonen i kommunen, skal du følge opp rådet og sørge for at dei har den kunnskapen og informasjonen dei treng for å fungere best mogeleg.

Rettleier, ikkje rådgivar 

Du som er koordinator skal fungere som ein rettleier heller enn ein rådgivar. Du skal hjelpe ungdommane med å sette seg inn i saker og sørge for at dei kan ta informerte val, men ikkje fortelje dei kva som er best å gjere.

Ein god rettleiar

• hjelper med relevant informasjon
• gir tips om kor ungdomsråd kan få tak i det dei treng
• stiller spørsmål som kan få fram fleire sider av ei sak
• er med på å klargjere konsekvensar av val og vedtak
• støttar leiaren i ungdomsråd og kan gripe inn dersom møte sklir ut

Open dialog

Koordinator bør ha ein god og open dialog med ungdomsrådet om eigen rolle. Ungdomsrådet bør få informasjon om kva rolla til koordinatoren er, og kva dei kan forvente av vedkommande. Rådet bør for eksempel få informasjon om at dei kan be om at koordinator forlèt møtet under ei bestemt sak. Dei må tørke å seie frå dersom koordinator er for delaktig i ei sak eller tek for stor plass i møtet.

Rolla til koordinatoren er meir enn å skrive sakspapir og referat frå møta. Koordinator skal vere ein rettleiar og hjelpande hand for alle rådsmedlemmene. Kor mykje hjelp rådet treng frå koordinatoren, må vurderast konkret i kvar kommune. Det kan vere forskjellar mellom store kommunar, kor rådet mottek ei stor mengd saker, og mindre kommunar kor det ikkje er like mange saker.

Avklare forventingar

For at samspelet mellom koordinatoren og ungdomsrådet skal fungere bra, er det viktig med forventingsavklaring og forventingsstyring. Så tidleg som mogeleg i kvart arbeidsår er det ein god idé at rådsmedlemmene og koordinatoren møtest for å fortelje kva dei forventar av seg sjølv, kva dei forventar av andre, og kva forventingar dei trur dei andre har. Da kan alle ta omsyn til dette, og unngå konfliktar og utfordringar. Det kan vere lurt å repetere denne øvinga også midt i arbeidsåret, for å minne om dei forventingane ein har til kvarandre. Dette må også gjerast ved supplering av rådsmedlemmer.

Saksopplysingar og vanskelege ord

Di hovudoppgåve under rådsmøta er å skrive referat og hjelpe leiar eller nestleiar i møteleiinga. Det er viktig at koordinatoren gir informasjon og klargjer ting som medlemmene er usikre på. Ofte kan det vere lurt å gi saksopplysingar og klargjere vanskelege ord/uttrykk, sjølv om ingen av medlemmene har spurt om dette. Det kan vere noko eitt eller fleire medlemmer ikkje forstår, men som dei ikkje tør å stille spørsmål om. Koordinator bør også stille seg disponibel for spørsmål i framkant, slik at medlemmer kan få oppklaringar når dei førebur seg til møtet.

Vere nøytral

Koordinator skal ikkje legge avgrensingar på engasjementet til rådsmedlemmene i debattar og vedtak. Det er viktig at politiske meiningar frå kommunestyret og dei personlege meiningane til koordinatoren ikkje blir førande på kva ungdomsråd meiner. Koordinator skal vere ein nøytral part, og må alltid vere kritisk til sin eigen habilitet.

Koordinatoren skal sørge for at ungdomsrådet jobbar ut ifra reglane i kommuneloven, forskrifta om medverknad og reglementet dei har fått frå kommunestyret.

Det er viktig å skape møteplassar mellom ungdomsråd og avgjerdstakarar.

Ungdomsrådet kan ikkje fungere etter intensjonen dersom dei opererer i eit vakuum. Derfor må rådet får moglegheit til å legge fram synspunkta sine og diskutere direkte med avgjerdstakarar.

Ungdomsråd til pynt?

I dei tilfella der ungdomsrådet mest er til pynt, og berre får merksemd når det gagnar politikarane, snakkar vi om ikkje-medverknad. Dette er ikkje medverknad på premissane til ungdommane, og det gir lita eller inga reell makt eller påverknad.

Viktig å lytte

Det krev at ein er villig til å lytte til innspela, vurdere dei å ta dei med inn i avgjerdsprosessane. I nokre samanhengar kan den beste forma for medverknad vere å ta avgjerdene saman med ungdommen.

Koordinator kan ha ei viktig rolle i å skape denne forståinga i administrasjonen og blant politikarane.