Gjennomfør risikovurderinger

Gjennomfør risikovurderinger av fysisk miljø, bemanning og andre forhold som kan øke risikoen for konfliktfylte situasjoner

Gjennomfør risikovurderinger av fysisk miljø, bemanning og andre forhold som kan øke risikoen for konfliktfylte situasjoner. Å gjennomføre risikovurderinger er en del av institusjonens ansvar for å ha internkontroll. Institusjoner skal både etter arbeidsmiljøloven og barnevernloven ha internkontroll for å sikre at oppgaver blir utført i samsvar med krav (fastsatt i lov og forskrifter).

Det er institusjonens leder som har ansvaret for å etablere og følge opp institusjonens internkontroll. God internkontroll forutsetter at de ansatte bidrar aktivt i dette arbeidet. Verneombud og lokalt arbeidsmiljøutvalg er en sentral arena for institusjonens systematiske HMS arbeid.

Institusjoner som er oppmerksom på risikofaktorer og iverksetter nødvendige risikodempende tiltak, kan forebygge konflikter og uønskede hendelser. Risikodempende tiltak er tiltak som reduserer sannsynligheten for slike hendelser eller tiltak som reduserer konsekvenser av dem. Det betyr blant annet at leder og ansatte ved institusjonen skal:

kartlegge områder det er fare for svikt
vurdere risikoforhold
iverksette planer og tiltak for å fjerne eller redusere risikoforholdene
følge opp og evaluere tiltakene

Det er visse situasjoner og omstendigheter i en barneverninstitusjon som i seg selv kan skape frustrasjon og forhøyet risiko for konflikter og uønskede hendelser. Forhold som kan øke risikoen for uønskede hendelser er:

håndtering av husordensregler (vekking, leggetider, bruk av utstyr)
grensesetting (mobilbruk, penger, besøk og samvær)
tvangstiltak (kroppsvisitasjon, ransaking, beslag av eiendeler, rusmiddeltesting, begrensninger i bevegelsesfrihet, besøksnekt og nekte bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler)
individuelle risikofaktorer (for eksempel historie med utagering i bestemte situasjoner)
mobbing, trakassering og diskriminering ungdommen i mellom, mellom ungdom og ansatt og mellom ansatte
seksuell trakassering

(listen er ikke uttømmende)

Når det er sannsynlig at overnevnte faktorer øker risikoen for uønskede hendelser bør dere utvise varsomhet og fleksibilitet. Finn alternative løsninger slik at dere kan unngå konflikter.

Bruk av tvang eller andre inngrep i den personlige integritet overfor ungdommen skal ikke benyttes i større grad enn det som er absolutt nødvendig. Andre fremgangsmåter skal være prøvd først.

Dere bør foreta jevnlige vurderinger av det nåværende og fremtidige risikonivået i institusjonen. Det gjelder både det generelle risikonivået i institusjonen og risiko knyttet til den enkelte ungdom.

Ungdom har ulike forutsetninger og behov. Flere ungdom som bor i barnevernsinstitusjoner har psykiske vansker eller lidelser som krever ekstra oppmerksomhet og oppfølging fra deg som ansatt.

Det kan være ungdom som:

har kraftige følelse- og smerteuttykk og/ eller utfordrende adferd
er til fare for seg selv eller andre

Institusjonen bør vurdere om det er behov for særskilte risikovurderinger av individuelle forhold slik at nødvendige planer og tiltak kan iverksettes. Vurder om om kommunal barnevernstjeneste og andre tjenester som for eksempel helsetjenesten og politiet bør delta i risikovurderingene og i eventuelle tiltak.

Aktuelle tiltak kan være samarbeid med helsetjenesten om det enkelte barn, for eksempel:

kartlegging/utredning
henvisning
behandling
veiledning til ansatte
forsterket bemanning både når det gjelder antall og kompetanse
opplærings- eller kompetansetiltak

Møblement og interiør som kan bli ødelagt og/eller bli brukt til å gjøre skade.
Dårlig planløsning (uoversiktlig, trange og intime fellesrom, dårlig lys og luft i lokalene).
Skjulesteder i eller i nærheten av bygningsmassen (for rusmidler, våpen eller andre farlige gjenstander som kan påføre skade etc.).

Når dere vurderer at det fysiske miljøet medfører økt risiko og stress, kan det være aktuelt at dere gjør endringer i det fysiske miljøet eller iverksetter stressreduserende tiltak. Det kan være hensiktsmessig at dere involverer ungdommene i å planlegge og iverksette enkelte tiltak, for eksempel innredning av fellesrom og enerom.

Institusjonens fysiske rammer og omstendigheter kan gi økt stress for ungdommene og påvirke graden av uønskede hendelser. Gjennomfør helhetlige og jevnlige vurderinger av det fysiske miljøet i samarbeid med ansatte og deres representanter som verneombud og lokalt arbeidsmiljøutvalg.

Hjemmekoselig atmosfære (og lett å finne veien til de ulike rommene)
Fjerne og erstatte ødelagt møblement og interiør
Flyttbare sitteplasser i fellesrom (mulighet til å regulere graden av nærhet og avstand til andre)
Naturlig kunst (framfor abstrakt kunst)
Lite støy og god akustikk
Tilgang til dagslys
Tilgang til hage og grøntområde
Små avdelinger med få ungdommer
Samlingspunkter for ansatte er plassert slik at det gir best mulig oversikt over institusjonsmiljøet

For lav og for høy bemanning.
Tids- og arbeidspress- høyt stressnivå.
Mangelfull opplæring og veiledning.
Sykefravær og bruk av vikarer.
Alenearbeid.
Nyansatte.
Manglende informasjon til ansatte om risikoforhold.
Manglende informasjon fra ansatte til leder om risikoforhold.'

Institusjonen skal ha en stillingsplan som til enhver tid sikrer faglig forsvarlig drift. Dette innebærer at det til enhver tid må være forsvarlig bemanning ut fra hva som er institusjonens målgruppe, målsetting og metodikk. Institusjonen skal til enhver tid kunne begrunne bemanningstetthet, også på natten.

Når institusjonen vurderer hva som er forsvarlig bemanning, skal dere legge vekt på hensynet til at tjenestene skal være trygge og sikre både for ungdommene og de ansatte. Kravet til internkontroll medfører at institusjonen med utgangspunkt i den enkelte ungdoms behov og gruppens samlede behov, må foreta jevnlige risikovurderinger av hva som er forsvarlig bemanning.

Alenearbeid er både tilfeller der ansatte er alene med ungdom (ene), uavhengig av om dette handler om å være alene på vakt eller alene med ungdom i aktiviteter, samtaler med mer.

Ansatte skal så langt det er mulig være beskyttet mot vold og trusler. Organiser-, tilrettelegg- og led arbeidet på en slik måte at de ansatte ikke blir utsatt for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og at sikkerhetshensyn blir ivaretatt.

Lederen av institusjonen skal sørge for at arbeidet er utformet slik at er mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre ansatte. Når dere planlegger og utformer arbeidet, skal dere legge vekt på å forebygge skader og sykdommer.

Det kan være en belastning å arbeide alene, særlig hvis det skulle skje noe uventet. Når dere kartlegger og gjør risikovurderinger av arbeidet, må dere derfor ta med alenearbeid som et element. Det kan for eksempel være situasjoner hvor deler av gruppa er på tur eller at bygningsmessige forhold gjør at man i realiteten er alene i en arbeidssituasjon.

Midlertidig forsterket bemanning både når det gjelder antall og kompetanse
Endringer i turnus
Redusere arbeids- og tidspress
Sikre at krav til hviletid ivaretas ved utarbeidelse av arbeidstidsordninger og turnuser
Omfordeling av særansvar for ungdom blant ansatte
Bruk av alarm
Kompetanseheving og veiledning av ansatte
Informasjon om risikoforhold
Rutiner for varsling og rapportering av hendelser
Legge til rette for et godt psykososialt arbeidsmiljø (samarbeid, sosial støtte og trivsel skaper trygghet og virker som en støtpute

Institusjonen skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser fastsatt i eller i medhold av barnevernloven og arbeidsmiljøloven. Dokumenter internkontrollen i den form og det innholdet som er nødvendig på bakgrunn av institusjonens størrelse, aktiviteter og risikoforhold.

Dokumentasjonen må til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig.

Dere skal registrere vold og trusler mot ansatte i institusjonens avvikssystem.
Institusjonens leder skal sørge for å registrere alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid.
Ansatte må rapportere hendelser inn i avvikssystemet slik at institusjonens leder får oversikt over omfang og type hendelser som ansatte blir utsatt for.

Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. For å sikre forsvarlig standard på barneverninstitusjoner er det i forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner (kvalitetsforskriften) stilt krav til institusjonene, herunder faglig krav og krav til bygninger, utstyr og bemanning, jf. barnevernloven § 5-10. Institusjonen skal ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift og skal ha tilsatt personell med tilstrekkelig nivå og brede i kompetansen sett i forhold til institusjonens målgruppe og målsetting.

Institusjonen skal også ha en arbeidsordning som sikrer kontinuitet og stabilitet for ungdommene, jf. kvalitetsforskriften § 5. Særlige regler om krav til internkontroll i barneverninstitusjoner fremgår av kvalitetsforskriften kapittel 5. Hva som er å forstå som forsvarlig bemanning og innholdet i kravet til internkontroll er nærmere presisert i tolkningsuttalelse fra Bufdir av 9 september 2015 og 28. april 2017.

Arbeidsmiljøloven skal sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, og gi full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Arbeidsmiljøloven angir i § 4-1 generelle krav til arbeidsmiljøet, at dette skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse. Ved planlegging og utforming av arbeidet skal det legges vekt på å forebygge skader og sykdommer. I lovens § 4-3 er det krav om at arbeidstaker så langt det er mulig skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) har bestemmelser om systematisk gjennomføring av tiltak knyttet til virksomhetenes HMS-arbeid. Forskriften angir blant annet krav om at virksomheten skal kartlegge farer og problemer, vurdere risiko, og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene, og at dette skal dokumenteres skriftlig.

I forskrift om av utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilførende tekniske krav inneholder kapittel 23A bestemmelser knyttet til arbeid som kan medføre fare for å bli utsatt for vold og trussel om vold, herunder krav til å foreta risikovurderinger av fare og iverksette tiltak mot volds- og trusselsituasjoner

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning har som formål at arbeid organiseres og tilrettelegges slik at arbeidstakere sikres et fullt forsvarlig arbeidsmiljø beskyttet mot fysiske eller psykiske belastninger. Forskriften retter seg mot arbeidsgiver og har bestemmelser om tilrettelegging og ledelse av arbeidet, og medvirkning fra arbeidstakerne eller deres representanter, herunder verneombud og tillitsvalgte.

Barnevernloven § 5-10
Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner:
Tolkningsuttalelser fra Bufdir
Arbeidsmiljøloven §§ 4-1 og 4-3
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter
I forskrift om av utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilførende tekniske krav inneholder kapittel 23A:
Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
Risikovurderinger (arbeidstilsynet.no)
Veileder for vold og trusler i arbeidslivet
Veileder om internkontroll i barnevernsinstitusjoner (Q-1172 B)