Statleg regional barnevernstyresmakt skal i ein rapport for kvar enkelt institusjon dokumentere:
- kva som har vore gjenstand for oppfølginga
- kva dokumentasjon som er innhenta
- kva vurderingar som er gjorde konklusjonen av oppfølginga
- kva tiltak statleg regional barnevernstyresmakt eventuelt vil setje i verk ved institusjonen
Det skal komme fram av rapporten på kva grunnlag og under kva føresetnader institusjonen er følgt opp. Det skal derfor mellom anna komme fram av oppsummeringa i rapporten talet på plassar og kva heimlar/målgrupper institusjonen er kvalitetssikra for.
Dersom oppfølginga avdekkjer at institusjonen ikkje fyller kvalitetskrava og ikkje driv på ein forsvarleg måte, skal rapporten gjere greie for dette og kva verkemiddel statleg regional barnevernstyresmakt vil nytte. Rapporten må vere forankra i leiinga i regionen.
Den statlege institusjonen som rapporten gjeld skal få rapporten. Rapporten blir send i kopi til Bufdir.
Statleg regional barnevernstyresmakt skal òg lage ei samanstilling til Bufdir av rapportane for alle statlege barneverninstitusjonar i regionen. Samanstillinga blir oversend direktoratet etter same frist som for årsrapportering frå regionane. Samanstillinga skal peike på område der det etter oppfatninga til regionen er utfordringar i forhold til krav til eit kunnskapsbasert barnevern. Samanstillinga skal òg gjere greie for tiltak regionen har sett i verk som følgje av resultata i oppfølginga. Rapporten skal få fritak frå offentleg innsyn jf. offentleglova § 15.