< Veiledere, retningslinjer, faglige anbefalinger, rundskriv og forløp

Universelt utformet møte/konferanse

Forberedelser

Forberedelser

Forberedelser
Valg av sted og lokaler
Tolketjenester
Program, invitasjon og påmelding
Møteledelse, innlegg, presentasjoner
Sjekklister til bruk ved befaring
Sist faglig oppdatert 12. October 2015
Gjennomføring

Under arrangementet

Under arrangementet

Selv om mye har vært tenkt på i planleggingen, kan det i løpet av arrangementet oppstå uforutsette situasjoner som må håndteres. Da gjelder det å vise fleksibilitet og kreativitet.

Det er lurt å ha utvalgte personer med "vertskapsfunksjon", som er klare til å håndtere smått og stort som måtte oppstå i løpet av arrangementet. Noe kan ivaretas av personalet på arrangementstedet, for eksempel assistanse ved måltider. Dette må avklares på forhånd.

Det kan lønne seg å ha en tekniker lett tilgjengelig, som raskt kan løse eventuelle tekniske problemer.

Det bør lages en kjøreplan for arrangementsdagen, med oppgaver og ansvarsfordeling. Dette kan være:

  • Sjekk den fysiske tilgjengeligheten til og i lokalene: Er det frie passasjer uten hindringer? Feste/teipe løse ledninger og kabler
  • Det bør reserveres plasser rundt i lokalet for rullestolbrukere (ikke alle i én rad fremst for eksempel)
  • Tolker og deltakere med nedsatt syn og hørsel bør ha reserverte plasser foran i lokalet, nær den/de som snakker
  • Skrivetolker må ha strømuttak til utstyr
  • Praktisk informasjon om program, romfasiliteter, toalett og nødutganger bør formidles muntlig i begynnelsen av arrangementet
  • Skriftlig informasjon som er samlet i konferansemappen må også være i elektronisk versjon
  • Ha rutiner for varsling og evakuering ved for eksempel brann:
    • Vær spesielt oppmerksom på deltakere med nedsatt hørsel, syn og/eller forflytningsevne som kan trenge assistanse
    • Ved overnatting må resepsjonen vite hvilke rom personer med nedsatt funksjonsevne har
    • Personer med nedsatt funksjonsevne bør ha rom i nærheten av resepsjonen, og en enkel rømningsvei
  • Spesiell mat som er bestilt, må merkes tydelig så rette vedkommende får den
  • Rettene på buffét må være tydelig merket med innhold med tanke på allergier
Sist faglig oppdatert 12. October 2015
Etterarbeid

Evaluering

Evaluering

Et godt etterarbeid kan gjøre neste arrangement enda bedre.

Vi anbefaler å gjøre en elektronisk evaluering. Denne bør dekke faglig innhold, organisering, tilrettelegging og tilgjengelighet. Både deltakere, ledsagere og arrangører bør evaluere arrangementet.

Det kan også være nyttig å lage et erfaringsdokument til senere bruk. Dette kan danne grunnlag for kravspesifikasjon ved nye bestillinger og innhenting av anbud til tekniske konferansearrangører.

Etter hver konferanse bør det gis skriftlig tilbakemelding til arrangørstedet med tanke på forbedringer ved senere arrangement.

Materiell som sendes ut i etterkant av arrangementer bør være i elektronisk format. Pass på at det er universelt utformet.

Utforming av trykte og elektroniske dokumenter.

Sist faglig oppdatert 12. October 2015