Arkivverdig dokumentasjon er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling; det være seg notater, referater og dokumenter som kan ha historisk betydning og som representerer hendelser. Det private tiltaket skal fortløpende vurdere hva som er arkivverdig dokumentasjon, men følgende dokumenter skal sendes til Bufetat for arkivering i ePhorte:

  • Kopi av politiregistreringen (skjema som barnet får med seg fra Politiets utlendingsenhet)
  • Ankomstmelding til alle aktuelle instanser
  • Kopi av vedtak fra Fylkesmannen om oppnevning av representant
  • Individuell kartleggings- og oppfølgingsplan (KOPP) i signert stand (leder/avdelingsleder, representant og barn)
  • Oppdaterte mål- og arbeidsplaner (MAP)
  • Utredninger/Rapporter/vedtak av barnet fra kommunen og andre eksterne instanser (skole, PPT, helsetjenester o.l.)
  • Rapporter/journalnotater/vurderinger skrevet av omsorgssenteret
  • Forhold rundt asylsaken gjort kjent til omsorgssenteret
  • Tvangsprotokoller
  • Klagesaker
  • KOPP for bosetting i signert stand
  • Flyttemelding til alle aktuelle instanser
  • Eventuelt oppdatert KOPP to uker før utflytting
  • Bufetat, region øst oversender maler for de ulike dokumentene til det private tiltaket
  • Alle dokumenter skal merkes med barnets NAVN, DUFNR. og BiRK ID – og sendes til:

Bufetat, region øst
Postboks 2233
3103 Tønsberg